Cómo hacer una reunión de equipo y no morir en el intento

Autor: Euroresidentes

En un post anterior hablábamos de Hacer equipo en la empresa, pues bien, una forma rápida y efectiva de acabar con un equipo es no preparar y organizar de forma eficiente una reunión de un equipo de trabajo. En la empresa suelen darse muchas situaciones y no podemos referirnos en tan breve espacio de tiempo a todas. No obstante, vamos a dar algunos consejos y recomendaciones generales sobre situaciones muy comunes hoy en día.

Consejos para organizar una eficiente reunión de equipo o como hacer «otras reuniones de equipo»

1. No organice una reunión entorno «al jefe». Este tipo de reuniones suelen deshacer a medio plazo a los equipos. Quizás le resultes familiares planteamientos tales como: El jefe tiene poco tiempo y el que tiene «es oro». Lo importante es que el jefe dé mensajes. Al super jefe hay que impresionarle, ser brillante (mensajes frecuentes de otros subjefes). El jefe no quiere oir parlamentos largos e intervenciones no solicitadas, etc. etc. Sí, esto está muy bien. Pero si se organiza y prepara una reunión de equipo de forma eficiente, probablemente, es posible compatibilizar estas reuniones con tales planteamientos. Por tanto, primer consejo: no se limite a organizar una reunión para el jefe: emplee su tiempo en preparar y organizar una buena reunión.
2. Establezca un buen orden del día. Piense bien en los objetivos de la reunión, las personas que deben intervenir, los espacios de tiempo, el qué, cuándo y porqué de las diferentes intervenciones y protagonismos. Olvídese del regate a corto, con el que tan familiarizados y seguros se sienten algunos, hasta el punto de despreciar preparar una reunión. Tales regates están bien para situaciones improvisadas, pero a largo plazo destrozan a las personas más valiosa de los diferentes equipos. Envíe el orden del día con anterioridad a todos los asistentes a la reunión.

3. Dele importancia y estatus a la reunión de equipo. Establezca de forma simpática alguna reglas sencillas. Si establece que las reuniones de equipo son «sagradas», su gente las tomará en serio. El primer paso es que sean importantes para el jefe. No interrupciones de las secretarias, móviles apagados, uso limitado de portátiles, moderar las reuniones y establecer que las interrupciones están prohibidas… Los miembros de un equipo deben percibir que la reunión de equipo es importante. Asegúrese previamente la asistencia de todas las personas que deban asistir a la misma. Cuide el horario de celebración de la misma.
4. Prepare bien con antelación la sala de la reunión de equipo. ¿Cuántas veces ha asistido a una pérdida colectiva de tiempo porque no está preparado el proyector, las fotocopias no se han realizado a tiempo, no funciona el aire acondicionado, o no se ha previsto un corte de electricidad por mantenimiento. Empiece dando una imagen impecable ante su equipo, cuidando estos pequeños detalles, o asignando a una persona responsable que lo tenga todo preparado.
5. Utilice los recursos necesarios para la reunión. No improvise cualquier sitio y no escatime en los medios necesarios. Las reuniones pueden ser más eficientes si hay un buen proyector, se permite la audición de un buen vídeo, los miembros pueden hacer fácilmente uso de un power point, etc. Sea innovador. Hoy existen software especializados para hacer presentaciones espectaculares. Observe, por ejemplo, este vídeo de un profesor sueco ¿se la imagina con la proyección de resultados de su empresa?
6. Haga una buena moderación de la reunión. En las empresas hay personas introvertidas, extrovertidas, con facilidad para comunicar y hasta reservadas y tímidas cuyo sentido de la educación les lleva a no interrumpir o dejar de hablar si otro le interrumpe. Si deja «barra libre» en las intervenciones probablemente le dará un protagonismo a personas que ya de por sí lo tienen. Anime a hablar a aquellos que tienen cosas potencialmente que decir. Desanime y corte en seco a los oportunistas, aduladores, venderores de mantas en verano… El protagonismo de estos sujetos puede desanimar a los miembros más valiosos de su equipo. Una buena moderación de una reunión de equipo puede ser la manifestación más clara del carisma y capacidad de un jefe para ejercer el liderazgo. Sugerencia de lectura complementaria: saber escuchar en la empresa.
7. Diferenciar tipos de reuniones. No confunda reuniones sobre temas específicos, con reuniones ordinarias y periódicas. Las intervenciones, mensajes, tiempos, medios deben ser bien distintos… No mezcle excesivamente temas en reuniones de equipo.
8. No permita polémicas absurdas, improvisadas o debates estériles de tipo personal. Suele ser una tentación para algún jefe «enfrentar» opiniones en una reunión de equipo con vistas a aclarar en dicho entorno la vía más conveniente para la empresa. No lo haga, sin antes haber sugerido que las personas con opiniones divergentes sobre el tema en cuestión se hayan reunido antes y a solas para acercar o clarificar sus opiniones. El tiempo que «pierden» dos no lo multiplique por «n veces». En las reuniones de equipo no se debe confundir el verbo «contrastar» con «enfrentar». Destierre el segundo. Intente evitar que haya perdedores en una reunión de equipo. Fomente la cohesión, el trabajo ordenado y coordinado en las propias reuniones.
9. Provoque que se lleguen a conclusiones y compromisos relevantes. Levante un acta y ejerza que se haga un seguimiento de las conclusiones y compromisos. De esta forma le dará estatus e importancia a las reuniones de equipo. Para el seguimiento ver el tema: la secretaria perfecta.
10. Dedique tiempo a nivel personal, si percibe, reserva, retraimiento o desgana en algún miembro de su equipo. Quizás esto le evite problemas mayores. De entrada una baja productividad de su capital humano más valioso. No escatime una reunión personal con algún miembro de su equipo, un almuerzo, un desplazamiento…