Cómo lograr que tus e-mails sean un aliado en lugar de un enemigo

Cómo mujer organizada y productiva, una gestión eficiente de tu correo electrónico y lograr un adecuado control de tu e-mail es clave.

En base a ello, y para que evites perder tu valioso tiempo con la administración de tu correo electrónico es que hoy te presentamos los errores que se cometen por la mala redacción, el exceso de confianza o por abusar de esta tecnología. Estos hasta pueden hacernos perder un negocio o el empleo.

En la siguiente nota, algunos especialistas te recomiendan cuándo y cómo usar el mail.

Recuerda:
Una buena comunicación impacta en tu productividad, tu eficiencia y en la administración de tu tiempo. Comunicarse bien implica un gran ahorro de tiempo ya que nos evita los interminables intercambios debido a malos entendidos, interpretaciones erróneas y otros.

Haz que tus e-mails sean un aliado en tu trabajo. Para eso, ten muy en cuenta los siguientes consejos:

Mail: un aliado del trabajo, que puede convertirse en el enemigo menos pensado

El correo electrónico puede ser la vía más rápida y sencilla para contactar a alguien, hacerse de la información que necesitamos o resolver un problema. Pero su mal uso también puede convertirlo en la tumba de futuros negocios o en un pasaporte para salir de la empresa por la puerta trasera.

 
Ante todo, esta forma de comunicación puede servir para anunciar invitaciones, información no conflictiva, felicitaciones y reconocimientos. “También es un formato eficiente y no invasivo para la venta, si es conciso, está bien escrito y ofrece al cliente la posibilidad de no volver a recibirlo“, señala Teresa Benedetti, de la consultora Náutica Coaching, dedicada a la capacitación empresaria. Sin embargo, toda vez que se trate un tema potencial o directamente conflictivo, la comunicación telefónica o cara a cara serán las más adecuadas.

“La palabra escrita siempre suena más rotunda, por lo cual cuando comienza a subir de tono un problema, siempre se lee con mayor gravedad y la gente tiende a tomar posiciones, en vez de buscar la solución“, advierte Gisela Galimi, de la consultora Galimi & Alcón, especializada en comunicación escrita. Por lo tanto, si se trata de un tema escabroso, lo mejor es tomar el teléfono e invitar al interlocutor a discutirlo por esta vía o personalmente.

También es preferible recurrir a la vía telefónica, cuando la comunicación queda estancada porque no hay respuesta o se necesita definir un tema rápido. “El teléfono ofrece una inmediatez de la que carece el correo electrónico“, señala Benedetti.

La brevedad ante todo

Uno de los problemas más frecuentes de los mails corporativos es el exceso de confianza (el otro es la extensión). Y el saludo final es lo que más dudas genera. “Es preferible pecar por parco que por confianzudo“, apunta Victoria Alvarez Benuzzi, creadora del emprendimiento “Contáme que lo Escribo”.

Pero la excesiva formalidad en encabezados y despedidas también es contraproducente. “Hay que ser equilibrados. Mientras más neutral sea el texto, más eficiente será su contenido y menos chances habrá de ser malinterpretado“, asegura la especialista.

Redactar un mail corto y explicativo parece sencillo, pero puede llevar más tiempo que escribir uno largo y enmarañado. La clave está en las tres C:

• ser claros,
• concisos, y
• considerados (por el tiempo del otro).

“Cuando se está arreglando una entrevista, entrega, reunión o cualquier situación que demande coordinación, hay que hacer un esfuerzo por enviar correos ágiles, que demanden un simple ‘ok’ y cierren el asunto“, ejemplifica Alvarez Benuzzi.

“Tenemos que reunirnos para hablar de los resultados del trimestre. Podemos ocupar la sala de reuniones hoy, martes 3 a las 12 horas, o mañana miércoles 4 las 14 horas. Viene el gerente de Finanzas y el gerente de Compras. Confirmame antes del mediodía. La reunión durará 40 minutos“.

Esa invitación recibirá un único mail confirmado una de las dos opciones. O pidiendo dos opciones más y con eso se cerrará el tema. En cambio, si empezamos con “tenemos que reunirnos, ¿cuándo podés?“, seguramente será el punto de partida de una seguidilla eterna que comenzará por preguntar ¿para qué?, ¿dónde?, ¿quiénes vienen?, ¿cuánto durará el encuentro?… Y finalmente un ping pong electrónico para acordar día y hora.

Ética y estética

Para incitar a la lectura, el subject o asunto del mail debe ser enunciativo del tema que se quiere tratar. Un buen ejemplo sería “reunión evaluativa resultados del trimestre” y no simplemente “consulta”. En el cuerpo del mail, la información debe estar ordenada, bien redactada y sin faltas de ortografía.

Hay también una ética en los mails corporativos. “Se debe tener cuidado con la copia oculta, ya que en las casillas corporativas de algunas empresas se detecta de todos modos“, advierte Galimi. En tanto, “si hablamos de alguien de la empresa que debería estar al tanto del asunto que estamos tratando con un tercero, lo correcto es copiarlo y avisar en el texto, aunque sea al final, copio a fulanito para su conocimiento“, recomienda Alvarez Benuzzi.

Con esto damos una sensación de transparencia que será muy valorada por los superiores y los empleados, ya que entenderán que nadie está haciendo movimientos a sus espaldas. Lo mismo hay que hacer cuando contactamos a alguien externo a la empresa y tenemos que reportar a un superior sobre esa negociación. Copiando al superior en cuestión y avisando al receptor que estamos mandando el mail con copia, nos ahorramos la tarea de reportar a futuro.

Asimismo, existen algunas reglas de cortesía que se recomiendan al escribir mails laborales. Una de ellas es tratar a las persona por su nombre de pila, aunque el trato sea formal e incluya el uso de “usted”. Y otra que resulta obvia pero muchas veces no se aplica: saludar y despedirse.

Reglas de “Netiqueta”

• Saludar y despedirse en forma austera.
• Ser cortos, concisos y considerados, a la hora de escribir un mail.
• Si se menciona a alguien que debería estar al tanto de lo que se negocia por mail, copiarlo para su conocimiento.
• Evitar la utilización de la copia oculta, ya que en algunas casillas corporativas es visible de todos modos.
• Evitar responder a todos cuando el mail se dirige a una sola persona.
• Ordenar la información, redactarla bien y utilizar el corrector ortográfico.
• No usar el correo electrónico para discutir temas controversiales o para negociaciones largas. En estos casos, es preferible el teléfono.
• No utilizar el mail corporativo para cuestiones ajenas al negocio. Para eso, están las cuentas personales de e-mail.
• Colocar un subject o asunto indicativo del tema a tratar en el mail.
• Releer el mail antes de apretar “SEND”. Después, es demasiado tarde.

Fuente: El Cronista

¿Qué otros consejos agregarías para lograr que nuestros mails sean aliados y no enemigos?
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