Cómo organizar una oficina para pequeños negocios

Un reto fundamental de cualquier pequeño negocio puede resumirse como “demasiadas tareas, muy pocas personas.”

A diferencia de las grandes empresas en las que existen equipos de trabajo dedicados a tareas limitadas y específicas, los pequeños negocios pueden tener una persona cubriendo cualquier cosa y de todo!

Cómo organizar una oficina para tu pequeño negocio

El tiempo para dedicar a definir “quién hace qué” en una organización es el momento en el que la organización contempla agregar su primer empleado. Si eres un hombre o mujer “orquesta” y quieres crecer ahora es el momento de comenzar.

El organigrama

Organizar un pequeño negocio comienza con un organigrama. Este gráfico es una herramienta para pensar que evoluciona a través del tiempo, por lo que será una buena idea utilizar un programa que permita cambios como puede ser una planilla o un organigrama en Powerpoint.

Para comenzar, piensa en las principales áreas de funcionamiento de tu compañía. Todas las compañías necesitan básicamente las mismas cosas: infraestructura, ventas y desempeño.

Algunas compañías pueden tener áreas funcionales adicionales como investigación y desarrollo, marketing, legales, compras, etc. Sin embargo, en un pequeño negocio estas probablemente serán actividades incluidas dentro de áreas principales como ventas o infraestructura.

Las tareas

Al crear tu organigrama, lista las funciones principales. Debajo de cada una, lista las tareas que deben ser realizadas.

Por ejemplo: las tareas de infraestructura podrían incluir la administración de la oficina, la gestión del presupuesto, el pago de facturas, las cobranzas, los seguros, el pago de salarios, la compra de insumos de oficina, equipamiento técnico, administración de redes, etc.

La primera vez que comiences a listar tareas deberás estar preparado para sentirte abrumado. Tal vez te sorprenderá la gran cantidad de tareas que deben realizarse para llevar adelante un pequeño negocio. No temas, este organigrama o cuadro será tu aliado y amigo. En la medida en que continúes observando tu organización y sus tareas comenzarán a germinar ideas sobre cómo mejorarla.

Organiza y agrupa las tareas de manera que tengan sentido para ti. Podrías, por ejemplo, ordenar tareas de manera cronológica, o por similitud, o de acuerdo a recursos compartidos. Esto nos trae al próximo paso: listar o enumerar los recursos.

 

Los recursos

Un recurso ayuda a realizar la tarea. Tu contador externo podría ser un recurso a quien le asignas una lista de tareas. Alguien dentro de la compañía podría ser un recurso para determinadas tareas. Si piensas de esta manera hasta podría también incluir recursos que no sean personas como enlaces a sitios en Internet, accesos a archivos, teléfonos, números de cuentas de proveedores, etc.

Si llegas así de lejos estarás creando una guía de recursos que no es más que una piedra fundamental en la creación de un manual de procedimientos de tu pequeño negocio. Esta herramienta también promoverá un crecimiento ordenado.

El último paso al crear tu organigrama o cuadro para tu negocio es asignar responsables para cada una de las áreas principales y para cada una de las tareas allí listadas.

El análisis

Ahora toma distancia y observa. ¿Tiene sentido? ¿Está ordenado? ¿Están las personas utilizando sus capacidades en pos de la eficiencia y la productividad? ¿Sería beneficioso tercerizar algunas tareas?

Utiliza el organigrama para explorar estas preguntas, tanto con tus empleados como con tus recursos externos.

Cada seis meses, actualiza el cuadro y revísalo con tu equipo. Esta actividad disparará buenas preguntas, clarificará otras y demostrará que tu pequeño negocio está bien posicionado para crecer y desarrollarse.

 

Adaptación por OrganizarteMagazine.com en base al  artículo de Mark Meshlam, “How to Organize your Small Business”. Meshulam es experto en procesos y productividad en el trabajo. Visita su blog en http://www.poingology.com.

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  1. Bitacoras.com | Agosto 31, 2012

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