¿Cuántas veces has sentido que las 24 horas del día no te dan para nada? Todo a tu alrededor parece un caos repleto de prioridades constantes.
Prioridades importantes.
Prioridades urgentes.
Prioridades para ayer, o antes de ayer…
Y por muchas tareas y cosas que estás sacando, sigues sintiendo que en relación a todo lo que tienes por delante por hacer, no supone una gran diferencia.
Yo me he sentido en esta situación durante muchos meses, cuando comencé mi andadura como Project Manager.
Llevar diferentes cuentas de clientes, todo lo que conllevaba su Marketing Online, más todas mis responsabilidades diarias dentro de la propia agencia, me hacía sentirme pendiente de todo y de todos las 24 horas del día, hasta los fines de semana.
Hasta que llegué a un punto en el que me cuestioné:
¿Qué estoy haciendo mal?
¿Qué podría hacer que ahora no estoy haciendo en gestión de prioridades y que podría hacer una diferencia en mi productividad y eficacia en el trabajo?
Así fue como comencé a leer libros de productividad y de efectividad.
Y descubrí un montón de ideas, de tácticas, de metodologías, de diferentes sistemas para ser más productiva.
He probado muchas de estas tácticas de las que he ido leyendo.
Algunas no me han funcionado lo más mínimo.
Otras las he tenido que amoldar a mi manera para que me funcionasen.
Otras muchas me han permitido dar un salto como profesional desde el primer momento en que las he implementado, y son ahora para mí, casi como el Padre Nuestro.
Mi nombre es Alexandra González, soy la Project de Rebeldes Marketing Online.
Y hoy voy a compartir contigo los 6 Fundamentos que me han permitido pasar de una situación diaria de caos a tener el control.
Fundamento 1: Primero eres tú
Para estar bien en el trabajo y afrontar bien el día, lo primero de todo por la mañana, eres tú.
No cometas el error de levantarte y ponerte ya con cosas de trabajo. Tómate 15-20 minutos para hacer algo que te motive por la mañana.
Tal vez es escuchar tu canción favorita mientras te haces el café.
O leer un par de páginas por la mañana, o escribir en tu diario sobre un nuevo día.
No necesitas mucho tiempo, tan solo 15-20 minutos y empezarás el día de otra manera.
Fundamento 2: Los emails son lo último
No empieces tu día de trabajo abriendo emails.
Tus primeras horas de la mañana son las mejores, es cuando estás más fresco para dedicar a las prioridades que requieren más enfoque.
No malgastes estas horas abriendo y contestando emails que pueden esperar.
De hecho yo nunca tengo abierta mi bandeja de emails durante el día.
Dedico dos bloques de tiempo a abrir mis emails.
Un bloque de 15 minutos al mediodía, antes de comer, para echar un visual rápido y ver si hay algo importante que requiere de una respuesta.
Un segundo bloque a última hora de la tarde, es lo último que hago antes de apagar el ordenador.
Como ya estoy cansada, y aquí ya no soy productiva para crear y gestionar grandes cosas, este es el mejor momento para dejar al día los correos.
Fundamento 3: Tu mejor aliado es un Timer
Trabaja siempre con un Timer contigo.
Yo tengo una aplicación de Timer en mi Mac y siempre la pongo antes de comenzar ninguna prioridad importante del día.
Estipulo un tiempo máximo que debe de llevarme una prioridad.
Al trabajar por bloques de áreas, cada área no puede llevarme más de X horas al día, así que tengo que medir muy bien los tiempos para asegurarme de que todo sale.
Y te aseguro que todo sale. Es más, incluso te sobrará tiempo.
Fundamento 4: Me apasionan los mind maps
Los mapas de procesos son mi gran pasión en el trabajo.
Me permiten tener una mayor perspectiva y claridad de lo que conlleva un “mini proyecto” o proyecto en su conjunto, con todo lo que engloba.
Siempre que siento que tengo demasiado pasando, y que me va a costar organizarlo para tenerlo controlado, me siento 15 minutos y lo desgloso todo en un mind map.
Esto siempre me permite tener una visión completa y global para entender que, al final, es muy manejable, y no era para tanto.
Y es que si algo he aprendido con los años, es que la mente es muy traicionera.
Fundamento 5: Ten siempre contigo un diario
Mi escritorio está repleto de diarios y cuadernos.
Cada uno tiene un propósito muy concreto.
Por ejemplo, tengo un cuaderno exclusivo para las prioridades diarias.
Tengo un cuaderno exclusivo para empresarios con los que hago consultorías.
Tengo un diario solo para las reuniones con el equipo de lo que debe de hacer cada quién…
Y así para todas las grandes cosas que hay que gestionar en el día a día y en el mes a mes.
Esto te permitirá tener todo bien organizado donde corresponde. Será fácil para ti acceder a la información y tendrás máximo control de las diferentes áreas que estás gestionando y supervisando.
Fundamento 6: Todo Project Manager tiene que tener una gran herramienta
A mayores de las herramientas que usamos en el negocio para gestionar proyectos dentro del equipo, comunicar con los empresarios que colaboran con nosotros…
A mí me viene muy bien trabajar, de manera interna, con herramientas de gestión para tener un mayor control de lo que estoy gestionando y poder hacer un rápido seguimiento siempre que lo necesito en la semana.
Una buena herramienta para esto, para mí, es Trello.
Es gratuita, es muy fácil de usar, y es muy visual para poder marcar dónde estás con una prioridad, e irla moviendo de columna a columna hasta que la has terminado.
A veces hasta resulta divertido, haciendo casi de ello un juego.
Puesto que es una gran satisfacción cuando vas viendo más columnas de prioridades en la columna de “terminados”.
Espero que estos 6 Fundamentos te ayuden a mejorar en el rendimiento y en la productividad de tu trabajo, para que puedas ir al siguiente nivel como profesional.
Más información en www.seminariosrebeldesmarktingonline.com
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