Cómo organizar tu correo electrónico y ¡tomar el control!

Editor | octubre 11, 2011 | 2 Comentarios

El correo electrónico se ha convertido en uno de los canales más utilizados para el trabajo y también para las comunicaciones hogareñas, inclusive muchos familiares prefieren organizar eventos coordinando todo por mail.

Es tanta la información que debemos procesar que muchas veces perdemos control de la bandeja de entrada y ésta se convierte en un cesto que, si bien no es papelera, pero nos impide ver qué es lo que importa de aquello que solo es para consultar alguna vez en la vida.

Hoy te proponemos un artículo con ideas prácticas para organizar tu correo electrónico y ¡tomar el control!

No esperes más y empieza hoy a poner orden en tus comunicaciones virtuales.

4 Formas de tomar el control de tu correo electrónico

PARTE #1
Los 2 primeros pasos para tener bajo control tu bandeja de entradas

¡Toma el control de tu correo electrónico! ¡Organízalo!

Si tu bandeja de entrada está fuera de control, es posible que desees reconsiderar tus métodos para organizar tu correo electrónico y el vaciado de la bandeja de entrada. Desarrollar un nuevo enfoque al tratamiento de la Bandeja de entrada te puede ayudar a tener un mayor control, mejorar el tiempo de respuesta, y mantenerte al día con las acciones crítica y fechas de vencimiento.

Este artículo incluye los cuatro factores clave que pueden ayudarte a procesar tu correo electrónico de manera más eficiente, tanto en casa como en la oficina. Aunque algunas de las herramientas de productividad mencionadas aquí son específicas de Microsoft Outlook (Outlook 2010, Outlook 2007 y Outlook Web Access), la mayoría de las técnicas, e incluso la actitud de la organización que aquí se describe, puede ayudarte a procesar de manera más eficiente tu correo electrónico y vaciar la Bandeja de entrada, incluso si utilizas otra aplicación de correo electrónico.

1. Establece un sistema de correo electrónico de referencia simple y eficaz

El primer paso hacia una bandeja de entrada organizada es entender la diferencia entre la información de referencia y información de la acción.

Información de referencia es información que no es necesaria para completar una acción, es la información que guardas en caso de que la necesitaras más adelante. La información de referencia se almacena en tu sistema, en una carpeta de correo electrónico de referencia, en la carpeta Mis documentos, o en un sitio de intranet de la compañía, por ejemplo.

La información sobre la acción es la información que debes tener para realizar una acción. Esta se almacena con la acción, ya sea en tu lista de tareas o en el calendario.

La mayoría de las personas reciben una cantidad considerable de información de referencia a través de correo electrónico. A veces tanto como un tercio de tu correo electrónico es información de referencia. Por lo tanto, es esencial contar con un sistema que facilite la transferencia de mensajes de la Bandeja de entrada al sistema de correo electrónico de referencia, una serie de carpetas de archivos de correo electrónico donde se almacenas la información de referencia para asegurarte un fácil acceso a ella más tarde.

Después de hacerte cargo de tu información de referencia, puedes seguir con los siguientes tres pasos para manejar el correo electrónico que necesita de tu acción.

2. Horario ininterrumpido para procesar y organizar el correo

¿Cuántas veces te interrumpen todos los días? Es casi imposible terminar algo cuando hay interrupciones constantes desde el teléfono, la gente aparece en tu oficina y en mensajería instantánea. Así que es importante que dediques tiempo sin interrupciones para procesar y organizar tu correo electrónico.

Muchos mensajes de correo electrónico requieren que tomes una decisión y las mejores decisiones requieren atención, y el enfoque requiere una atención ininterrumpida. Establece una hora regular todos los días para procesar tu correo electrónico para que puedas vaciar la bandeja de entrada. Por supuesto, puedes escanear tu correo durante el día para los mensajes urgentes o peticiones de tu jefe.

Agéndate una cita periódica de una hora al día para procesar tu correo electrónico. Durante esa hora, no contestes el teléfono ni permitas interrupciones, y sólo trabaja en el procesamiento de la bandeja de entrada. También puedes desactivar el sonido de alerta que suena cada vez que recibes un correo electrónico nuevo.

Al principio, necesitarás disciplina. Pero con el tiempo, la disciplina se convierte en hábito. Y después de vaciar por completo la bandeja de entrada, verás el valor de esta hora al día y te apegará a ella.

La vista de conversación en Office 2010 te permite organizar las carpetas de correo electrónico por fecha y conversación. Cuando la vista de conversación está activada, los mensajes que comparten el mismo tema, aparecen como conversaciones que se pueden expandir o contraer, lo que te ayuda a revisar rápidamente y actuar sobre los mensajes o conversaciones completas.

PARTE #2
Cómo dejar tu bandeja de entrada organizada y bajo control

En la 1º parte te conté los dos primeros pasos para tener bajo control tu bandeja de entradas de tu correo electrónico. Se trataba de crear un sistema de correo electrónico de referencia simple y eficaz y en segundo lugar dedicarle un tiempo sin interrupciones a esta tarea. Pero aún hay más:

3. Procesa de un solo elemento a la vez, comenzando en la parte superior

Cuando te sientas a procesar tu correo electrónico, el primer paso es decidir el orden en que se lo procesará. Por ejemplo, puedes filtrar por fecha, por tema, o incluso por el emisor o el receptor del mensaje de correo electrónico. En Outlook 2010, en la ficha Vista, en el grupo de Acuerdo, haz clic en la opción de disposición que desees. Sugerencia: si utilizas Outlook 2010, utiliza el panel de lectura (llamado el panel de vista previa en Outlook 2007) para que puedas ver los mensajes sin tener que abrirlos.

Resiste la tentación de saltar en la bandeja de entrada sin ningún orden en particular. Comienza a procesar el mensaje en la parte superior de la bandeja de entrada y sólo muévete a la segunda después de haber procesado el primero. Esto puede ser difícil al principio, pero a medida que se reduce el número de mensajes a través de unas pocas sesiones, con el tiempo llegarás al punto en el que puedes procesar todos los mensajes que recibes cada día y conseguir regularmente que tu bandeja de entrada llegue a cero.

4. Utiliza el modelo «Cuatro Ds para la toma de decisiones»

El modelo (4 Ds) es una herramienta valiosa para el procesamiento de correo electrónico, que te ayudará a decidir rápidamente qué acción tomar con cada elemento y la forma de sacarlo de la bandeja de entrada.

¿Cuántas veces has abierto, revisado, y cerrado el mismo mensaje o conversación? Esos mensajes están recibiendo mucha atención, pero muy poca acción. Es mejor manejar cada mensaje de correo electrónico sólo una vez antes de actuar, lo que significa que tienes que decidir qué hacer con él y dónde ponerlo. Con el modelo de cuatro Ds, hay cuatro opciones:

Eliminar (Delete it)
Actuar (Do it)
Delegar (Delegate it)
Diferir (Defer it)

En general, puedes eliminar la mitad de todos los correos electrónicos que recibes. Pero algunos tiemblan cuando escuchan la frase «eliminar correo electrónico», por temor a que puedan necesitarlos en algún momento. Eso es comprensible, pero pregúntate sinceramente: ¿Qué porcentaje de la información que guardas realmente utilizas?

Aquí hay algunas preguntas que debes hacerte para ayudarte a decidir lo que deseas eliminar:

¿El mensaje se relaciona con un objetivo significativo en el que estás trabajando actualmente? Si no, probablemente se puede borrar.
¿Por qué guardar la información que no se relacionan con su objetivo principal? ¿La información contiene mensajes que se pueden encontrar en otros lugares? Si es así, elimínalo.
¿El mensaje contiene la información que se referirá a los próximos seis meses? Si no es así, elimínalo.
¿El mensaje contiene la información que estás obligado a mantener? Si no es así, elimínalo.

Outlook 2010 ayuda a deshacerse del «ruido» en la Bandeja de entrada a través de dos nuevos comandos: Ignorar conversación y limpieza de conversación. Si la conversación ya no es relevante, puedes evitar que las respuestas adicionales aparezcan en la Bandeja de entrada. El comando Ignorar mueve toda la conversación y los mensajes futuros que llegan a la conversación a la carpeta de Elementos eliminados.

Ahora ya tienes muchos elementos para mantener tu bandeja de entrada de tu correo electrónico, organizada y bajo control!!

Fuente: Microsoft at Work.
Imagen: Gordon Mkinley – Flickr.

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¿Cómo organizas tu correo electrónico?

¿Tomaste control de la información de referencia y de acción?

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