Organizar la vida personal y la empresa: 10 pasos concretos

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¿Las múltiples tareas y actividades hacen que el tiempo se escurra entre tus manos? Si eres una mujer emprendedora este artículo es para tí, encontrarás valiosos consejos para organizar mejor tu vida personal junto a la actividad laboral que desarrollas.

10 pasos para organizar la vida personal y la empresa

Firmar cheques, pelear el precio con los proveedores, visitar a los clientes, hacer treinta llamados por día, recibir otros cuarenta, limpiar la casilla de mails…

Tener una empresa pyme obliga a muchos empresarios a cargar sobre sus espaldas todo tipo de funciones: desde cadete a director. La falta de organización, el escaso establecimiento de prioridades y el temor a delegar, sólo suman estrés.

El tiempo es uno de los bienes más preciados que tienen las personas. Sin embargo, la mayoría no lo administra de manera eficiente”, dice Alejo Cantón, presidente de la consultora Vistage Argentina. No hay nada que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparársele, porque éste va y vuelve y aquél no. Como decía José Ingenieros, “En una vida, se pueden rehacer 10 fortunas, pero con 10 fortunas no se puede recomenzar una vida”.


La buena noticia es que no hay nada en el mundo repartido más democrática y parejamente por la naturaleza que el tiempo. “Pobres y ricos, hombre y mujeres, todos disponemos por igual de 24 horas al día”, dice la psicóloga empresarial Nelly Hoijman, directora del Centro de Desarrollo Personal y Empresarial. “Ocurre que no hemos sido enseñados en el arte de manejar el tiempo, que parece algo intuitivo, pero en realidad requiere una verdadera reeducación, y un entrenamiento adecuado”.

Parte importante de una gestión exitosa lo constituye la capacidad de administrar el tiempo y el trabajo. Y esta es una habilidad que excede las competencias técnicas de una persona. La capacidad de estar siempre un paso más adelante en el negocio, requiere tiempo para pensar. “Tenemos un ambiente que nos obliga a tomar medidas en la coyuntura, sin clarificar primero cuáles son nuestros objetivos”, dice Jorge Hambra, director del Club Argentino de Negocios de Familia y de la consultora Joh Psicotecnia.

Saber “cuándo ocuparnos de qué, es la esencia del fino arte del dominio del tiempo”, subraya Hoijman. “Si lo llenamos demasiado, perderemos la energía por emergencias imprevistas y las interrupciones. Si queda medio vacío, estamos desperdiciándonos, como una locomotora a toda máquina, que no lleva vagones”.

Pero ¿cómo organizar el caos y encontrar tiempo para pensar?

Aquí, los especialistas brindan sus consejos y proponen diez pasos para atrapar el tiempo antes de que se escurra de las manos.

1. Hacer una lista de proyectos desatendidos

Todos tenemos temas pendientes en la vida. Aquellas cosas que “deberíamos hacer” y que nos ocupan lugar en la cabeza mientras no las llevamos a la acción. “Los proyectos desatendidos son frustrantes y nos estresan. El estrés no es el resultado de hacer muchas cosas, sino el resultado de la fricción entre lo que tenemos que hacer y lo que realmente hacemos”, dice Nelly Hoijman.

Volcar los temas pendientes al papel, implica un cambio de actitud. Es “pasar de la preocupación a la acción. Nos ayuda a clarificarnos y a trazar un plan”, asegura Jorge Hambra.

2. Ocuparse de los temas pendientes

Para esto, el consultor Hambra desarrolló junto a su equipo la “técnica de administración de monos”. Un mono es “todo lo que queda pendiente cuando una conversación termina”, define el consultor. El primer paso es entonces identificar los monos, luego identificar a los colaboradores que se pueden encargar de ellos, y finalmente desarrollar capacidades y fomentar actitudes en esas personas para que puedan resolver satisfactoriamente los temas que se les delegan.

3. Delinear objetivos en la agenda y en las reuniones

Un elemento clave a la hora de establecer una estrategia para administrar mejor el tiempo es programar la agenda sobre resultados y no sobre actividades. “Si necesito abrir una filial en Rosario, en mi agenda debe decir ‘abrir filial en Rosario’ y no ‘viaje a Rosario’, porque si viajo a Rosario y la filial no se abre, ese ítem quedará pendiente”, dice Cantón, de la consultora Vistage.

Para las reuniones, Cantón recomienda usar la regla 80/20: una reunión altamente enfocada alcanza el 80% de su valor en la primera hora. Todo lo que sigue puede ser canalizado en forma no presencial. Otra regla de oro para las reuniones es programarlas según una torta de tiempos.

4. Diferenciar lo urgente de lo importante

Entre todas las cuestiones pendientes que tienen las personas, hay que separar aquellas que son urgentes de las que son importantes. En la primera categoría se encuadra todo aquello que requiere nuestra inmediata atención. Un llamado telefónico, un suceso imprevisto, un mail que requiere pronta respuesta. Normalmente nuestro comportamiento ante lo urgente es reactivo.

Lo importante, en cambio, es aquello que está relacionado con los resultados que buscamos, ya sea en lo personal o en el ámbito profesional o de los negocios. “Por esto requiere mayor iniciativa y proactividad de nuestra parte”, destaca Hambra.

Seguramente, entre los temas pendientes hay cuestiones que son urgentes e importantes, otras que son urgentes pero no importantes, otras que son importantes pero no urgentes, y otras que no son ni urgentes ni importantes. “Entonces deberíamos ocuparnos de aquello que es urgente e importante, sólo urgente o sólo importante. El resto se puede delegar tranquilamente”, recomienda el director de Joh Psicotecnia.

5. Hacer la lista de objetivos de corto, medio y largo plazo

La clave fundamental del éxito, en la vida como en los negocios, es tener claro hacia dónde nos dirigimos. “Quien no sabe a dónde va, pierde tiempo en un montón de empresas. No sólo hay que definir hacia dónde vamos, sino por dónde vamos y cómo vamos. Pensar esto requiere muchas veces hacer un alto en el camino, y no seguir en una carrera alocada que probablemente nos aleje del objetivo en lugar de acercarnos”, dice Hambra.

Por su parte, Hoijman recomienda hacer dos listas de objetivos para los próximos cinco años de vida. Una para los objetivos personales y otra para los de trabajo o profesionales. “Deben ser dos listas ambiciosas -propone-, sin la represión de los mandatos recibidos desde la infancia sobre lo que debemos o no debemos desear. Hay que animarse, sin miedo”. También conviene agregar a esta lista nueva aquellos proyectos de la lista Nº1 (de los proyectos desatendidos) cuyos beneficios siguen interesándonos hoy intensamente.

Probablemente, aparecerán ideas que nunca nos habíamos atrevido a encarar, aunque eran muy deseadas. Esos son objetivos auténticamente propios, los que nos traen sensaciones de satisfacción y autoestima. Están cargados de tanta energía que nos estimulan a desarrollar sin esfuerzo toda nuestra capacidad. Luego de haber delineado estos objetivos-guía, se puede proceder a establecer metas anuales, mensuales y semanales de tareas concretas.

6. Aprender a delegar

“Dejámelo a mí que yo lo resuelvo” es el latiguillo preferido de aquellas personas que no delegan, acaparan todo el trabajo y no dejan crecer a sus colaboradores ni a la empresa. La excusa general es que “nadie hace las cosas como uno”, lo cual es cierto. Pero ¿por qué los demás deberían hacer las cosas como nosotros? ¿Por qué no ser más tolerantes y humildes, para admitir que otros pueden llegar a los mismos resultados, utilizando diferentes caminos?

Para Alejo Cantón, de Vistage, “la delegación comienza con un profundo análisis de nosotros mismos y de las funciones que tenemos a cargo. Por ejemplo, cuando se dirige una empresa, hay tres funciones indelegables: ser el principal estratega, armar el equipo gerencial y ser el principal vendedor. Todas las demás funciones pueden ser delegadas”.

Delegar es una de las formas más eficientes de obtener más tiempo para tareas importantes. Pero hay que saber qué significa y qué implica delegar. No se trata sólo de asignar tareas a un tercero, sino de entregarle la autoridad para realizarla, que tenga capacidad de decisión y de retener la responsabilidad.

Para delegar de manera correcta, hay que seguir una serie de reglas, como conocer a las personas en las que se delegará y sus capacidades, brindarles capacitación y entrenamiento, ir probándolas con pequeñas actividades y luego otorgarles desafíos crecientes, aprobar sus aciertos y analizar sus errores, pero no criticándolas, sino dando un feedback positivo, apostando a la mejora y al crecimiento.

Otorgar facultades a la hora de delegar implica brindar al equipo autoridad para decidir y brindarle las herramientas para que pueda ejecutar esa capacidad de decisión.

También alinear los objetivos del equipo con las metas de la organización y asignar roles y responsabilidades. Por el lado de quien recibe las facultades, es igualmente clave que sepa que puede tomar decisiones según su puesto y la calidad de su trabajo y, fundamentalmente, que entienda cómo se ensambla su desempeño con el propósito y la misión de la empresa.

7. Identificar a los ‘ladrones de tiempo‘

Todos tenemos cosas que nos roban el tiempo. Las más comunes son: materiales extraviados, visitantes inesperados, interrupciones por teléfono o e-mail, una infraestructura tecnológica pobre que nos obliga a estar varios minutos conectados a Internet por un dato, reuniones largas, procedimientos burocráticos y un largo etcétera. El primer paso es organizar el material de trabajo, dejando sobre el escritorio sólo aquello que se va a utilizar. Deshacerse de lo que no se usa y archivar lo que se consultará después. El paso siguiente es poner límite a los requerimientos que no se pueden atender.

8. Aprender a decir NO

Por razones de cortesía o culpabilidad, la mayoría somos reacios a decir “no” y frecuentemente aceptamos hacer cosas a pesar de no tener interés ni tiempo. Nelly Hoijman enumera algunas técnicas para defenderse utilizando esta simple palabra de dos letras: decir No con una razón para ello, decir No por mutuo beneficio. Por ejemplo, no aceptar una tarea porque no tendría tiempo de realizarla con la calidad que esta requiere. De todos modos, en los casos en que resulta imposible negarse, la especialista recomienda “asegurarnos que entendemos la totalidad de la tarea antes de aceptarla. Dado que algo que pensamos que sólo podría llevarnos una mañana, termina complicándonos una semana”.

9. Ir más despacio

Hay una diferencia entre hacer las cosas con rapidez y hacerlas con apuro. “Vivimos en la era de la velocidad, y es inevitable que una vida apresurada se convierta en superficial”, advierte Karl Honoré, uno de los iniciadores del Movimiento Slow. Esta corriente de pensamiento surgió en Europa a mediados de 2005, para desafiar el culto a rapidez. Apoyado en investigaciones y estadísticas, el autor denuncia el sinsentido de una vida regida por la compulsión a hacer cada vez más cosas en menos tiempo. “Las largas horas en el trabajo nos vuelven improductivos, tendemos a cometer más errores, somos más infelices y estamos más enfermos”, dice Honoré. “Vivir en el carril rápido también tiene consecuencias en el ámbito social y familiar: los horarios febriles de trabajo nos hacen perder contacto con los amigos, y dedicamos más tiempo a revisar el e-mail que a jugar con nuestros hijos”.

10. Hacer el seguimiento

Revisar la agenda, pero también los listados de aquello que nos propusimos hacer, es la única forma de establecer si estamos cumpliendo con los objetivos planteados. Asimismo, muchos objetivos requieren ser revisados o cambiados a lo largo del tiempo. La idea no es llevar una loca carrera contra el tiempo ni torturarse por lo que queda pendiente. Tachar las tareas concluidas resulta gratificante, y permite hacer lugar para nuevos objetivos.

Autor: Gabriela Ensinck, El Cronista
Fuente: Revista Renovación

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