¡Nos mudamos de oficina! ¿Por dónde empezamos?

Mudarse de oficina suele ser señal de buena salud en la empresa. Ya sea porque la oficina anterior se nos ha quedado pequeña o porque queremos ubicarnos en una zona mejor esta decisión suele representar un avance importante en la vida de la empresa, un firme paso hacia adelante.

En muchas ocasiones esto supondrá un trabajo añadido a la actividad cotidiana de la organización, especialmente en las empresas pequeñas en las que el trabajo se tiene que repartir entre unas pocas personas. Ya no sólo tenemos que hacer nuestro trabajo sino que también debemos dedicarle horas a la búsqueda, mudanza y acondicionamiento de la nueva oficina. De todos modos, la emoción de un cambio a mejor y la recompensa final contrarrestarán con creces el esfuerzo exigido.

“La recompensa final de una nueva oficina compensará con creces
los esfuerzos y horas dedicadas la mudanza”

Imagen: blogmudanzasfastmoving

La búsqueda de la oficina ideal

Por muy sencilla que pueda parecer la labor de buscar una oficina, una vez te pongas manos a la obra verás que resulta un tanto más complicado de lo que te imaginabas. Dar con la oficina ideal puede suponer visitar una veintena de lugares antes de tomar la decisión final. Si queremos acelerar el proceso es mejor que una o dos personas se ocupen de la selección del lugar, ya que así nos ahorraremos largas discusiones y varios choques de criterios.

¿Queremos una oficina en pleno centro o preferimos quedarnos a las afueras? ¿Buscamos un edificio moderno que impresione a nuestros clientes o la imagen externa no importa tanto? ¿Preferimos un espacio diáfano o varios espacios más pequeños divididos por paredes de pladur? ¿Hasta qué punto nos importa que sea una oficina interior? ¿Es totalmente necesario que toda la instalación del cableado esté hecha o es un gasto que podemos asumir? ¿Cuántos aseos necesitamos? ¿Hasta cuanto estamos dispuestos a pagar?

Son algunas de las preguntas que deberemos plantearnos antes de comenzar la búsqueda. Una vez tengamos los criterios bien establecidos una única persona será suficiente para encontrar la oficina que responda a todos nuestros requisitos.

 

La mudanza de la oficina

Después llegará el momento final de la mudanza. En función del tamaño de la empresa y la distancia existente entre la oficina antigua y la nueva la mudanza se realizará de una forma u otra. Existen los que se decantan por contratar una empresa de mudanzas que se encargue del traslado de todo el mobiliario y demás objetos. Otros, sin embargo, deciden dejar esta labor en manos de los propios empleados con una furgoneta alquilada. Alternativa especialmente escogida entre las empresas más pequeñas.

Acondicionando la oficina

Una vez dispongamos de la nueva oficina deberemos prepararla para comenzar a trabajar en ella. Existe la opción de que llevemos todo nuestro mobiliario antiguo al nuevo enclave o que optemos por renovar todo el mobiliario. En cualquiera de los casos es más que probable que tengamos que comprar algunos elementos nuevos.

Escoger la sala de reuniones, la disposición de las mesas de los empleados, el despacho de los jefes, el tipo y ubicación de las plantas, la sala de descanso con su máquina de vending y sus bidones de agua, la recepción y un largo etcétera nos mantendrán entretenidos durante esta fase del cambio de oficina.

Además, deberemos hacer toda la instalación del cableado telefónico y de red antes de comenzar a trabajar allí. Si podemos alquilar una oficina que ya lo tenga hecho y así ahorrarnos este quebradero de cabeza, mejor que mejor.

Inaugurando la oficina

Una vez tengamos la oficina bien acondicionada para poder trabajar en ella sólo quedará inaugurarla y comenzar a disfrutar de ella. Suele ser costumbre organizar un pequeño tentempié con todos los empleados el primer día de trabajo en la nueva oficina con el objetivo de celebrar esta progresión de la empresa ¿Listos para iniciar esta nueva etapa?