Proyectos, anatomía y cronograma de actividades: más allá de una simple declaración de intenciones

Gestionar o administrar un proyecto es una habilidad clave para cualquier persona que desea llevar una vida organizada y productiva. Nuestras vidas están repletas de proyectos que debemos gestionar y esto claramente se aprecia a partir de la muy sencilla definición de proyecto que comparte Jordi Fortuny: «Cualquier resultado que conlleve más de una acción alcanzarlo. Así de simple, esto es un proyecto.»

Ya hemos compartido 7 pasos para elaborar un cronograma de actividades y en este artículo compartimos la mirada clara y práctica de Jordi en lo que respecta a la anatomía de cualquier proyecto.

Anatomía de un proyecto

Autor: Jordi Fortuny

Cualquier resultado que conlleve más de una acción alcanzarlo. Así de simple, esto es un proyecto.

Pero solemos asociar la palabra proyecto a algo complejo. Cuando pensamos en ello, lo primero que nos vendrá a la cabeza probablemente sea una larga lista de títulos (guión de cosas) bien ordenada con varios niveles. Y sí, puede ser así algunas veces, pero no siempre. También imaginamos que estas listas son procedimentalmente perfectas y altamente complejas. Es por eso que, la mayoría de nosotros, pensamos que un proyecto solo está al alcance de unos pocos ingenieros, o de gente que se dedica a esto.

Para esta mayoría, un proyecto acostumbra a ser algo casi irreal, algo cómo una declaración de intenciones, algo imposible de cumplir, algo bonito de verbalizar pero difícil de lograr. Proyecto entendido como plan de futuro, pero un futuro de ya veremos.

Incluso he visto en algunas empresas que cuando pretenden hacer algo de calado, es cuando le llaman a la cosa proyecto, casi como para enfatizar su dificultad y ya empezar a justificar su fracaso.

Como otros tantos conceptos en productividad personal, proyecto es una palabra maltratada. Una palabra que nos transmite unas cosas (más bien negativas) que impiden que le saquemos todo su potencial. Así pues, quizá enfocando mejor que queremos decir cuando decimos proyecto, lo veremos como una herramienta útil para conseguir lo que nos propongamos.

Tal y como yo lo concibo, un proyecto está compuesto básicamente por  tres cosas: propósito, plan y acciones.

El propósito

El propósito es el resultado que queremos conseguir, la meta. Y debe ser el enunciado del proyecto, el título de la carpeta o lista. De esta manera en vez de hacer lo habitual, que es poner un título indefinido para abrir, y ya veremos qué pasa cuando nos pongamos a ello. Nos obligamos acerrar, de este modo conseguimos un enfoque mayor y empezaremos a hacer real su consecución. No es lo mismo Perder peso, que Perder 4kg antes del 31/12, o Ir de vacaciones, que Ir de vacaciones a una capital europea con la familia la última semana de noviembre. Puede parecer lo mismo, pero no lo es. Este punto de concreción nos ayuda mucho en su consecución. Y lo único que estamos haciendo, es obligándonos a aumentar el nivel de definición escrita, porque en la mayoría de los casos, ya sabemos lo que queremos. Sea como sea, tanto si sabemos lo que queremos, como si no, el ejercicio de concretar el propósito es imprescindible.

El plan

El plan es la dirección que cogeremos. Una vez clarificado nuestro objetivo, habrá una serie de condicionantes que marcarán como llegaremos a él. Yo lo veo como alzar la vista del momento en el que estamos y mirar hacia la meta, de esta manera podemos tener una visión de trayecto y de por dónde nos moveremos. A nivel práctico, este plan es la definición de los principios, o límites, por donde nos moveremos (recursos de los que disponemos, por ejemplo). No está mal, tampoco, redactarlo sintéticamente.

Las acciones

Y finalmente, las acciones, los pasos que deberemos hacer para seguir el camino y llegar a la meta. Una vez empecemos a movernos iremos preguntándonos que es lo siguiente que debemos hacer y esto nos permitirá seguir avanzando.

Contrariamente a lo que pueda parecer, en un proyecto no es necesario definir la totalidad de los pasos antes de empezar. Teniendo claro dónde queremos llegar, los límites que tenemos y definiendo siempre la siguiente acción, será suficiente para conseguir el resultado. De hecho, en mi opinión, es un error la definición de acciones muy a priori, ya que la situación puede cambiar en cualquier momento y deberemos adaptarnos a ella, teniendo que tirar a la basura todo este trabajo hecho de antemano. Una cosa es aclarar el plan, y la otra, definir, organizar y poner fecha a 100 acciones concretas.

Aquí es donde rompemos el tópico del proyecto como esquema superorganizado y superplanificado de acciones, que precisamente es lo que nos da pereza, y por lo que rehuimos de la palabra proyecto.

Ya hemos hablado de la planificación natural otras veces, y es que este proceso nos permite definir (y conseguir) muy adecuadamente nuestros proyectos. Os recomiendo que profundicéis sobre este tema.

Como veis, teniendo claro todo esto, cuando digáis Tengo en proyecto hacer tal cosa, podéis salir de la norma e ir un poco más allá de una simple declaración de intenciones, haciendo que realmente sea un propósito altamente factible.

Via: Efectivitat