Cómo ser más productiva con una agenda en papel

Aunque tengas una muy buena memoria, una agenda es un excelente elemento de trabajo. Si no estás acostumbrada a utilizar una, piensa seriamente en empezar una vida NUEVA en su grata compañía.

No tiene que ser la agenda más moderna, ni la más cara, ni la más grande. Debería ser la agenda que más se ajuste a tus necesidades. Hay muchas opciones en el mercado.

Hoy te compartimos ideas prácticas para ser más productiva con una agenda en papel.

Nunca mejor dicho: ¡toma nota!
Ponte en acción para ser más productiva!

Cómo ser más productiva con una agenda en papel

Autor: Paola Díaz para Organizarte Magazine. 

Aunque tengas una muy buena memoria, una agenda es un excelente elemento de trabajo. Si no estás acostumbrada a utilizar una, te sugerimos que pienses seriamente en empezar una vida NUEVA en su grata compañía.

Una agenda te ayudará a organizar tus actividades diarias, a tener presente tus obligaciones como ama de casa o como mujer trabajadora. Te ayudará a tomar nota de aquellas cosas que surgen durante el día y no sabemos dónde registrarlas o… bien lo hacemos en decenas de papelitos que luego no sabemos dónde están. Será tu aliada para mantenerte en control de tu tiempo y no al revés.

Veamos algunas ideas prácticas para ser más productivas con una agenda en papel.

Define la utilidad de tu agenda.

Me dirás: «¡Organizarme!». Pero seamos más específicas. Antes de salir corriendo a comprar la agenda más moderna del mercado, define cuál será su utilidad, para qué quieres una agenda en papel. ¿Será tu única agenda? ¿Será solo personal o solo laboral? ¿La usarás para organizar toda tu vida? ¿O acaso necesitas un apoyo en papel para tomar nota de tus apuntes e ideas?

• Tip: utiliza una sola agenda para ser más productiva con tu tiempo. De lo contrario estarás cargando información en varias agendas, anotadores, etc. y esto no resulta productivo. Si te olvidas de registrar algo en una de ellas, ya estarás perdiendo el control de tu tiempo.

Define el tamaño de tu agenda.

Utiliza una agenda de bolsillo si eres de las personas que no necesita registrar en detalle sus actividades o únicamente necesita un «ayuda memoria» para desempeñarse durante la jornada. También es una cuestión de practicidad para movernos. Muchos caballeros prefieren las agendas pocket -o de bolsillo- porque son fáciles de trasladar. Y muchas mujeres también las prefieren por el mismo motivo. De pronto, si no eres de las que gustan ir cargando un gran bolso de mano o la guardas en un delgado portafolios, pues ve ahora mismo detrás una agenda pequeña.

• Tip: compra una agenda mediana a grande si eres más detallistas con el registro de tus actividades y si te sientes cómoda integrando TODAS tus actividades en un solo lugar.

Define el modelo de tu agenda.

Por supuesto: ¡cómprala a tu gusto! Después de todo también se han convertido en lindos accesorios de moda además de ser elementos que ayudan a la productividad diaria. Evalúa si prefieres aquéllas con espiral que al finalizar el año pues… tendrás que hacer una nueva compra. O bien, una con ganchos que tal vez te permita hacer una inversión más fuerte pero con la ventaja de que el año siguiente solo deberás reponer sus hojas. 

• Tip: cerciórate de que al comprar tu agenda con ganchos sea fácil conseguir su repuesto el año siguiente.

Utiliza un calendario anual.

Nada mejor que tener un panorama del año siempre a mano. La mayoría de las agendas trae un calendario anual pero verifica este detalle antes de comprar una. Coloca el calendario inmediatamente después de la carátula, así será más sencillo consultarlo.

• Tip: incluye un calendario anual del año anterior y el siguiente.

Utiliza colores para organizarte.

Ponle color a tu agenda y a su vez, sé más productiva. Utiliza diferentes colores para tus diferentes actividades. Facilítate las tareas del día encontrando más fácil qué hacer cada día. Utiliza lapiceras, fibras o bien, post-it o etiquetas adhesivas.

• Tip: emplea post-it rojos para tus actividades urgentes.

Utiliza un folio como archivo temporal.

Coloca un folio inmediatamente después de la caráctula o al final de la agenda. Guarda en él los papeles, folletos, facturas, etc. que vayas acumulando durante la jornada. Al final del día, encárgate de vaciar el folio y decide qué hacer con cada papel: lo archivas donde corresponda, haces algo con él en el momento, agendas qué hacer con él más adelante o bien, ¡lo tiras!

• Tip: compra un folio fuerte que resista todo el año y que sujete bien tus papeles.

 

Agrega tus notas.

La mayoría de las agendas traen algunas hojas sueltas al final para tomar notas. Si no es así, compra algunas en tu librería. Te servirán para registrar tus ideas. Tu agenda NO es un cuaderno de notas. Pero las ideas nos llegan en cualquier momento, por ello, sé previsora y déjales un espacio TAMBIÉN en tu agenda diaria.

• Tip: intercala la hoja con tus anotaciones en el día correspondiente. Al flinalizar el día, al igual que con tus papeles, decide qué hacer con estas notas. No dejes que se acumulen. Haz algo con ellas.

Define la sincronicidad con tu agenda online.

En el caso de que te sientas cómoda trabajando en Internet, sólo en este caso, utiliza la aplicación más simple y que realmente aporte a tu sistema de organización. No queremos pasar nuestro tiempo dilucidando cómo usar un complejo método de organización. ¡Todo lo contrario! Busca un método que facilite registrar tus actividades. Recuerda: si lo tuyo no es Internet, manéjate únicamente con tu «aliada» en papel.

• Tip: utiliza tu agenda en papel para registrar tus actividades semanales y diarias, y tu agenda online, para tus eventos mensuales y anuales. Estas aplicaciones suelen permitirte crear recordatorios que llegarán uno, dos o varios días -según lo crees- previos al evento en cuestión. ¡Son MUY útiles para no perderte nada!

Semanalmente revisa tu agenda para ver cómo vas con tus actividades. Fíjate que te quedó de la semana anterior y deberás pasarlo a la siguiente. Vacía tu folio y haz algo con tales papeles. Revisa tus anotaciones con frecuencia y registra las actividades que sean necesarias realizar en consecuencia. Mantén al día tu agenda y ¡disfruta una vida más productiva!