Los emprendedores solitarios enfrentamos el desafío de balancear el trabajo comercial o trabajo para clientes con los trabajos internos de nuestro negocio.
Normalmente, al principio, no prestamos demasiada atención al tiempo y el esfuerzo que le dedicamos a las tareas administrativas -necesarias e inevitables- que no generan ingresos. Pero hay un sinnúmero de ellas detrás de cualquier emprendimiento.
Estamos muy entusiasmados con el nuevo negocio. Sin embargo, ¡organizarse es fundamental!
Porque al principio, el volumen es manejable. Comenzamos con algunos contactos, pocas facturas, vencimientos. Tenemos todo en la cabeza y lo vamos haciendo en la medida en que surge. Pero de pronto, ¡genial!, un gran pedido de una importante empresa o tres nuevos clientes juntos. Claro, ¡estamos siendo exitosos! Y es justamente en ese momento, en el que debiéramos estar felices, festejando, que la celebración se empaña con el estrés provocado por falta de organización. Y comenzamos a actuar reactivamente…
Lo ideal es implementar procedimientos y y los sistemas administrativos básicos desde el primer día. De esta manera, estaremos preparados para que el negocio se desarrolle y crezca sin complicaciones.
Para tener un negocio exitoso, ¡organizarnos desde el comienzo ahorrará muchos dolores de cabeza en el futuro!
A continuación algunos breves consejos para comenzar a organizarnos:
La Oficina
Ante todo, equipar la oficina. Invertir algo de dinero y organizar el espacio para que resulte cómodo y funcional. Algunos otros elementos que considero necesarios son:
Bandejas apilables: son un buen recurso y tener al menos dos -una de entrada y otra de salida- ayuda a organizarse. Al menos, tenemos un lugar donde poner todos los papeles (y papelitos) que debemos procesar en algún momento.
Archivo: tema aburrido y álgido para muchos. Sin embargo, es importante prever el espacio y el mueble o los estantes necesarios para archivar nuestros papeles. Dedicar cierto tiempo a ello ahorrará muchísimo tiempo después. Si bien todos intentamos utilizar menos papel, tendremos documentación impresa. Al principio, podremos abrir sólo grandes categorías como finanzas, clientes, marketing, proveedores, etc. Inclusive, las ahora no tan populares carpetas colgantes pueden ser una solución para quienes deseen evitar tener que perforar cada documento para guardarlo en una carpeta. Otro elemento práctico es un fuelle. Yo lo utilizo para archivar las facturas de servicios como luz, gas, teléfono, etc., fácilmente.
Teléfono: si trabajamos desde tu casa, una buena idea es solicitar otra línea para nuestro negocio. Actualmente, las soluciones disponibles de VoIP te permitirán tener una segunda línea a un costo muy accesible.
La Computadora
Si bien la computadora debiera algo más dentro de la categoría «oficina», merece consideración aparte. Básicamente, porque dentro de la computadora hay toda otra oficina. Más aún, dedicar cierto tiempo a aprender cómo utilizarla más y mejor es una gran inversión.
Archivo: una buena idea es generar dentro de la computadora (normalmente dentro de Mis Documentos) un archivo que también contenga las categorías generales que creamos para el archivo físico. Tener los archivos digitales bien organizados desde el principio también facilitará la tarea cuando el volumen sea mayor.
E-mail: ¡por momentos una bendición y en otros una tortura! Organizar bien los e-mails facilitará las cosas. Aquí también podremos crear carpetas y subcarpetas. Más aún, los filtros son una poderosa y excelente forma de ahorrar tiempo. A través de ellos, los e-mails se archivan automáticamente en sus correspondientes carpetas. Evitamos así el gran volumen de correos en la bandeja de entrada. Luego, identificaremos rápidamente nuestras prioridades y podremos leer correos menos importantes cuando disponemos del tiempo necesario.
Backup o copias de resguardo: algo que no necesita demasiada explicación. Son máquinas, pueden fallar. Una rutina de backup frecuente, por más pereza que nos dé, ¡es importantísima!
La Agenda
Sea que manejemos la agenda de manera manual o a través de la computadora, el gerenciamiento del tiempo es una actividad crítica para cualquier persona en busca del éxito. Idealmente, debemos agendar absolutamente todo. No solamente las reuniones sino también las actividades que realizamos por nuestra cuenta (esto incluye tiempo para leer y responder a e-mails, para facturar, para trabajar en determinados proyectos, para ordenar, para archivar, etc.).
Organización General
Tener un listado de las tareas a realizar es siempre muy bueno. Es más, sugiero tener más de una lista de tareas. Un pequeño sistema de listados es lo ideal: el listado de las tareas diarias, otro de las tareas mensuales y también un listado de ideas. Anotar todo es fundamental.
Como bien menciono en mi mini-curso de Productividad Libre de Estrés, tener un sistema confiable en el cual anotar todas las cosas pendientes reduce mucho los niveles de estrés y permite preocuparnos únicamente por las tareas concretas que debemos que realizar en ese momento.
Más aún, sistematizar todo lo que podamos es una excelente técnica. Conviene desarrollar e identificar los procesos, políticas, formularios, etc. del negocio con anticipación. Algunos ejemplos pueden ser:
Facturación: definir que día del mes facturaremos y marcarlo en la agenda de manera recurrente.
Pagos: establecer una rutina y agendar los vencimientos.
Documentación general: diseñar los modelos de contratos, cartas de ventas, planillas, etc. que utilizaremos en el negocio. Algunos ejemplos pueden ser tener listo un formulario de alta de cliente, una planilla con todos nuestros datos para enviar a nuestros clientes o proveedores, etc..
Base de Contactos: papeles y papelitos
Importantísimo punto: nuestros contactos. Todos adherimos a la gran importancia que tiene la red de contactos en cualquier negocio. Sin embargo, caemos en la realidad de anotar nombres y teléfonos en papeles, papelitos, servilletas de papel, etc. Saber qué hacer con ellos es fundamental.
Ya sea que manejemos nuestra base de contactos a través del programa de correo electrónico, de la “Palm”, la “Blackberry” o de cualquier otro sistema, habituarse a poner todos esos papelitos (¡que seguro tendremos!) en un solo lugar, siempre es una buena práctica. Agendarse al menos 10 minutos, una vez por semana y procesarlos, cargándolos en una base de datos sería lo ideal.
Toma sólo 21 días para que algo se convierta en hábito. Por lo tanto, hagamos este esfuerzo por 3 semanas y, ¡nunca más habremos perdido un contacto!
Espero estos consejos te ayuden a organizarte mejor.
¡Feliz organización y éxito en tus negocios!
AUTOR: Victoria Miles – Virtual Assistance Argentina. Victoria Miles, Asistente Virtual Certificada y titular de Virtual Assistance Argentina, brinda servicios de asistencia virtual a emprendedores, profesionales independientes y PyMES. Para más información visite www.vaargentina.com
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