Organizarte Magazine

Organízate con Eficacia, Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen.

GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que necesita hacer, y permitiéndole concentrarse en la realización de aquellas tareas.

Sobre qué trata GTD

A diferencia de otros expertos en gestión del tiempo, Allen no se centra en el establecimiento de prioridades. En su lugar, él insta a la creación de listas de tareas específicas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad. Él también sugiere que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser hecha inmediatamente.

La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer. Allen sugiere que muchos de los bloqueos mentales en los que nos encontramos a la hora de completar ciertas tareas vienen dados por una planificación insuficiente (p.e., para cualquier trabajo nosotros debemos aclarar lo que se debe conseguir y que acciones se deben llevar a cabo para completarlo). Según Allen, es más práctico hacerlo reflexionando previamente sobre ello, generando una serie de acciones que hacer más tarde sin necesidad de volverlo a planificar durante su realización.

Allen también sostiene que nuestro “sistema de recordatorios” es considerablemente menos eficiente y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y el en lugar en el que podemos hacerlo. Por lo tanto, las “acciones próximas” almacenadas según el contexto en nuestro “sistema confiable” actúan como soporte externo que nos asegura que lo recordaremos en el momento y lugar adecuados para su realización. Hay muchos consejos y trucos sobre la gestión del tiempo detallados en Getting Things Done que nos pueden ser útiles para poner en práctica el flujo de trabajo descrito por Allen.

Una breve descripción de GTD traducida del libro de Allen Ready for Anything (”Preparado para cualquier cosa”):

“Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones se requieren en tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento.”

Principios

Los principios esenciales de GTD son los mostrados a continuación:

Recolectar

Capturar todo lo que necesitas seguir, recordar o realizar en lo que Allen llama una “cesta o cubo”: una bandeja, un correo electrónico, una grabadora, una libreta, una PDA, una agenda o cualquier combinación de estas. Saca todo esto fuera de tu mente y recógelo en un elemento de almacenamiento, preparado para ser procesado más tarde. Todos los “cubos” deberían ser vaciados (tras ser procesados) al menos una vez por semana.

Procesar

Cuando tu procesas tu “cubo”, debes seguir estrictamente este orden:

• Empezar por el principio
• No procesar más de un elemento a la vez.
• Nunca devolver un elemento de vuelta al “cubo”.
• Si un elemento requiere una acción para ser realizado:
  • Si lleva menos de dos minutos, hazlo. (Dos minutos es una guía, es aproximadamente el tiempo que te tomaría posponerlo formalmente.)
  • Si no es tu tarea, delégalo apropiadamente.
  • Posponlo.
• Si un elemento no requiere una acción,
  • Archívalo como referencia.
  • Tíralo si no es realizable.
  • Incúbalo si no se puede llevar a cabo por el momento.
• Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazlo inmediatamente. La regla de los “dos minutos” es una directriz, que es aproximadamente el tiempo que tarda una tarea en realizarse o en decidir si se aplaza.

Organizar

Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos:

1. Acciones próximas - Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa ‘Escribir un informe del proyecto’, la acción próxima puede ser “Escribir a Fred para reunirnos unos minutos” o ‘Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe’ o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Preferiblemente, éstas se guardarán por el contexto en el que se pueden hacer: ‘en la oficina’, ‘por teléfono’, o ‘en la tienda’.
2. Proyectos - toda tarea abierta en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un ‘proyecto’. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una proxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.
   En espera - cuando tu has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobad periódicamente para ver existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.
3. Algún día/Quizá - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser ‘aprender Chino’ o ‘tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo’.
   Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda específicamente que el calendario se reserve para lo que el denomina ‘paisaje yermo’: cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista ‘Pendiente’ deberían reservarse para la lista de acciones próximas.

La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel, si necesitas almacenar referencias, deberías tener un archivo dedicado para ello y para ninguna otra cosa. La sugerencia de Allen es que mantengas un único sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitas.

Los usuarios del servicio de correo electrónico de Google, Gmail, pueden utilizar las etiquetas para crear listas y proyectos tal y como se explica en el artículo de Bryan Murdaugh “Getting Things Done with Gmail”. Esto mantiene muchas de los conceptos de GTD pero puesto en marcha a través del correo electrónico. Para los usuarios de Gmail que usan Firefox como navegador, la extensión GTDInbox extension les servirá como interfaz GTD hacia Gmail de una manera fácil, útil y cómoda.

Revisar

Las listas de acciones y recordatorios será completamente inútil si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cuál es el elemento más importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles. Para solventar esto, puedes que escoger la acción según el orden en el que están contenidas en las listas tal y como las procesaste desde tu “cubo”.

La disciplina GTD requiere que se revise al menos semanalmente el contenido de nuestro “cubo”, los proyectos abiertos, y los elementos en espera, asegurando que cualquier nueva tarea o eventos entrantes sean registrados en el sistema y que todo esta al día. Allen sugiere la creación de un tickler file para ayudar a refrescar tu memoria cada semana en el momento de analizar los proyectos y las tareas.

Hacer

Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con una gran número de tareas abiertas.

FUENTE: Wikipedia

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Apuesto a que en este momento tienes más proyectos en tu lista de los que el tiempo te permite completar. Pero el problema no es la cantidad de proyectos que tienes, es cuales consiguen obtener tu tiempo y atención.

Cómo enfocarse es el desafío #1 con el que lucha la mayoría de los emprendedores. Solía ser un gran problema para mi también, hasta que aprendí unas pocas técnicas que quiero compartir contigo aquí. Estas son las mismas sencillas técnicas que han hecho una gran diferencia para que logre crear un negocio de 6 dígitos desde casa.

#1 Elige Las Prioridades Correctas

El hecho es que NUNCA lograrás hacer todo lo que tienes listado, lo que significa que es crucial enfocar tu tiempo en las pocas actividades que moverán tu negocio hacia delante de manera más rápida y fácil.

Apuesto que si espiara tu listado de tareas a realizar observaré muchos ítems que tienen poco que ver con lo que más importa en tu negocio. ¿Estás preguntándote cuales debieran ser esas tareas prioritarias? Esto te ayudará a que resulte sencillo: tu rol en tu negocio es comercializar, incrementar tu lista de contactos y crear nuevos servicios para ofrecer a tu expandida base de clientes. Eso es. ¡Cualquier otra cosa en tu listado de tareas a realizar es una distracción que causará que pierdas tracción!

#2 Has Las Preguntas Correctas

Preguntándote “¿Cómo logro hacer todo?!” solo causará que te sientas ansioso y retrasado. En vez de eso, cambia tus preguntas a algunas que apoyarán tu marketing, tu creación de bases de contacto o listas, o la creación de nuevos productos y servicios. Por ejemplo, preguntándote, “¿Quien más comercializa a mis mismos clientes?” te ayudará a crear oportunidades de alianzas con socios. Preguntando, “¿Qué otra solución buscan mis clientes que aún no estoy brindando?” te ayudará a crear nuevos productos que fácilmente venderás.

#3 Recuerda Que Tu Tienes El Control De Tu Día

Si constantemente te encuentras atendiendo a necesidades y prioridades de otras personas entonces estás ubicando tu éxito en suspenso. Es fácil creer que una vez que te ocupes de los demás, podrás hacer lo que tú quieres pero la verdad es que nunca funciona de esa manera.
La ÚNICA manera de ser exitoso en tu negocio es aceptar el hecho de que tu tienes el control de tu día. Nadie puede distraerte o hacer que sus necesidades sean más importantes que las tuyas, a no ser que lo permitas. Cuanto más honras tu visión manteniéndote enfocado en tu marketing, tu creación de contactos, tus nuevos productos, más estarás viviendo tu Propósito Divino en tu negocio.

La próxima vez (probablemente, ¡mañana!) que alguien necesite tu ayuda e intente hacer de sus prioridades, tu prioridad, recuerda que aceptándolo, estás entregando tu potencial de vivir tu sueño. Amablemente, diles que estarás encantado de colaborar con ellos una vez que termines con tu “trabajo”, luego vuelve tu atención a lo que sabes son tus prioridades reales.

Las personas más exitosas en tu industria lo lograron enfocando su tiempo en lo que más importa, no solo en lo que les llamó la atención. Sigue estos simples consejos y te sorprenderás con cuando más lograrás hacer y cuando impactará en el crecimiento de tu negocio y con menos esfuerzo de lo que hubieses esperado.

SOBRE EL AUTOR: Kendal Summerwak es “Horse Wisperer for Business”. Kenday ofrece maneras sencillas para que emprendedores puedan comercializar, empaquetar y definir precios a sus servicios para que rápidamente salga de “dólares-por-hora” y creen más dinero, tiempo y libertad en sus negocios. Para más recursos, artículos, suscríbase a su mini-audio seminario en inglés “7 Quick and Simple Tips to Brand, Package and Price Your Services for More Money, Time and Freedom in Your Business”.
Visite http://www.kendallsummerhawk.com

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Los emprendedores solitarios enfrentamos el desafío de balancear el trabajo comercial o trabajo para clientes con los trabajos internos de nuestro negocio.

Normalmente, al principio, no prestamos demasiada atención al tiempo y el esfuerzo que le dedicamos a las tareas administrativas -necesarias e inevitables- que no generan ingresos. Pero hay un sinnúmero de ellas detrás de cualquier emprendimiento.

Estamos muy entusiasmados con el nuevo negocio. Sin embargo, ¡organizarse es fundamental!

Porque al principio, el volumen es manejable. Comenzamos con algunos contactos, pocas facturas, vencimientos. Tenemos todo en la cabeza y lo vamos haciendo en la medida en que surge. Pero de pronto, ¡genial!, un gran pedido de una importante empresa o tres nuevos clientes juntos. Claro, ¡estamos siendo exitosos! Y es justamente en ese momento, en el que debiéramos estar felices, festejando, que la celebración se empaña con el estrés provocado por falta de organización. Y comenzamos a actuar reactivamente…

Lo ideal es implementar procedimientos y y los sistemas administrativos básicos desde el primer día. De esta manera, estaremos preparados para que el negocio se desarrolle y crezca sin complicaciones.

Para tener un negocio exitoso, ¡organizarnos desde el comienzo ahorrará muchos dolores de cabeza en el futuro!

A continuación algunos breves consejos para comenzar a organizarnos:

La Oficina

Ante todo, equipar la oficina. Invertir algo de dinero y organizar el espacio para que resulte cómodo y funcional. Algunos otros elementos que considero necesarios son:

Bandejas apilables: son un buen recurso y tener al menos dos -una de entrada y otra de salida- ayuda a organizarse. Al menos, tenemos un lugar donde poner todos los papeles (y papelitos) que debemos procesar en algún momento.

Archivo:  tema aburrido y álgido para muchos. Sin embargo, es importante prever el espacio y el mueble o los estantes necesarios para archivar nuestros papeles. Dedicar cierto tiempo a ello ahorrará muchísimo tiempo después. Si bien todos intentamos utilizar menos papel, tendremos documentación impresa. Al principio, podremos abrir sólo grandes categorías como finanzas, clientes, marketing, proveedores, etc. Inclusive, las ahora no tan populares carpetas colgantes pueden ser una solución para quienes deseen evitar tener que perforar cada documento para guardarlo en una carpeta. Otro elemento práctico es un fuelle. Yo lo utilizo para archivar las facturas de servicios como luz, gas, teléfono, etc., fácilmente.

Teléfono: si trabajamos desde tu casa, una buena idea es solicitar otra línea para nuestro negocio. Actualmente, las soluciones disponibles de VoIP te permitirán tener una segunda línea a un costo muy accesible.

La Computadora

Si bien la computadora debiera algo más dentro de la categoría “oficina”, merece consideración aparte. Básicamente, porque dentro de la computadora hay toda otra oficina. Más aún, dedicar cierto tiempo a aprender cómo utilizarla más y mejor es una gran inversión.

Archivo: una buena idea es generar dentro de la computadora (normalmente dentro de Mis Documentos) un archivo que también contenga las categorías generales que creamos para el archivo físico. Tener los archivos digitales bien organizados desde el principio también facilitará la tarea cuando el volumen sea mayor.

E-mail: ¡por momentos una bendición y en otros una tortura! Organizar bien los e-mails facilitará las cosas. Aquí también podremos crear carpetas y subcarpetas. Más aún, los filtros son una poderosa y excelente forma de ahorrar tiempo. A través de ellos, los e-mails se archivan automáticamente en sus correspondientes carpetas. Evitamos así el gran volumen de correos en la bandeja de entrada. Luego, identificaremos rápidamente nuestras prioridades y podremos leer correos menos importantes cuando disponemos del tiempo necesario.

Backup o copias de resguardo: algo que no necesita demasiada explicación. Son máquinas, pueden fallar. Una rutina de backup frecuente, por más pereza que nos dé, ¡es importantísima!

La Agenda

Sea que manejemos la agenda de manera manual o a través de la computadora, el gerenciamiento del tiempo es una actividad crítica para cualquier persona en busca del éxito. Idealmente, debemos agendar absolutamente todo. No solamente las reuniones sino también las actividades que realizamos por nuestra cuenta (esto incluye tiempo para leer y responder a e-mails, para facturar, para trabajar en determinados proyectos, para ordenar, para archivar, etc.).

Organización General

Tener un listado de las tareas a realizar es siempre muy bueno. Es más, sugiero tener más de una lista de tareas. Un pequeño sistema de listados es lo ideal: el listado de las tareas diarias, otro de las tareas mensuales y también un listado de ideas. Anotar todo es fundamental.

Como bien menciono en mi mini-curso de Productividad Libre de Estrés, tener un sistema confiable en el cual anotar todas las cosas pendientes reduce mucho los niveles de estrés y permite preocuparnos únicamente por las tareas concretas que debemos que realizar en ese momento.

Más aún, sistematizar todo lo que podamos es una excelente técnica. Conviene desarrollar e identificar los procesos, políticas, formularios, etc. del negocio con anticipación. Algunos ejemplos pueden ser:

Facturación: definir que día del mes facturaremos y marcarlo en la agenda de manera recurrente.

Pagos: establecer una rutina y agendar los vencimientos.

Documentación general: diseñar los modelos de contratos, cartas de ventas, planillas, etc. que utilizaremos en el negocio. Algunos ejemplos pueden ser tener listo un formulario de alta de cliente, una planilla con todos nuestros datos para enviar a nuestros clientes o proveedores, etc..

Base de Contactos: papeles y papelitos

Importantísimo punto: nuestros contactos. Todos adherimos a la gran importancia que tiene la red de contactos en cualquier negocio. Sin embargo, caemos en la realidad de anotar nombres y teléfonos en papeles, papelitos, servilletas de papel, etc. Saber qué hacer con ellos es fundamental.

Ya sea que manejemos nuestra base de contactos a través del programa de correo electrónico, de la “Palm”, la “Blackberry” o de cualquier otro sistema, habituarse a poner todos esos papelitos (¡que seguro tendremos!) en un solo lugar, siempre es una buena práctica. Agendarse al menos 10 minutos, una vez por semana y procesarlos, cargándolos en una base de datos sería lo ideal.

Toma sólo 21 días para que algo se convierta en hábito. Por lo tanto, hagamos este esfuerzo por 3 semanas y, ¡nunca más habremos perdido un contacto!

Espero estos consejos te ayuden a organizarte mejor.

¡Feliz organización y éxito en tus negocios!

 

COLABORADOR: Victoria Miles – Virtual Assistance Argentina. Victoria Miles, Asistente Virtual Certificada y titular de Virtual Assistance Argentina, brinda servicios de asistencia virtual a emprendedores, profesionales independientes y PyMES. Para más información visite www.vaargentina.com

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