Organización y productividad para trabajadores freelance: 7 consejos

Actualmente, hay más de 17,7 millones de personas que trabajan por cuenta propia o de manera freelance en los Estados Unidos, según un informe reciente de MBO Partners ( pdf ), que sigue la industria independiente.

Trabajar desde casa ofrece una flexibilidad sin precedentes, pero también trae consigo el riesgo de no tener suficiente trabajo y de no saber cuando llega el próximo cheque de pago.

Muchos trabajadores independientes trabajan desde casa, tienen varios jefes, y deben hacer malabares para gestionar varios proyectos a la vez.

Eso hace que mantenerse al día con todo sea especialmente desafiante. La gente de Business Insider publicó siete consejos comprobados que colaboran para que trabajadores freelance se mantengan bien organizados

#1 Mantén un horario diario de trabajo estable.

Trabajar todos los días en un mismo horario es esencial para ser feliz y productivo, indicó Michelle Goodman, una periodista independiente y autora que vive en Seattle. Ella trabaja freelance desde hace más de 20 años y ha escrito extensamente sobre lo que significa mantener una carrera fuera del ámbito del 9:00 a 17:00.

Debido a que los trabajadores freelance normalmente trabajan desde casa y manejan varios proyectos a la vez, «es muy fácil sentir que no tienes una vida«, dice Goodman. Tanto si eres un persona de la mañana, una persona de la noche, o alguien del medio, crear cierta estructura a la cual atenerse contribuye a separar la vida personal y la profesional.

#2 No te comprometas con más trabajos de los que puedes afrontar.

Goodman crea su plan de trabajo semanal con antelación, pero otorgarse algún margen de maniobra es una de sus reglas fundamentales. Ella encontró que cuando era más joven, se comprometía con demasiados trabajos debido a que atendía cada oportunidad que se le cruzaba. Esto no solo hacía su vida innecesariamente difícil sino que además debía rechazar oportunidades fabulosas debido a que tu rutina estaba repleta de otras tareas menos interesantes o menos rentables. “Aprende a decir ‘no’«, sugiere Goodman.

Determina cuánto tiempo te toma completar ciertos tipos de trabajos, y deja hasta una cuarta parte de tu tiempo laboral mensual libre. Goodman admite que hay momentos del año en que está más ocupada o menos ocupada que lo habitual, pero advierte que si tu carga laboral es “a todo o nada”, es muy probable que estés administrando mal tu carga de trabajo.

#3 Mantén todas tus ideas en un solo lugar.

Cuando estás haciendo malabares y trabajando en múltiples proyectos, puede ser fácil que tus escritos, notas y Post-it! se pierdan y conviertan en una maraña caótica. Goodman sugiere mantener un cuaderno físico de ideas como un único lugar de depósito de todos sus pensamientos sobre los diferentes proyectos en los que está trabajando.

También hay gran cantidad de programas y aplicaciones para organizar notas de forma digital tales como Evernote. Holly Reisem Hanna, fundadora del sitio The Work at Home Woman, recomienda el uso de software de gestión de relaciones con los clientes como Trello, que es gratuito.

#4 Asigna tiempo a tus actividades personales.

Debido a que se asigna tiempo a diversos proyectos con anticipación para mantener un ingreso estable, puede resultar fácil olvidar que también debemos asignar tiempo a nuestras actividades e intereses personales, indica Goodman. Si planificas también con anticipación tus vacaciones, te ayudará a mantener tu nivel de productividad y asegurarte que no estarás con corridas de último momento justo antes de tomar esa merecida pausa.

#5 Responde a emails importantes de manera inmediata.

Gestionar adecuadamente el email cuando nos encontramos trabajando en medio de un gran proyecto puede ser difícil y mantenerse al día con los correos electrónicos con clientes y potenciales clientes puede resultar abrumador para cualquier trabajador freelance activo.  Para organizar todo esto se podrían crear carpetas separadas para cada tarea o proyecto en la que estamos trabajando. La desventaja de esta estrategia, sin embargo, es que tendrás que dedicar tiempo a la clasificación de todos los emails que recibes.

Goodman indica que no importa tanto cómo organizar la bandeja de entrada sino que lo más importante es asegurarse de responder a clientes tan pronto sea posible. Los correos “basura” pueden esperar; no así las fuentes de ingresos.

#6 Utiliza algo más que una planilla para realizar el seguimiento de tus finanzas.

Quienes trabajan de manera freelance no pueden darse el lujo de delegar sus finanzas al departamento contable de la empresa. Por eso, es particularmente importante mantener un buen control de sus finanzas personales. Goodman recomienda dedicar un bloque de tiempo cada semana para asegurarse de que sus finanzas se encuentren al día.

Hanna dice que el uso de una simple hoja de cálculo Excel para el seguimiento de sus finanzas puede dar lugar a dolores de cabeza innecesarios. Ella recomienda los servicios contables en línea como GoDaddy de contabilidad ($ 9.99 por mes) o Quick Books de Intuit (a partir de $ 18.86 por mes). Estos programas pueden ayudar a mantener un registro de ingresos y gastos, así como calcular la cantidad que debemos en impuestos de manera trimestral. Si no realizamos un seguimiento detallado de nuestras finanzas, podríamos recibir de golpe una factura de impuestos más elevada de lo previsto.

#7 Genera clientes estables y trabajos básicos o de “anclaje”.

«Ser estratégicos respecto de los trabajos que aceptamos es vital «, dice Goodman. No importa cuál sea nuestra profesión, darle prioridad a los trabajos que son recurrentes por sobre los de “única vez” es vital. Trata de definir un trabajo básico o de anclaje e inclusive un trabajo part-time que sirva como una fuente confiable de ingresos mensuales. Esto ayuda a evitar esa lucha desesperada por conseguir trabajos para pagar las cuentas y otorga algo de tranquilidad.