Cómo organizar y optimizar el tiempo entre reunión y reunión

Esperando al médico o a una amiga, en una oficina pública para hacer un trámite o en una confitería haciendo tiempo para un próximo encuentro de trabajo.

Siempre hay momentos de la jornada en el que nos encontramos haciendo tiempo.

Decimos: «haciendo tiempo» cuando en realidad estamos: «haciendo nada», en la mayoría de los casos; porque lo estamos ¡desperdiciando!

En este artículo te proponemos algunas ideas prácticas para optimizar tu tiempo entre reunión y reunión o en «tiempos muertos».

Cómo Optimizar el Tiempo entre Reunión y Reunión

Autor: Paola Díaz para Organizarte Magazine.

¿Cómo hacemos para organizar nuestras actividades como coordinadoras del hogar, administradoras de nuestras oficinas desde casa y mujeres trabajadoras móviles?

¡Sí, es un gran desafío! Pero todo resulta mucho más sencillo con la tecnología de nuestro lado, ya sea una notebook o un teléfono inteligente, especialmente cuando hay tanto tiempo que estamos desperdiciando.

Desde aquí te estoy escuchando: ¡me dices qué más organizada no puedes estar! ¡Que el tiempo no te alcanza! Pues lo primero: si acuñamos esta frase y la repetimos una y otra vez, ¿qué imaginas que obtendremos? La actitud incorrecta si deseamos alcanzar un alto nivel de productividad. Nos mentalizaremos de forma negativa para trabajar en nuestra organización y justamente lo que necesitamos es asumir una actitud positiva que nos permita ejercitarnos a diario y llevarnos a un nivel superior de orden, planificación y organización.


Ahora sí con la actitud correcta, veamos cómo podemos optimizar el tiempo entre reunión y reunión. Porque ahí sí tenemos un tiempo maravilloso que desperdiciamos, cuando nos quedamos esperando en el bar pasando revista a un magazine con poco valor para el trabajo, espiando el programa de turno en el televisor del lugar o bien dejando que pase el tiempo, ¡grave error!

Vale una aclaración: si lo que deseas es hacer un receso en tu trabajo, es muy válido aprovechar estos entretiempos para descansar del trabajo, almorzar, tomar un café y disfrutar de estos pasatiempos. En ese caso, ¡disfrútalos! Sin embargo, para desconectar de la rutina del trabajo, tal vez encuentres una mejor forma de hacerlo, incluso también planificada, con más tiempo y más distendidas.

Pongámonos en acción. Con una computadora portátil o con un teléfono inteligente no hay excusas para aprovechar tus «tiempos muertos».

Aquí te compartimos algunas ideas prácticas para optimizar el tiempo entre reunión y reunión

Revisar tu agenda

Nada como una buena agenda para mantenernos organizadas. Sea una agenda de papel tradicional o una aplicación online, la mejor es la que sabe guiarnos durante nuestra jornada  de trabajo en todo momento. Un tip fundamental de organización es tenerla siempre a mano y, ante cualquier duda, ¡consultarla! Si está agendado, ¡hay que realizarlo! Si es necesario un ajuste, ¡hay que hacerlo cuando lo requiera!

Durante tus entretiempos, revisa tu agenda para ver cuáles son tus próximas actividades del día. Ajústate a lo agendado para aprovechar cada hora. Aprovecha para agendar futuras reuniones o hacer alguna anotación recordatoria de próximas tareas a realizar cuando llegues a tu oficina. No dejes que el estar en un receso tire tu organización por la borda.

Revisa tus mails

Un tip práctico que te ayudará a aprovechar estos tiempos muertos es revisar tus mensajes electrónicos. Mientras estamos en un lugar público como una confitería no siempre el ambiente es apropiado para trabajos que requieran concentración. Por lo tanto, revisar tus mails de modo general puede ser una tarea ideal. Revisa, responde lo que no lleve más de un par de minutos y lo que requiera una acción más detallada, más estudio o más tiempo, márcalo para retormarlo en otro momento.

Este tip te mantendrá al tanto de tus comunicaciones dentro y fuera de la oficina. A su vez esta tarea, generará algunas acciones que también son posibles de ejecutar desde donde te encuentres. Por ejemplo: agendar nuevas reuniones, modificar proyectos, empezar el borrador de alguna nota o propuesta, o bien, revisar alguna existente, realizar llamados, etc.

Revisa tu presentación

Si estás esperando para reunirte con un cliente, una idea práctica para aprovechar el tiempo es repasar tu presentación. Es probable que al tratarse de una propuesta comercial o presentación formal, has trabajo lo suficiente en ella días previos a la reunión. De todos modos, ultimar detalles no viene mal. También es una manera de empezar a conectar con el siguiente tema en tu agenda, «poner tu cabeza» en el próximo cliente y disponer todo tu ser emocionalmente para un encuentro exitoso.

Un detalle importante: no caigas en la tentación de modificar tu presentación a último momento. Una cosa es revisarla y otra es modificarla de raíz media hora antes de compartirla con tu cliente. Confía que has invertido tiempo previo en prepararla y ya es suficiente. Ahora sólo dedicate a hacer una revisión general y enfocar tu visión y actitud en positivo.

Realizar un llamado

Si en el ambiente no hay tanto ruido, otra buena forma de aprovechar este tiempo, es haciendo algunos llamados. Los contactos con nuevos clientes exigen más tranquilidad para una mayor concentración -y una mejor primera imagen-, por lo que, la sugerencia es que los reserves cuando llegues a tu oficina.

Si no tienes alternativa, pues adelante, ¡estamos para atenderlos! Verifica que la tecnología esté de tu parte. Prevé que estás en condiciones de hablar con ellos desde afuera de tu oficina, chequea la batería de tus dispositivos y otros ajustes para lograr una buena comunicación desde donde te encuentres.

En el caso de que te comuniques a través de Skype, verifica también la calidad de la conexión del lugar.

Revisar tus lecturas diarias

Es parte de nuestro trabajo estar al día con las novedades profesionales: tendencias, nuevos productos, movimientos del mercado en el que nos desarrollamos, noticias del mundo empresario, del país, de diarios, revistas, blogs, etc. Un mundo de información que a veces resulta abrumador. Por lo tanto, también dedicaremos tiempo oficial y únicamente a ello en algún momento del día.

En este caso, aprovecha este «tiempo muerto» para chequear algunas noticias de interés para tu actividad laboral. Además, las novedades del día ayudan a «romper el hielo» con nuevos contactos. Por otro lado, noticias de último hora, pueden ser influyentes en nuestras propuestas.

Recuerda que tu objetivo es no desperdiciar este entretiempo, así que no te dejes seducir por las noticias de moda, diversión, farándula; excepto claro que sean parte de tu trabajo.

Con la tecnología de nuestra parte y el desarrollo de nuevas habilidades para ser mujeres productivas, estamos en condiciones de disfrutar mucho más la vida laboral y… personal.

Imagen: Mobile Edge Laptop Cases – Flickr

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¿Y tú cómo aprovechas el tiempo entre una reunión y otra?
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