La importancia de la comunicación interna durante el teletrabajo

Debido a la pandemia del COVID-19 algunos países como China o Italia han puesto ciudades enteras y grandes regiones en cuarentena. Tanto potencias como los Estados Unidos como en el resto de Europa, las directivas del gobierno apuntan a que la población permanezca dentro de sus hogares. Esto ha modificado de forma radical el modo en que las empresas operan.

La incertidumbre de cómo y hasta cuándo esta situación continuará ha puesto en estado de alerta tanto a empresarios como a empleados. La imposibilidad de acudir a un lugar común para discutir e intercambiar ideas en vivo y en directo sobre cómo enfrentar esta posible situación de crisis, puede afectar no sólo a los trabajadores sino también a las empresas en general. Es por eso que, a día de hoy, es esencial contar con una buena comunicación interna.

En una situación de crisis, es probable que surjan muchas preguntas. Los jefes, tanto CEO cómo jefes de departamento, deben estar disponibles para brindar a sus empleados respuestas claras y actualizadas. La credibilidad es un factor clave para mantener la confianza y el compromiso necesario para continuar con las tareas que deben realizarse.

En primer lugar, es muy importante generar acuerdos, plazos específicos y protocolos a seguir por todos los empleados. Esto puede ser introducido de manera progresiva. Quizás haya que organizar diversos protocolos, según el área de trabajo. Una vez establecidos los protocolos y acuerdos entre los grupos de trabajo, habrá que hacer un seguimiento, y modificarlos en el caso de que sea necesario.

Por otro lado, la pregunta que cada empresa debe plantearse es cuáles son las vías de comunicación de preferencia, ya que algunos empleados encuentran que hay ciertas redes sociales que no son convenientes para la comunicación laboral. Sin embargo, actualmente, la gran oferta de plataformas disponibles hace posible la comunicación de múltiples personas al mismo tiempo, tanto por videollamada cómo a través de un chat.

La definición de las responsabilidades también es clave, dado que si no se conoce exactamente cuáles son las tareas que se deben realizar, la comunicación puede volverse ambigua. Por eso, el empleador y/o los directivos y jefes deben ser muy claros en la asignación de las responsabilidades y a quién acudir en caso de ayuda, tanto personal como relacionada con el trabajo. Documentar los procesos y hacer un seguimiento también puede ayudar a mejorarlos en el futuro.

La comunicación asincrónica, a través de emails o boletines semanales, a veces no es efectiva. Es por eso que es necesario mantener el diálogo directo, en la medida de lo posible, con todas las personas que forman parte de la compañía, ya que es algo que hará que se sientan valoradas. No duda de que la empatía a distancia puede resultar un gran desafío. En definitiva, en este momento, promover la comunicación es fundamental para las empresas. Y si bien la situación es incierta, es necesario transmitir tranquilidad y optimismo para sacar los negocios adelante.