Cómo organizar y optimizar la administración de tu correo con MS Outlook

Todos los días las nuevas tecnologías nos sorprenden con más recursos originales para trabajar y para organizarnos mejor.

La práctica es la única consejera que nos dice cuál es el mejor para cada usuario.

La administración del correo electrónico puede ser una tarea fastidiosa, que resultará en la famosa «pila virtual de papeles» que se acumula en nuestra bandeja de entrada.

En este artículo te compartimos 7 ideas para organizar tu correo con MS Outlook. Toma nota, pon en práctica y cuéntanos cómo te fue.

¡Organízate!
7 maneras de optimizar la administración de tu correo con MS Outlook

1° PARTE: Funciones Básicas

Nada más difícil que encontrar el correo que necesitas si tu buzón está desorganizado. Pero no te preocupes, este lío puede ser remediado.

Microsoft Outlook te ofrece grandes herramientas para clasificar y ordenar tus mensajes con criterio y de forma muy sencilla. Outlook puede inclusive aumentar tu eficiencia y productividad. Ya sea que estés usando Outlook 2010, Outlook 2007 o Outlook 2003, estarás en mejores condiciones de tomar las riendas de tu correo.

Podrás utilizar una o más herramientas de las que nombramos aquí para que te sea más sencillo encontrar la información que necesitas en tu buzón de mensajes.

A continuación te damos 7 funciones de Outlook para lograrlo.

1. Ordena tus mensajes con rapidez

El Outlook 2010 trae grandes novedades con el fin de organizar mensajes por fecha y agrupándolos por conversación. Cuando usas esta función, aquellos mensajes que comparten el mismo asunto aparecen como conversaciones y pueden ser visualizadas, expandidas o contraídas haciendo clic en el ícono a la izquierda del asunto. Los mensajes que componen cada conversación son ordenados con el más reciente al principio. Cuando se recibe un nuevo mensaje, toda la conversación se traslada a la parte superior de la lista de mensajes, ayudando a hacer el seguimiento de las discusiones de correo electrónico en un instante.

También puedes reducir el tamaño de las conversaciones mediante la función Limpieza que borra los mensajes duplicados.

2. Agrupa los mensajes similares en carpetas

Creando nuevas carpetas en tu buzón, puedes encontrar mensajes relacionados entre sí. Por ejemplo, puedes agrupar tus mensajes por tema, proyecto, contacto o alguna otra categoría que tenga sentido para ti. Puedes inclusive agrupar aquellos que te mande tu jefe o los relacionados con tareas que debes completar.

3. Crea carpetas de búsqueda para encontrar tus mensajes más rápidamente

Las carpetas de búsqueda son una forma veloz y conveniente de ver colecciones predefinidas de mensajes. En realidad ellas mismas no almacenan mensajes, son carpetas virtuales que ofrecen una vista de los mensajes almacenados en su buzón dependiendo de los atributos que le hayas definido. Outlook provee carpetas de búsqueda por defecto—tales como Mensajes no leídos—pero también puedes crear las tuyas. Puedes por ejemplo ayudarte a encontrar información relativa a un particular proyecto, cliente o evento.

En todas las versiones de Outlook, especifica si deseas utilizar una carpeta de búsqueda predefinida o crear tu propia carpeta personalizada, y luego sigue las instrucciones en la pantalla.

Te propongo que comiences a poner en práctica estas nuevas funciones y me comentes tu opinión sobre ellas. En nuestro próximo encuentro te contaré sobre las otras funciones. Ahora, ¡manos a la obra!

2° PARTE: Funciones Avanzadas

Arriba te presenté todas las funciones que MS Outlook trae para hacer que tu correo electrónico sea una herramienta eficaz. A continuación, te contaré 4 funciones adicionales, como por ejemplo filtros y reglas, que te ahorrarán tiempo y dejarán tu buzón de correo impecablemente organizado.

4. Direcciona eficientemente tus correos mediante reglas

Creando reglas en Outlook, puedes desempeñar acciones para tus correos, tanto entrantes como salientes, basado en un criterio establecido. Por ejemplo, puedes reenviar en forma automática a tu jefe correos enviados por algún cliente apenas ingresan en tu buzón, o asignar la categoría de ventas a todos los mensajes que envíes y que contengan la palabra “Ventas” en el asunto, y más aún. Direccionar tus correos no solo organiza tu buzón sino también te libera tiempo que dedicabas a direccionar tus correos.

5. Reduce los correos no deseados mediante filtros

Mantén tus correos no deseados y molestos fuera de tu buzón utilizando el filtro de correos basura de Outlook. Estos filtros envían correos marcados como basura a una carpeta separada en tu buzón. En cualquier momento puedes revisar esa carpeta para asegurarte de que no haya algún correo legítimo que haya sido desviado por error y corregir los parámetros del filtro para que no vuelva a suceder.

6. Asigna categorías por color

Asigna una categoría por color a mensajes interrelacionados y a otros ítems de Outlook como notas, contactos y citas para identificarlas y organizarlas fácilmente.

7. Marca correos para su seguimiento

Puedes utilizar la Marca de seguimiento, función para marcar los mensajes de correo electrónico y las tareas para ayudarte a clasificar y definir las acciones. Te servirá para recordar para dar seguimiento a un problema, establecer un aviso para un mensaje o un contacto, etc. Tenga en cuenta que cuando se crea una tarea y establece una fecha de vencimiento, la tarea se marca automáticamente para que no se te pase más allá de la fecha prevista.

Seguramente cuando le tomes la mano a todas estas funciones tu buzón de correo será la envidia de tus colegas y notarás una mejora notable en la administración de tu correo electrónico. Espero tus comentarios para saber si estabas al tanto de estas funciones y de los resultados obtenidos con su uso. No dejes de escribirme!

Imagen: baldiri – Flickr.
Fuente: Microsoft at Work.

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