Cómo organizar una agenda con proveedores de servicios para tu casa

| Agosto 22, 2011 | Tu opinión nos interesa!

Para administrar correctamente tu hogar debes ser una mujer organizada. Muchas tareas las realizas tú misma y para otros proyectos del hogar requieres de la colaboración de personal externo.

Cuando surge la necesidad, no siempre estamos en condiciones de encontrar el teléfono más útil para tu proyecto. Contar con un los datos de tus proveedores de confianza es clave.

En esta nota compartimos algunas ideas prácticas para organizar una agenda con proveedores de servicios para tu casa.

¡Empecemos!

Cómo organizar una agenda con proveedores de servicios para tu casa

Autor: Paola Díaz para Organizarte Magazine.

Administrar un hogar requiere de ser una mujer organizada. Sabemos que son muchas las tareas que demandan tu atención porque las realizas tú misma o algún miembro de tu familia, a saber: organizar los cuartos, la cocina, el garage, el cuartito del fondo, el closet, etc.

Cómo organizar una agenda de proveedores de servicios para tu casa.

Cómo organizar una agenda de proveedores de servicios para tu casa.

Además necesitamos de la colaboración de otras personas para realizar diferentes tareas de mantenimiento y reparación, por ejemplo: plomería, fontanería, jardinería, pintura, alfombrado, entre otras. Es muy importante para tu organización y ganar en productividad, contar con un equipo de colaboradores externos de confianza que estén cuando los necesitas.

Pero, ¿cómo organizamos una agenda con proveedores útiles, de confianza y que formen un verdadero “equipo organizado” a tu servicio y el de tu casa? Veamos algunas ideas prácticas para que armar tu agenda de proveedores de servicios sea facilitador para el hogar y no un verdadero dolor de cabeza frente a una emergencia.

Ideas prácticas para armar tu agenda de proveedores:

Elige la agenda.

Esta agenda será la que te brindará la ayuda concreta, con la información exacta, en cualquier momento, generalmente: cuando menos lo esperas. No sólo será útil para ti sino para toda la familia. Debes elegir una agenda sencilla pero de un material fuerte, durable y cuyo diseño se diferencie fácilmente de cualquier otra libreta que circule en la casa.

Te recomiendo una agenda tradicional en papel y con tapas rígidas y plastificadas o proceso similar. Cómo verás hablo de agenda en papel y no electrónica u online. Creo que, si bien puedes tener tu información en una agenda online o en tu teléfono inteligente,  la agenda de proveedores debe ser accesible para todos, en todo momento; con información común para los integrantes de la familia en general. En este contexto, una agenda en papel es ideal: de modo rápido y ágil encontrarás el teléfono de tu colaborador; y  ya seas tú, tu hijo mayor o tu esposo, accederán fácilmente sin notebook mediante. A su vez cualquier de ellos también podrá trasladar la agenda de un lugar a otro de ser necesario, sin pensar en conexiones ni contraseñas.

Actualiza la agenda.

Ahora es tiempo de ingresar los datos. Sólo siéntate con tu agenda, una lapicera y empieza a escribir los datos de tus proveedores en ella. Es momento de traer tus papelitos, post-it, bordes de revistas y diarios, retazos de manteles, etc., en el que hayas anotado el teléfono de algún proveedor.

Vuelca los datos en tu nueva agenda: nombre, apellido, dirección postal, correo electrónico, teléfono de contacto y un dato interesante: cómo conociste a ese proveedor (internet, recomendación, páginas amarillas, etc.).

Si cuentas con una agenda anterior, te sugiero que unifiques la información en una sola, en la nueva. Nada menos productivo que tener más de una agenda para el mismo tema.

Con frecuencia revisa tu agenda para que cuente con el valor que necesita tu hogar y no con datos en desuso. Cada seis meses es una buena frecuencia.

Elige un lugar para la agenda.

Para elegir el lugar adecuado piensa lo siguiente: cuando necesites un colaborador externo, querrás encontrar la agenda al instante sin dejar tu casa patas para arriba.

Un buen lugar es al lado del teléfono: nada original pero te  aseguro que es muy práctico. Detalle: como hemos dicho, una agenda a veces la llevamos del living a la cocina, de un lugar a otro. Cuando termines de hacer lo que debas hacer, vuelve a dejarla en su lugar. Otra regla básica de la organización: cada cosa en su lugar y así tendremos una casa organizada y tú más tiempo para disfrutar.


Dile “adiós” a los post-it.

Ahora estás empezando una nueva “vida” con tu agenda de proveedores. Si quieres mantenerla actualizada, organizada y limpia de información inútil: sólo ingresa la información de tus proveedores. Aquí estamos hablando de una agenda de colaboradores para el hogar, no ingreses el teléfono de una amiga, un contacto de oficina y mucho menos anotes la receta que te pasó tu cuñada por teléfono, porque tenías más a mano esta agenda. Sé que es muy fácil caer en esta tentación, lo confieso. Para ello, prevé tener una libreta para pequeñas anotaciones cerca del teléfono o algo parecido.

¡Llegó la hora de decirle “adiós” a tus post-it! Lo sé son muy útiles para ciertas notas, los uso y son geniales. Pero para tu agenda nueva de colaboradores, NO.

Veamos, cuando te pasan un teléfono, lo pueden hacer por varias vías: por mail, por tel, te pasan una tarjeta profesional, un folleto, un pedazo de papel con el número de contacto, ¿verdad? Bien, cuanto antes puedas, vuelca los datos en tu agenda. Tener varios papelitos pegados en tu agenda, o sujetos con clips, no beneficia tu organización y cuando te descuides será difícil cerrarla, porque los papeles se acumulan de un modo geométrico y sin pestañear.

Conclusión: “Hasta la vista, post-it”.

Manéjate por referencias.

Para armar una agenda de colaboradores externos de confianza lo mejor es crearla en base a las recomendaciones de tu círculo de contactos. Consulta a tus amigos, vecinos o familiares sobre personal que haya trabajado con ellos y que puedan referirte. Si han trabajado juntos, saben qué están recomendando.

También crea tu propia cadena de valor solicitando referencias a los proveedores que ya conoces. De hecho, muchos trabajan en red; es decir, cuentan con un grupo de personas que realizan diferentes trabajos y se “pasan el dato” entre ellos sobre nuevos trabajos.

Otra fuente son asociaciones o colegios de profesionales matriculados y autorizados por organismos oficiales. Consulta los sitios web de estos organismos, en algunos casos, publican listados con los profesionales autorizados y sus datos de contacto.

Para crear tu propia cadena de valor en este aspecto, ponte en contacto directo con los proveedores antes de que surja la necesidad en tu hogar. Comunícate por teléfono o bien visita sus oficinas / talleres, o cítalos en tu casa, para conocer más de sus servicios. Especialmente, si no obtuviste recomendaciones, sigue este protocolo sencillo para acercarte y conocer a tus futuros colaboradores.

Ayúdate a ser más organizada en el hogar administrando una agenda de proveedores práctica y productiva. Quienes trabajan para nosotros en diversos proyectos son colaboradores muy importantes. Cada proyecto, pequeño o grande, requiere de dedicación, trabajo y calidad en los resultados; esto depende de a quienes contratemos pero también del “ojo” -celeridad- de quien realice la contratación. ¡Bienvenida a tu nueva “agenda” productiva de proveedores!

Imagen: Pigpogm – Flickr

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