Cuando tu lista de tareas es abrumadoramente larga

Con una corta lista de tareas de alta prioridad, y una relación de confianza con esas tareas, ¡el mundo es tuyo!

He hablado con varias personas últimamente que tienen listas de tareas del suelo al techo, y eso los abruma. No están solos, puedo entenderlo, y mucha gente tiene este problema.

Si estamos bien organizados, nuestra lista de tareas tiene todo lo que podríamos querer hacer en ella, y cada vez será más larga.

Ese es el buen escenario: la mayoría de la gente no tiene todo en la lista, y las tareas están dispersas en diferentes sistemas y listas, en los buzones de correo electrónico y aplicaciones de mensajería, en las pestañas de los navegadores y en pedazos de papel, y en sus cabezas.

De cualquier manera, finalmente se vuelve tan abrumador que muchas personas renuncian a cualquier orden que estén haciendo y comienzan de nuevo porque el viejo sistema no funcionaba. En realidad, simplemente no tenían una manera de lidiar con el agobio.

Entonces, ¿qué podemos hacer?

Resulta que, varias cosas clave.

Aclarar las prioridades

Llamemos a esto “paso cero”. Si ya tienes claro lo que te importa, estás en la delantera.

Pero piensa en esto: Si no sabes qué es lo importante, ¿cómo puedes concentrarte en algo? Todo parecerá urgente e importante, y estarás disperso en muchas direcciones.

Si sabes qué es lo más importante, puedes concentrarte en eso. El resto puede esperar. Es como si fueras un médico en un hospital, y una persona necesitara una operación de corazón que le salve la vida, y cien personas tuvieran un esguince de tobillo. Te concentrarás en la operación de corazón, y dejarás que los esguinces de tobillo esperen.

Aclara lo que te importa. Haz una lista. Escribe el porqué. Vale la pena pasar 30 minutos en esto.

Aclara lo que es importante esta semana. Y en qué necesitas concentrarte hoy.

Si puedes tener claridad en lo que importa y en lo que debes enfocarte, te hará mucho más efectivo que saltar de una tarea a otra como si estuvieras apagando mil pequeños incendios.

Cambia la forma en la que te relacionas con tus tareas

Piensa en tu lista de tareas ahora mismo, ¿te sientes estresado? Es una señal de que piensas en ellas como cargas, como algo estresante, o como una forma potencial de decepcionar a la gente, de fracasar o de parecer tonto, o tal vez todo lo anterior.

La forma en que a menudo me relaciono con mis tareas es algo como: “Si no hago esta tarea, seré deficiente y decepcionaré a la gente”. Si tengo una lista de tareas que está llena de este tipo de fracasos potenciales, por supuesto que será estresante.

¿Cómo te relacionas con tus tareas?

¿Hay alguna relación más poderosa que puedas crear?

Algunos ejemplos:

• Estoy totalmente comprometido con esta tarea porque es increíblemente importante para mí, así que voy a crear un espacio sagrado de 30 minutos hoy para estar totalmente presente con ella.
• Esta tarea es una oportunidad para mí de servir a alguien que me importa profundamente, con amor.
• Estas tareas son un campo de entrenamiento para que practique la presencia, la devoción, y me sienta cómodo con la rutina.
• Estas tareas son una aventura. Una exploración de un nuevo terreno, un espacio de aprendizaje, una forma de crecer y descubrir y crear y ser curioso.
• Esta lista de tareas es un enorme campo de juego, lleno de formas para que yo juegue hoy.

Estos son algunos ejemplos de mi vida, pero no tienen por qué ser tu lista. ¿De qué manera empoderada te gustaría relacionarte con tus tareas?

Encuentra eso, y practícalo diariamente.

Una lista corta

Me parece útil tener una larga lista de tareas, separadas por área (trabajo, personal, finanzas, etc.) y proyecto, si corresponde. Pero esta larga lista no se puede hacer hoy.

Así que creo una lista corta, de solo las cosas que voy a hacer hoy. La llamo “La lista de la alegría de hoy”. Trato de mantenerla en cinco o seis cosas, aunque a menudo cedo a la tentación de añadir más oportunidades de alegría de las que realmente tengo tiempo.

Si tengo reuniones, esas están en la lista, y cuantas más reuniones tenga, menos tareas me permito poner en la lista.

¿Qué cosas hay que hacer hoy?

¿Qué cosas serían un uso realmente poderoso de tu día?

Solo concéntrate en esas. El resto puede venir más tarde.

El enfoque completo

Con una corta lista de tareas de alta prioridad, y una relación de confianza con esas tareas, ¡el mundo es tuyo!

Lo último que diría es que nos centremos en una cosa a la vez. Si puedes practicar esto con regularidad, el agobio comienza a disminuir.

Lo opuesto a esto es el cambio constante entre las tareas. Haciendo correos electrónicos rápidos, trabajando en una tarea, pero a los 30 segundos de esa tarea vas a revisar tu sitio web o mensajes favoritos, etc.

El enfoque completo es elegir algo importante para trabajar, y luego despejar todo lo demás. Haz que esto sea lo único que tengas delante. Siente el impulso de ir a hacer algo más, respira, y luego vuelve a concentrarte en la tarea.

Deja que sea todo tu mundo. Agradece tener esta tarea frente a ti, esta oportunidad de servir a la gente que te importa, esta oportunidad de jugar y ser curioso, esta oportunidad de aprender y encontrar alegría y placer.

Ahora que he compartido estas ideas de trabajar con una lista de tareas abrumadora, ¿cómo te gustaría ponerla en práctica?

ZenHabits.net es un blog escrito por Leo Babauta sobre la implementación de hábitos zen en la vida diaria. Ofrece sugerencias sobre cómo vivir y también incluye cómo el mismo ha puesto en práctica estos hábitos. Trata temas como la simplificación, la vida frugal, la crianza de los hijos, la felicidad, la motivación, la eliminación de las deudas, el ahorro, la alimentación sana y la creación exitosa de buenos hábitos.