Productividad personal: La magia de las reuniones de 30 minutos

Por Peter Bergman

Hace cinco años, después de haberme frustrado con mi tendencia hacer malabarismos realizando múltiples actividades a la vez, intenté un experimento: durante una semana, evitaría la multitarea y vería que pasaba.

El experimento cambió todo para mejor. Mis relaciones mejoraron, mi estrés se disolvió, y mi productividad se disparó. Las desventajas son nulas cuando enfocamos nuestro tiempo en una sola cosa a la vez, evitando cualquier distracción.

Uno de los beneficios secundarios de centrarme en una tarea por vez fue una nueva y casi insoportable impaciencia con la pérdida de tiempo. En el pasado, si yo estaba en una llamada que no iba a ninguna parte, estaría revisando mi correo electrónico o navegar por la web, a la vez. En mi vida posterior a la multitarea, permanecer enfocado en una llamada así era tremendamente doloroso.

Así fue como me crucé con la revelación que transformó mi vida y mis negocios durante los últimos cinco:

El tiempo comprimido.

En primer lugar, sin embargo, una advertencia. Hay algunas cosas en mi vida – cenar con amigos, escribir, dormir, tiempo des-estructurado con mi familia – que merecen ser vividas con amplitud de tiempo.

Pero otras cosas – como la mayoría de las reuniones y trabajo táctico – podrían beneficiarse de tiempo comprimido.

A menudo, programamos intervalos de tiempo de una hora. ¿Por qué? ¿Cómo fue que una hora se ha convertido en nuestro intervalo de tiempo estándar para tantas reuniones, llamadas telefónicas y citas?
 

 
Como mi impaciencia con la pérdida de tiempo se incrementó, probé un nuevo experimento: reduje el tiempo asignado a varias actividades a la mitad.

Empecé con algo fácil. Solía hacer mi rutina de ejercicios durante una hora al día. Ahora la he reducido a 30 minutos. Mis resultados – peso y estado físico – mejoraron.

He aquí por qué: mi intensidad es mayor (sé que sólo tengo 30 minutos), me alimento mejor (no me baso en mi entrenamiento para mantenerme delgado), integro el movimiento más en mi día (no dependo solo de mi entrenamiento para mantenerme en forma), y nunca me olvido una sesión de ejercicios (siempre se pueden encontrar 30 minutos).

Si tienes la mitad del tiempo para lograr algo, te conviertes en híper-consciente de cómo estás utilizando ese momento. Y estás híper-enfocado durante el mismo. La mayoría de mis llamadas telefónicas son ahora de 30 minutos o menos. Mi podcast es de 15 a 20 minutos. Incluso muchos de mis llamadas en conferencia, son de 30 minutos o menos. La gente en las llamadas, conscientes de las limitaciones de tiempo, es más reflexiva cuando habla, y mucho más cuidadosa a la hora de desviarse en conversaciones inútiles.

La gente también escucha mejor, porque, cuando las cosas se mueven más rápido, tendemos a estar más alertas. Sabemos que un solo momento de distracción podría dejarnos atrás. Y, puesto que nos mantiene más comprometidos, terminamos disfrutando más del proceso.
 

 
En ninguna otra área ha sido más transformacional este impacto – y más evidente – que en el coaching de liderazgo que hacemos en Bregman Partners. Durante los últimos años, todas las sesiones de coaching que hacemos se llevan a cabo en 30 minutos.

Las ventajas son evidentes: todos ahorran tiempo y dinero.

Pero aquí está lo que es menos obvio: el coaching no es simplemente igual de poderoso, es inclusive aún más poderoso. Cuando el coach y el cliente saben que tienen sólo 30 minutos, se mueven a gran velocidad.

• Los clientes se presentan. Al igual que con mis rutinas de entrenamiento físico, las personas son mucho menos propensas a saltarse una sesión de 30 minutos de lo que son frente a sesiones de una hora.
• Todo el mundo llega a tiempo. Cada minuto cuenta en una conversación de 30 minutos y ellos lo saben. La sesión se inicia con mayor rapidez, ya que la relación se basa en hacer un buen trabajo, no una breve charla.
• La gente está más inclinada a venir preparada. No hay tiempo desperdiciado en conversaciones sin sentido. Los clientes saben lo que quieren tratar y ha dedicado tiempo a pensar en ello con anticipación.
• La presión del tiempo aumenta la concentración y la atención. La gente no se centra en tres cuestiones; aborda una única gran oportunidad u obstáculo persistente o que no logran superar. Este enfoque conduce al éxito.
• Los coaches están más dispuestos a ser valientes, y los clientes están más dispuestos a ser estimulados. En una sesión de 30 minutos, los coaches no pueden perder el tiempo dándole vueltas al asunto. Llegan al punto más rápido, interrumpen con más valor, y hacen preguntas más provocativas.
• Los clientes hacer más cosas entre las sesiones de coaching. No estoy seguro por qué sucede esto. Pero esta es mi hipótesis: Los líderes en todos los niveles deben ser muy hábiles para llegar al punto en forma rápida y eficiente. La sesión de coaching comprimida y enfocada, desarrolla la habilidad de llegar al punto rápidamente, centrándose en lo más esenciales de una situación, y en tomar acción.

¿Lo negativo? No lo he identificado hasta ahora.

Inténtalo. Cambia alguna de tus reuniones de una hora de duración a 30 minutos. Mientras lo haces, ten en cuenta estos tres pasos como una manera de lograr que esos los 30 minutos sean más poderosos:

1. Lee lo que necesites con anticipación e infórmale a todos los que hagan lo mismo. Piensa en tus preguntas y preocupaciones. Decide qué es importante para ti y qué puedes dejar de lado. Hazte la pregunta más importante: ¿Qué resultado deseo?
2. Decide sobre la única cosa que hará la diferencia más grande, y dedica los 30 minutos a esa situación, tema u oportunidad. Empieza puntualmente, no importa quien no haya llegado, atrévete, sé disciplinado y mantén la conversación en el tema. Deja de lado todo lo que sea menos crítico. Toma decisiones con rapidez, aunque sean imperfectas. Enfocarte en una sola cosa es mucho más útil que tocar muchos temas sin impulsar ninguno de ellos hacia adelante.
3. La señal de que ha sido una gran reunión, no es la reunión en sí misma. Es lo que sucede después de la reunión. Guarda al menos los últimos cinco minutos para resumir lo que tratado, articular lo que resultó valioso, comprometerse con lo que se hará como resultado de la reunión, y aclarar cómo se evaluará el éxito de los próximos pasos.

Necesitarás la habilidad de «llegar al punto más crítico de manera rápida« – y el valor para utilizar esa habilidad – si vas a aprovechar al máximo tu tiempo. Es necesario ser audaz, e incluso provocativo. Tienes que estar dispuesto a interrumpir, cuidadosamente y con el objetivo de avanzar hacia lo más importante. Hay que dejar de lado las cosas que verdaderamente no importan.
 

 
Y tienes que estar completamente presente. Nada de multi-tarea. No hay mensajes de texto debajo de la mesa. Sin distracciones. Que es también el lado positivo: llegas a estar completamente presente en lo que está haciendo.

Hay un costo. Si bien es energizante, estar concentrado, aún cuando sea durante un lapso breve, también requiere de mucha energía. Es la táctica de un velocista.

Por otro lado, cuando se reducen las reuniones y otras actividades a la mitad, tendrás mucho más tiempo para relajarte en la cena con amigos, para escribir, dormir, y pasar el tiempo con sus seres queridos.

Via Harvard Business Review – Traducción: OrganizarteMagazine.com