7 consejos para organizar mejor tus archivos

40 mil archivos, eso fue lo que encontré esta mañana en mis carpetas intentando buscar un viejo proyecto que afortunadamente salió a la luz poco tiempo después. Solo por curiosidad revisa cuantos archivos tienes en tu PC, no cuentes archivos de sistema, software y demás, unicamente tus documentos, música, etc. Si acumulamos tanta basura a través del tiempo no vale la pena gastar unos minutos organizandola?

Algunos pensarán que con Desktop search o spotlight haciendo el trabajo por nosotros esto no vale la pena pero creanme, llega un punto en el que es muy util tener un sistema organizado de archivos. Aquí algunos consejos que les pueden servir:

Organiza ahora mismo tu desktop!

Utiliza colores

Una muy buena opción para que te sea más facil encontrar lo que buscas entre el mar de carpetas amarillas o azules es usar un método más visual, para esto puedes marcar tus carpetas o archivos con colores para poder distinguirlos más rapidamente, puedes por ejemplo marcar los folders importantes en rojo o los de multimedia en verde. Que colores uses es decisión tuya, lo importante es que te ayudará a encontrar más rapidamente tus archivos. En Windows necesitas una aplicación externa como folder marker para lograrlo, en OS X ya está integrado.

Utiliza íconos

Igual que el método anterior cambiar los íconos de las carpetas puede ser de gran ayuda para reconocerlos más rápidamente. Es recomendable que uses íconos relacionados al contenido de la carpeta. Un buen lugar para encontrar íconos es pixel girl presents.

Para cambiar los íconos de tus carpetas en Windows XP haz click derecho y ve a propiedades -> personalizar. En OS X tienes que copiar el ícono que quieres, ir al folder o archivo y hacer crtl + click -> get info, selecciona el ícono actual en la parte superior izquierda y pega el nuevo ícono.

Nombres descriptivos

Este es de los básicos pero aún asi se nos suele olvidar. Usar nombres que describan el archivo no solo sirve para las busquedas manuales sino que también ayuda cuando quieres usar algún buscador de escritorio.

Un error común es usar nombres que por el momento parecen buena idea, por ejemplo, cuando terminas una nueva versión de tu curriculum y le llamas “cv nuevo”. Lo que no estás contemplando es que cuando lo vuelvas a actualizar al nuevo le pondrás “cv nuevo nuevo” o “cv nuevo2?. Ya no suena tan organizado verdad? Que tal si mejor usas algo como “curriculum marzo2007??

Etiquetas

Si usas OS X o Vista tienes la opción de usar etiquetas en los archivos. Si algo nos han enseñado las aplicaciones 2.0 y los blogs es que el sistema de etiquetas es muy efectivo para mantener un desorden ordenado cuando hay información que no cae sobre una sola categoría. Agregar un par de tags a tus archivos para facilitar las búsquedas puede terminar aydándote sobre todo en casos donde no puedes cambiar los nombres de los archivos por que necesitas usar algún sistema estandarizado o por cualquier otra razón.

Crea un sistema de carpetas (y apégate a el)

No es lo mismo tener todos tus archivos juntos en la carpeta principal de “Mis Documentos” que tenerlos bien organizados en carpetas para saber exactamente donde buscar cuando necesitas algo.

Separa los archivos de trabajo de los personales, la música de los videos y las imágenes. Crea una carpeta para cada proyecto y asegúrate de que cada archivo relacionado esté ahí. El como organices tus carpetas depende de tus necesidades pero asegúrate de que si ya te tomaste el tiempo para hacerlo lo respetes en el futuro.

Exagerar tampoco es bueno, no necesitas un folder para cada archivo, esto provoca que tengas un arbol de demasiadas ramas y el problema de no saber donde esta que cosa regresa. Lo más recomendable es que no tengas más de 3 o 4 niveles por carpeta principal a menos de que sea absolutamente necesario o esté fuera de tu alcance.

No pre-organices

Un problema común es guardar archivos en una carpeta cuando no sabes exactamente si pertenecen ahí o no. Sucede especialmente con las descargas de archivos por internet, después de descargarlos te das cuenta que podrían ir en otra carpeta pero se te olvida moverlos o simplemente eliminarlos tras ver que no te sirven. Esto solo provoca que tengas más archivos de los que necesitas.

Un método que me ha funcionado para evitar esto es tener una carpeta en el escritorio que se llama “Descargas”. Todos los navegadores, clientes de bitTorrent y redes p2p apuntan a esta carpeta. Una vez que las descargas terminan entonces puedes revisar el archivo y moverlo al lugar que le corresponde una vez que sabes que es lo que buscabas. Asegúrate de ser un buen usuario y dejar los archivos por algún tiempo antes de moverlos o de tener compartida la carpeta de destino para que los demás puedan seguir descargando.

Usa accesos directos

Los accesos directos pueden ser una gran herramienta para facilitarte la vida en cuanto a la organización de archivos y sin embargo nunca los usamos mucho.

Un uso no muy común pero que puede ser extremadamente util es cuando necesitas tener un solo archivo en 2 lugares distintos. Por lo general lo que hacemos es crear una copia y pegarla cierto?, pero que pasa cuando necesitas modificar el archivo? por lo general abres uno, lo modificas, guardas y te olvidas de que dejaste una copia sin actualizar en algún otro lugar o si lo logras recordar tienes que volver a guardarlo en la segunda locación. Esto no sucedería si usas un acceso directo pues solo tendrías una copia del archivo para modificar y la podrías acceder desde ambos puntos.

Fuente: Bioxd
Crédito foto: Flickr

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Etiquetas: archivos, escritorio, Organización en la oficina

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