Organización y productividad personal: 3 conceptos esenciales

| Octubre 21, 2010 | 2 Comentarios

Autor: Luiz de Paiva
Fuente: Blog Gestion

¿Cuántas tareas debes realizar hoy? ¿Y mañana?

Para la mayoría de nosotros, estas preguntas son suficientes para empezar a pensar en todas las actividades personales que debemos realizar en cortos espacios de tiempo. Parece que nunca hay tiempo suficiente para hacer todo lo que debemos o queremos.productividad

Existen inúmeros libros, revistas y websites que dicen como debes organizarte y aprovechar mejor tu tiempo. Algunas sugerencias son simples, otras complejas. En mi opinión, son las simples las que causan el mayor efecto. No quiero decir que las complejas no son validas, pero cuanto más complicada sea la forma de organización, menos personas tendrán la disciplina necesaria para adoptarla.

En mis lecturas sobre el tema y aplicación de diversos métodos de organización, aprendí que existen algunos principios básicos que se aplican a cualquiera… y que son siempre sugerencias realmente simples pero eficaces.

Por lo tanto, mis 3 conceptos básicos para que te organices mejor son:

1) Necesitas usar un método. No importa cómo te organizas, lo importante es que te organices. Algunos usan pequeños apuntes en post-its, otros prefieren herramientas en internet – esto depende de cada uno. Entretanto, si no tienes ningún método de organización, seguramente perderás informaciones, compromisos y tareas. Planifica y ejecuta.

Existen algunos métodos reconocidos, como GTD – Getting Things Done. Personalmente, no uso ninguno de estos métodos. Desarrollé mi propia forma de organización usando mapas mentales (con un software). Lo importante es que descubras una forma que se adapte mejor a tu forma de ser y que puedas seguir sin demasiado esfuerzo.

2) La disciplina es obligatoria. La importancia de tener un método que se adapte a tu estilo es que debes seguirlo. Si no tienes la disciplina necesaria o eres rehen de la procrastinación, no mantendrás las informaciones actualizadas y la organización pierde sentido.

Informaciones en tu cabeza son informaciones en riesgo. No confíes en tu memoria, por mejor que sea. Ignorar la disciplina de la organización por la prisa, e intentar recordar todo creyendo que “esta vez no lo olvidaré” es un error común (ya lo cometí más de una vez). Ten en tu bolsillo un pequeño bloc de apuntes, usa tu PDA o el grabador de voz de tu móvil, pero no almacenes las informaciones en tu mente.

3) No hagas más de una tarea al mismo tiempo. Cuando intentas hacer varias cosas simultáneamente, tu tiempo total para completar el conjunto de actividades será mayor. Si no te puedes dar el lujo de trabajar algunas horas en una única tarea, el secreto es dividir cada actividad en tareas menores para que cada una pueda ser ejecutada por completo en un tiempo menor.

La organización personal no debe volverse una tortura. Cuando esto ocurre, inevitablemente la persona termina abandonando estructura de informaciones. Afortunadamente, también es más simple de lo que parece. Mejor aún, no necesitas definir hoy la estructura que vas a usar en el largo plazo… toma los primeros pasos para poner tu vida en orden y mejora gradualmente el proceso. Eventualmente encontrarás la formula que funciona perfectamente para ti.

Foto: Flickr

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Categorias: Productividad Personal

Comentarios (2)

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  1. Muy buen articulo, sinceramente veo que la organizacion es imprescindible, ¿no has tenido la sensacion de que necesitas dias de 48 o 72 horas para poder abarcar todo lo que debes haces?, mi manera de oraganizarme, desde luego es no confiar en la memoria, en la agenda del movil que me conecta a google calendar anoto todo cuando estoy fuera del ordenador.

    Cuando mi mente esta mas despejada hago lo que requiere más atención, y dejo otras cosas que no requieran de mi concentración para cuando estoy más cansada.

    Un saludo Francis

  2. JC dice:

    Son muy buenos consejos. La realidad del tema es que cada caso es un mundo y no todos los métodos se pueden aplicar de manera directa.

    Sobre GTD, lo importante es tener en cuenta que es un marco conceptual muy bien armado. Tomado con pinzas provee un herramental poderoso y variado del que uno puede sacar muchas cosas importantes. Creo que leer sobre el método GTD es muy recomendable, y su aplicación dependerá después de cada uno, como bien dices adaptándolo a las necesidades de cada uno.

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: ¿Cuánta Planificación Necesitamos?

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