Sistema de productividad: Zen to Done (ZTD)

Algún tiempo atrás te presentamos GTD (Getting Things Done) u Organízate con Eficacia, el sistema de productividad creado por David Allen para gestionar tus tareas. Desde luego, es una metodología algo compleja y hay quienes buscan ser más productivos utilizando algún método más sencillo. Por eso hoy te presentamos otra alternativa que puede resultar ideal para tí.

Se trata de Zen to Done. Esta metodología fue desarrollada por Leo Babauta y es una versión simplificada de GTD. Sin embargo, Babauta dice que más que una metodología, “se trata de los hábitos y del hacer, no del sistema o las herramientas.”

En el blog El Inconformista encontramos la respuesta a la pregunta: ¿Qué es Zen To Done?

ZTD es un conjunto de 10 hábitos que te ayudaran a organizarte, simplificar tu vida, mantener las tareas bajo control y conseguir hacer tus cosas. No hay obligación de adoptar los 10 hábitos, coge aquellos que se adapten a tu estilo individual, y centrate en dominarlos. Por otro lado, centrate en un hábito al tiempo durante 30 días antes de pasar al siguiente.

Los 10 hábitos de ZTD (Zen to Done)

1. Recopilar.

Lleva un pequeño cuaderno (o lo que te funcione) y escribe tareas, ideas, proyectos o cualquier información que venga a tu cabeza. Escríbelo para quitártelo de la cabeza y no olvidarlo. Cuando llegues a casa o a la oficina, vacia tus notas en tu lista de tareas.

2. Procesar.

Haz decisiones rápidas sobre las cosas de tu bandeja de entrada, no lo dejes en el montón. Procesa todas tus bandejas de entrada al menos una vez al día (email, bandeja física, mensajes de voz, cuaderno de notas). Cuando proceses hazlo de arriba abajo, tomando una decisión para cada cosa: hazlo (si lleva menos de 2 minutos), tíralo, delega, archívalo o ponlo en tu lista de tareas o calendario para hacerlo después.

3. Planifica.

Cada semana haz una lista con las tareas más importantes (big rocks) que quieras realizar y ponlas en el calendario. Cada día crea una lista de entre 1 y 3 (MITs Most Important Tasks) de cosas que quieras hacer, algunas de estas tareas ya serán lo que denomina “big rocks”. Haz esta lista diaria a primera hora para quitárselas de en medio y asegurarse que están echas.

 

4. Ejecuta una tarea en cada momento y sin distracciones.

Debes seleccionar una tarea y centrarte en ella hasta su conclusión. Primero, elimina todas las distracciones: email, teléfono móvil, Internet, limpia tu mesa completamente… céntrate en la tarea y si te interrumpen con tareas o cualquier otra información, anótalo y sigue con la tarea. No intentes la multi-tarea.

5. Mantén un sistema simple. Mantén listas simples y míralas a diario.

Si esto te funciona puedes usar listas en función del contexto: en la oficina, llamadas, en casa, esperando a… (te invito a que eches un vistazo a Organización de tareas por categorías). ZTD sugiere que mantengas un sistema lo más simple posible. Céntrate en ejecutar, no en jugar con tu sistema de organización.

6. Organízate. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.

Todo lo que entra va a tu bandeja de entrada. De aquí, va a tu lista de tareas, se archiva, se delega o se tira. Pon las cosas en el lugar al que pertenecen, en lugar de apilarlas para resolverlo más tarde. Esto mantiene tu mesa limpia y así puedes centrarte en tus tareas. No lo dejes para más tarde pon cada cosa en su sitio.

7. Revisa.

Revisa tu sistema y objetivos semanalmente. La revisión semanal ZTD te propone echar un vistazo al sistema y en comprobar los objetivos semanales. Durante la revisión semanal, debes revisar tus objetivos anuales, ver que progresos se han hecho en la semana y ver que acciones realizar para cumplir los objetivos la semana siguiente. Una vez al mes haz una revisión más profunda y una vez al año, una revisión anual con tus objetivos en el año y en la vida.

8. Simplifica.

Reduce tus objetivos y tareas a lo esencial. Si intentas abordar todas las tareas, puedes sobrecargarte con facilidad, y quedar descentrado para realizar las tareas realmente importantes (MITs). En lugar de esto, el método ZTD te propone revisar tus proyectos y tareas, y ver si se pueden simplificar. Quédate con los proyectos y tareas esenciales para poder centrarte mejor en ellos. Asegurate de que tus tareas y proyecto están en consonancia con tus objetivos anuales y de vida. Aunque en diferente profundidad, haz esto todos los días, en tu revisión semanal y mensual.

9. Crea rutinas.

Si los métodos de organización que conoces están demasiado desestructurados crea rutinas. Por ejemplo, una rutina por la mañana podría incluir: mirar al calendario, fijar las actividades prioritarias para el día, comprobar la lista de tareas, procesar el correo y hacer tu primera tarea importante del día. Lo que incluyen las rutinas diarias y semanales depende de ti.

10. Encuentra tu pasión.

Encuentra un trabajo que te apasione. Este puede ser el último hábito pero al mismo tiempo el más importante. Si te apasiona lo que haces, no postergas la realización de tareas… al amar tu trabajo quieres hacer más. La creación de este hábito significa buscar constantemente actividades que te encanten, y pensar si puedes vivir de ello. Haz de tu trabajo algo que ames, no algo que constituya una pesada carga, y tu lista de tareas parecerá una lista de recompensas.

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