Cómo organizar tu viaje de negocios con tiempo

Un viaje de negocios, a priori, parece menos interesante que un viaje de vacaciones. Pues… bueno, reconocemos que no es lo mismo.
Sin embargo, un viaje de negocios nos aportará: una nueva visión de la ciudad de destino, nuevas costumbres de sus habitantes, nuevos contactos profesionales, incluso una nueva forma de trabajar y con ello ¿por qué no nuevas IDEAS que refresquen nuestro trabajo diario?
Necesitamos afrontar el viaje con la actitud correcta para aprovechar la experiencia y además una excelente organización para aprovechar el tiempo.
Hoy te compartimos algunas ideas prácticas para organizar tu viaje de negocios con tiempo.
¡Organízate y obtén lo mejor de tu viaje!

Cómo organizar tu viaje de negocios con tiempo

Un viaje de negocios, a priori, parece menos interesante que un viaje de vacaciones. Pues… bueno, reconocemos que no es lo mismo.

Sin embargo, un viaje de negocios nos aportará: una nueva visión de la ciudad de destino, nuevas costumbres de sus habitantes, nuevos contactos profesionales, incluso una nueva forma de trabajar y con ello ¿por qué no nuevas IDEAS que refresquen nuestro trabajo diario?

Necesitamos afrontar el viaje con la actitud correcta para aprovechar la experiencia y además una excelente organización para aprovechar el tiempo. ¡Obtén lo mejor de tu viaje de negocios!

Algunas ideas prácticas para organizar tu viaje de negocios con tiempo:

• Agenda posibles viajes de negocios durante el año.
  Ya sea que trabajes por tu cuenta o en relación de dependencia, lo ideal para una excelente organización de tu viaje es que revises el año calendario para tu empresa y agendes los posibles viajes.
  Revisa fechas especiales para tu negocio: ferias o exposiciones, congresos  y otros eventos relacionados que puedan realizarse fuera de tu ciudad, en tu país o en el exterior.
  Compra revistas sobre eventos y ferias empresarios, para ponerte al día y no perderte de nada en el mundo.
  Cuanto antes agendes tus posibles viajes, más tiempo tendrás para organizarlos de manera impecable.
• Verifica que el hotel y lugar de destino te ofrezca comodidades para trabajar.
  Cuando viajamos por trabajo debemos estar más atentos a otras necesidades, además del comfort natural que buscamos durante las vacaciones.
  Evalúa el hotel por sus comodidades básicas pero sobre todo evalúa: la distancia con tu lugar de trabajo, ya sea las oficinas de tu empresa en esa ciudad, o bien el lugar de la exposición, etc.  No querrás pasarla viajando cientos de kilómetros, cuando este tiempo podrías aprovecharlo para disfrutar de algunos lugares típicos de la ciudad como un bonus track a tu viaje de negocios.
  Visita la web de los posibles hoteles. Chequea la ubicación y la forma de acceso al centro de la ciudad, a tu lugar de trabajo. Revisa el mapa de la ciudad y los medios de transporte público disponibles. Consulta las alternativas de transporte privado como: servicios de remises o taxis dentro y fuera del hotel.
  Verifica el equipo de trabajo que ofrece el hotel. Consulta por el servicio de WI-FI o conexión a Internet disponible en el hotel. Algunos hoteles disponen de centros de trabajo para quienes requieren más intimidad y tranquilidad para trabajar. Allí también encontrarán servicios de telefonía, fax, impresión, etc.
• Compra los pasajes con tiempo.
  Aprovecha oportunidades de descuento y promociones durante ciertas épocas del año. Primero, consulta a tu empresa para revisar si ellos tienen alianzas con alguna agencia o agente de viajes. Seguramente de ser así, te pondrán al tanto. Pero de todos modos, sé proactiva y toma la organización de TU viaje en TUS manos.
  Segundo, si viajas con otras personas, quizás puedas obtener buenos descuentos por grupo. Si trabajas por tu cuenta, es posible que trabajes en red o tengas tus redes de contactos profesionales. Revisa tu agenda de viajes de trabajo con colegas y evalúa posibles viajes en grupo.
  Tercero, es momento de revisar opciones de tu tarjeta de crédito, tu banco amigo u otras tarjetas de clubes de consumidores/lectores/membresías, etc. Actualmente son varias las opciones de descuentos que encontrarás en distintos tipos de clubes de fidelización, e incluso en sitios de cupones y descuentos.  Infórmate con tiempo para tomar ventaja de los beneficios.
• Ten lista la documentación necesaria.
  Ya sea que viajes dentro del país o fuera de él, verifica la documentación necesaria: desde documento de identidad y pasaporte al día, visa -si es necesaria-, hasta otros papeles que pueda requerir tu viaje, como invitaciones, tarjetas de presentación de la empresa, folletería para intercambiar, identificaciones para la visitar la exposición o feria, muestras de tu trabajo para presentar a potenciales clientes o contactos, etc.
• Consulta tu lista de contactos.
  Además de la documentación, es hora de revisar la persona de contacto en el lugar de destino. De ser posible, comunícate con ella antes del viaje para ultimar detalles de tu viaje.
  Especialmente, si esta persona es quien organizará tu estadía en la ciudad, verifica que esté todo OK para recibirte. Pregúntale por su disponibilidad y responsabilidades respecto de tu viaje y estancia. A veces no es una sola persona la que está a cargo del viaje y querrás saber el nombre y datos de contacto de todo el equipo que te apoye en tu viaje.
  Al margen de los contactos de tu empresa, tal vez desees aprovechar el viaje para reunirte con algunos contactos de tus redes de contacto profesionales. Anuncia tu viaje a algunas personas que sean de tu interés. Las redes sociales son magníficas para empezar a conocernos y trabajar con colegas. Pero una reunión cara a cara afianza esos vínculos que iniciamos virtualmente.
• Organiza el tiempo de tu vuelo.
  Averigua cuánto durará tu vuelo. Nada mejor para ser una mujer trabajadora organizada que aprovechar el tiempo en vuelo.
  Lleva tu equipo de trabajo básico al viaje. Recuerda que ya verificaste si el hotel te ofrecerá todo lo que necesitas para trabajar. No cargues con equipo demás. Si tu notebook es tu compañera más fiel para trabajar, entonces el viaje en avión resultará más corto y ¡productivo! La espera en los aeropuertos a veces puede resultar tediosa… saca partido del tiempo de espera.
  Aprovecha la espera para revisar mails, lecturas diarias, noticias de actualidad de la ciudad a la que te diriges, revisar una presentación o llevar un diario de tu viaje en papel o… vía un estupendo blog.
• Organiza tu equipaje.
  Hoy no hablamos puntualmente de cómo organizar tu equipaje. Pero te dejamos algunas ideas específicas para tu viaje de negocios:
  1. Si es de negocios, lleva la ropa más adecuada para los «negocios». El resto se queda en casa.
  2. Si es un viaje corto, de uno o dos días, un par de equipos de trabajo serán suficiente. El resto se queda en casa.
  3. Si es una viaje más extenso, recuerda la regla 1. El resto se queda en casa.
  4. Si vas a una empresa, feria, ciudad que no conoces; revisa las normas de etiqueta para la vestimenta de negocios en el lugar o para la ocasión. El resto se queda en casa.
  5. Si te vas de viaje de negocios, una maleta para tu ropa y un bolso de mano serán suficiente. Una netbook es ideal para estos viajes, cárgala en tu bolso de mano y te ahorrarás de un bolso MÁS para tu equipo de trabajo.

Imagen: xlibber – Flickr.

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¿Cuánto tiempo antes empiezas a organizar tus viajes de negocios?
¿Son viajes cortos o extensos? ¿Tienes tiempo de organizarlos con suficiente tiempo?
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