Cómo organizar reuniones con clientes cuando tienes tu oficina en casa

Cuando ya nos hemos organizado para trabajar desde casa, a veces quisiéramos que todo el mundo se adaptara a nosotros y hasta evitar tener que dejar nuestro lugar de trabajo, es decir: el hogar.

Pero ¿qué pasa cuando es necesario reunirnos con los clientes para conversar cara a cara? ¿Qué es recomendable hacer en estos casos? ¿Lo recibimos en nuestra oficina hogareña? ¿Y si tenemos una oficina dentro del living o es parte de otro cuarto? ¿Cuáles son las recomendaciones para organizar reuniones con clientes cuando tienes tu oficina en casa?

En este artículo te compartimos algunas ideas generales y en próximos, estaremos ofreciéndote recursos relacionados que ya existen en el mercado. Pero ¿qué te parece si empezamos?

Cómo Organizar Reuniones con Clientes Cuando Tienes una Oficina en Casa

Imagínate: tanto has soñado con trabajar desde casa que una vez que lo lograste… no quieres dejar tu lugar de trabajo, es decir: ¡tu casa!

Sabemos que en toda actividad profesional es necesario reunirnos con los clientes o potenciales clientes, para conversar personalmente. El télefono, mensajeros instantáneos, Skype y el servicio de VOIP, son excelentes recursos para entablar comunicaciones eficaces; pero éstas no dejan de ser -incluso con imágenes en el caso de videoconferencias- comunicaciones no presenciales.

¿Qué pasa cuando es necesario reunirnos con los clientes para conversar cara a cara? ¿Qué es recomendable hacer en estos casos? ¿Lo recibimos en nuestra oficina hogareña? ¿Y si tenemos una oficina dentro del living o es parte de otro cuarto? ¿Cuáles son las recomendaciones para organizar reuniones con clientes cuando tienes tu oficina en casa?

Veamos a continuación algunas sugerencias para los encuentros presenciales con clientes.

Ideas generales para organizar reuniones con clientes fuera de tu oficina hogareña

Evaluar qué tipo de trabajo realizas desde casa.

En primer lugar debemos evaluar si el tipo de trabajo que realizamos requiere de reuniones oficiales con clientes fuera del hogar. Por ejemplo, si eres una capacitadora de empresas, no será necesario disponer de una sala en el hogar para recibir a clientes; ya que el trabajo lo desarrollarás en las instalaciones de la empresa.

Otro ejemplo, si eres una selectora de personal, si bien parte de la búsqueda de candidatos lo realizarás desde la comodidad de tu oficina en casa; las entrevistas se llevarán a cabo fuera de tu hogar en las oficinas del cliente o algún lugar dispuesto para tal fin. En líneas generales si tu público objetivo son las grandes empresas, es probable que no sea imprescindible recibir a tus contactos en el hogar.

En síntesis, al momento de montar tu oficina en casa, un aspecto fundamental es evaluar la necesidad de disponer de una sala para recibir clientes y contactos. Si el tipo de actividad lo exige, será importante considerar que sea en un lugar separado, donde no seas interrumpido y los ruidos del resto de la casa no perturben la reunión.

Si no dispones de un espacio adecuado para recibir a tu cliente, opta por alguna de las siguiente alternativas. No lo dudes, tú y tu cliente se sentirán más confortables para trabajar.

Utilizar espacios de trabajo compartido o coworking.

Estos espacios son de gran ayuda para los profesionales que trabajan de modo freelance o desde el hogar. La propuesta es ideal para profesionales (diseñadores, creativos, consultores, etc.) que desean salir un poco de su oficina en casa, buscan intercambiar ideas con sus pares o bien, no disponen de espacio apropiado para desarrollar sus actividades y recibir clientes. En líneas generales, ofrecen un espacio común de trabajo, donde cada freelancer cuenta con su estación de trabajo.

Pero también se pueden contratar oficinas o salas de reuniones por precios muy accesibles por hora o por mes. La idea es contar con varios espacios de coworking, en diferentes zonas de influencia de tu actividad, que resulten cómodas para encontrarte con tus clientes.

El contacto diario en estos lugares de trabajo es óptimo para generar ideas -que nunca vienen mal- y ampliar su red de contactos, que pueden traerte nuevos clientes.

Utilizar oficinas temporales.

Otra opción para reunirnos con un cliente es alquilar oficinas temporales. Como su nombre lo indica, alquilamos una oficina por un período estipulado: desde una hora, varias horas, una semana o un mes. En este caso, hablamos de oficinas totalmente equipadas para recibir clientes.

Por ejemplo, si usted desea hacer una reunión, alquila esta oficina por un par de horas, y durante ese tiempo la oficina es suya. Es un modo muy profesional de recibir visitas.

Adicionalmente estos servicios también incluyen una secretaria o recepcionista, lo que agrega más valor a su imagen profesional. Los equipos que encuentra en cualquier oficina, como computadoras, faxes, teléfonos, etc., los encuentra en estas instalaciones. En muchos casos, se puede utilizar el domicilio de estas oficinas como domicilio laboral y también recibir correspondencia allí.

Consulta por servicios similares que sean útiles para tu trabajo y mejoren la imagen de tu negocio. Cuanto más profesional sea el lugar de encuentro, más cómodo se sentirá el cliente y, si cuanto más cómodo, más posibilidades de cerrar excelentes negocios contigo.

Te recomendamos tener cuidado con algunas empresas que ofrecen oficinas temporales pero donde la privacidad brilla por su ausencia. Si buscamos una oficina temporal, queremos que durante el tiempo contratado, el espacio sea nuestro, tal como hemos dicho anteriormente. Prevé, en una visita al lugar, que cada oficina es privada y que no comparte servicios con otras e incluso secretaria. Y sobre todo, que se cuidará la comodidad y privacidad de las visitas que recibas. Solicita la firma de un contrato o acuerdo de partes para asegurar tus servicios.

 

Realizar un desayuno o almuerzo de trabajo.

Otra opción para reunirnos con nuestros clientes es realizar un desayuno o almuerzo de trabajo. Los negocios muchas veces nacen en los momentos más distendidos. Si bien es una excelente alternativa para iniciar una relación con un cliente, también resulta interesante para un encuentro posterior donde tú y tu cliente ya se conocen, y desean salir un poco de la rutina pero sin dejar de lado los atractivos negocios.

Hay algunos restaurantes que ofrecen espacios reservados para desayunos, almuerzos y cenas de negocios. Si en las opciones anteriores, te sugerimos conocer el lugar y revisar instalaciones y servicios; aquí aún más. Y en todo caso, hacerlo será muy disfrutable para ti.

Recuerda que tu objetivo es una negociación, una propuesta comercial, una futura alianza… es: ¡trabajar! Por lo tanto, al elegir el restaurant, considera que los ruidos del ambiente -natural murmullo de los asistentes o la música ambiente- no invadan el área de trabajo reservada.

Finalmente, no es un detalle menor, evaluar el servicio de gastronomía y de camareros que ofrece el restaurant. Si ellos brindan una atención al cliente de excelencia, TU cliente sumará puntos a TU negocio.

Visitar la oficina del cliente.

Esta opción también es muy recomendable. Pensemos que es parte de nuestro trabajo ofrecer siempre alternativas de comodidad para nuestro cliente. Algunos clientes prefieren ser visitados en sus propias oficinas, están muy ocupados, no pueden moverse fuera de la ciudad o bien simplemente lo prefieren para no tener que sumarse al tráfico de la ciudad con su automóvil o lidiar con el transporte público en horarios pico.

Al concertar una futura reunión ofrécele directamente esta opción a tu cliente. Un: “¿Prefiere que nos reunamos en su oficina?” o “¿Prefiere que me acerque a su empresa?”, será más que suficiente para que el cliente sepa que cuenta con tal alternativa. Tu cliente valorará que demuestres interés en buscar su comodidad.

Si no conoces la oficina del cliente, ten en cuenta llevar tus propios elementos de trabajo y material que sea necesario para la reunión o presentación de negocios, incluyendo equipos o materiales que fueran necesarios según el tipo de reunión y según tu negocio. En caso contrario, averigua si disponen de estos recursos en su empresa. Muéstrale a tu cliente que tu puedes trabajar desde tu casa, pero que tu negocio eres TÚ y donde vayas TÚ, van tus ideas, al servicio de tu cliente.

Los clientes buscan resultados, más allá de que trabajas dentro de sus oficinas o como tú y yo, desde nuestros hogares. Asume tu trabajo desde el hogar con profesionalismo, dándo tu máximo esfuerzo y con gran dedicación. Refleja en cada reunión con tu cliente la pasión por lo que haces y cuida cada detalle cuando te reúnas con él fuera de tu oficina en el hogar. Y recuerda, TÚ eres tu negocio, no importa donde realices tu trabajo.

Imagen: mcaretaker – Flickr

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