En el Mercado laboral actual, diferenciarse en base a la habilidad para gestionar información y administrar tu tiempo es clave.
A continuación, 10 consejos que te ayudarán a gestionar mejor tu trabajo basados en el artículo en inglés “10 tips for time management in a multitasking world”:
1. No dejes e-mails en tu bandeja de entrada.
La habilidad de procesar y sintetizar información de manera rápida y traducirla en acciones concretas es una de las habilidades profesionales más requeridas en el mundo actual. Organiza los correos en carpetas. Si el mensaje requiere un análisis o una reflexión adicional, imprímelo. Si es una reunión, márcala en tu calendario.
2. Admite que la multi-tarea (multitasking) es mala.
Para personas que no crecieron mirando TV, enviando mensajes instantáneos y haciendo los deberes al mismo tiempo, la multi-tarea puede resultar mortal. Pero disminuye la productividad de cualquiera. Es probable que un veinteañero se sienta menos agobiado haciéndolo pero los jóvenes impactan su productividad al realizar tareas múltiples al mismo tiempo. Por lo tanto, limita la multitarea y rompe con este hábito.
3. Haz lo más importante primero.
Es recomendable dedicar tiempo a realizar primero las tareas más importantes. Idealmente, es recomendable organizar las tareas a realizar cada día, escribiéndolas la noche anterior para poder enfocarse en ellas primero al día siguiente. Identifica cuáles son las tareas más importantes que debes realizar cada día.
4. Verifica tu e-mail en horarios pre-determinados.
No es efectivo leer y responder a cada correo electrónico en la medida en que son recibidos. Que una persona puede contactarte inmediatamente no significa que debas responder en ese instante. Informa a tus contactos qué pueden esperar respecto de tus tiempos de respuesta e infórmales cómo contactarse frente a emergencias. Hecho esto, determina dos o tres horarios cada día en los cuales verificarás tus correos electrónicos.
5. Mantén tus sitios favoritos organizados
Utiliza servicios de organización de favoritos en línea para mantener el control de los sitios web que visitas regularmente. En lugar de tener notas en lugares diversos, organiza un solo lugar al cuál recurrirás cuando lo necesites.
6. Identifica tus horarios más productivos
Cada persona tiene horarios en los cuales logra mayor productividad. Descubre tus horarios de mayor productividad analizando las tareas que realizas, cuándo las llevas a cabo y en qué momento del día te resulta más fácil realizarlas. Luego, administra tu agenda considerando estos horarios, asignando los momentos de productividad pico para las tareas más importantes.
7. Piensa en función de cantidad de pulsaciones de teclas
Si trabajas todo el día en tu ordenador, la cantidad de pulsaciones de teclado importan. Por ejemplo, si realizas unas 12 búsquedas en Google, ¿cuántas veces ingresas esa búsqueda? ¿Puedes reducirlo? Tal vez significa que reduces solo 10 segundos en cada búsqueda. Sin embargo, sumado en el tiempo, puede ser significativo.
8. Facilita el arranque
Nadie tiene inconvenientes a la hora de finalizar proyectos. En general, tenemos problemas a la hora de iniciarlos. Comienza los proyectos en tiempo y forma, desglósalos en pequeñas acciones para evitar abrumarte frente a grandes proyectos.
9. Organiza tu lista de tareas todos los días
Si sabes que debieras estar haciendo, ¿cómo podrías hacerlo? Algunas personas prefieren actualizar su lista de tareas de forma manuscrita ya que muestra cierto compromiso con cada tarea cuando estás dispuesto a re-escribirla cada día hasta que logres realizarla. Otras personas prefieren utilizar un software o sistema para gestionar sus tareas. Cualquiera sea tú preferencia, revisar y organizar tu lista de tareas de forma diaria te ayudará a completarlas.
10. Anímate a ser lento
Recuerda que algunas personas que administran bien su tiempo responden a algunas cosas con más lentitud que otras que no gestionan tan bien sus tiempos. Por ejemplo, una persona que está realizando tareas de alta prioridad seguramente no responderá a los correos electrónicos mientras la lleva a cabo. Intuitivamente todos sabemos que hay tareas más importantes que procesar los correos electrónicos. Lo que necesitamos hacer ahora es reconocer que procesar nuestro trabajo (evaluar lo que recibimos y cómo gestionarlo) y planearlo son actividades críticas.
Fuente: Penelope Trunk’s
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