Productividad personal: planificar o no planificar, esa es la cuestión

Seguramente siempre estás buscando maneras de ser más productivo y administrar mejor tu tiempo. En realidad, es complejo esto de administrar el tiempo ya que el día tiene 24 horas para todos. Por eso podríamos decir que lo que administramos o gestionamos son tareas.

Y para gestionar tareas de manera eficaz básicamente tenemos que planificar.

Aquí tienes entonces la gran pregunta: Tú, ¿planificas o no planificas?

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Según nos cuenta JC Perez en el reciente artículo publicado en su blog, no planificar tiene costo (¡y no sólo uno sino varios!).

Los costos de no planificar

¿Cuánto te cuesta no hacer una planificación? Más que el costo en tiempo y dinero invertidos en planificar, interesa saber el costo de no hacerlo. Tal vez te lleves una sorpresa…

Cuando ves a la gente despreciar los planes hasta el punto de considerarlos completamente inútiles, ¿no te preguntas si alguna vez se tomaron el trabajo de evaluar los costos de no hacerlos?

La respuesta en general es no. Es comprensible. Los costos en tiempo y dinero que se deben invertir para planificar son rápidamente mensurables, mientras que los de no hacer planificación alguna suelen estar ocultos. No pueden evaluarse de manera sencilla.

Primer Costo (trivial): No alcanzar el objetivo

 
Como habrás visto en todo lo que he escrito sobre planificación, ésta es esencial para alcanzar tus objetivos, aún cuando tu previsión del futuro pueda ser deficiente. Y entonces, el primer costo que puedes figurarte es el de no alcanzar una meta. Por supuesto, siempre es una primera evaluación objetiva, y depende de la experiencia de cada uno el decidir si la dificultad del objetivo justifica o no la inversión en un plan.

Segundo Costo: Tiempo Desperdiciado

 
Pero, ¿qué ocurre si el objetivo te parece sencillo y alcanzable, la realidad te demuestra que lo es, y sin embargo su complejidad para completarlo no es despreciable?

Pues simple. Perderás tiempo. Y notarás su pérdida cuando estés inmerso en la tarea. Cuando te des cuenta que si te hubieras sentado unos minutos siquiera a preparar tus acciones habrías podido hacer lo mismo pero en menos tiempo. Y para peor, podrías haber alcanzado tu objetivo de mejor manera.

Te pongo un ejemplo que me pasó recientemente. Fuimos recientemente a DisneyWorld con mi familia. Personalmente me preocupé de todos los aspectos logísticos del viaje y sus costos. Todo bien. No consideré la logística dentro de los parques. Y se me complicó.

Por supuesto no era algo crítico ni dramático. Pero menosprecié el tema porque era algo de lo que no tenía una clara dimensión. Y no era un tema menor.

¿Alcancé mi objetivo? Si, como tenía previsto. ¿Utilicé bien mi escaso tiempo en los parques? No. Porque no había dedicado esfuerzos a planificar ese aspecto, no aproveché al máximo un viaje que me tomó años realizar.

Tercer Costo: Dinero desperdiciado

 

El otro costo asociado a no planificar es el del dinero. Aquí la cosa se pone más tangible. Es cierto que sabes perfectamente que “el tiempo es dinero”. Todos lo sabemos. Pero ese lugar común hace que uno a veces no considere detalles que incluso van más allá de la pérdida de tiempo productivo, al que precisamente solemos referirnos con esa frase.

En el caso de mi paso por Disney, la no planificación de algunos aspectos relacionados con la logística dentro de los parques me llevaron a gastar más dinero del necesario. Dinero que por supuesto cuesta esfuerzo ganar. Por ejemplo, un sencillo detalle como el manejo de los planes de comidas y una comparación con los precios y hábitos alimentarios de su cultura y de la mía me podrían haber llevado a considerar no adquirir ese plan, que ofrecía comida en exceso. Podría haber ahorrado buen dinero si hubiera sencillamente comprado la comida sobre la marcha.

Todos estos detalles los observaba mientras me preguntaba porque no había dedicado algo de tiempo a planificar mejor esos detalles. Y la respuesta es sencilla. Porque los consideré demasiado elementales y que no justificaban el tiempo que tenía que invertir para pensar en ellos.
 

En Resumen

No planificar no sólo representa la complicación de no alcanzar tus objetivos. Representa también abrir las puertas a:

  • Perder tu tiempo
  • Perder tu dinero (por tiempo productivo)
  • Perder tu dinero contante y sonante por mal usar tus recursos.

Así que la próxima vez que estés a punto de no planificar algo porque lo consideras innecesario, te sugiero… “que lo pienses dos veces”.

Fuente: Cómo me organizo

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  1. Bitacoras.com | Abril 18, 2014

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