Los pequeños emprendedores que trabajamos desde casa nos enfrentamos siempre al desafío de organizar los papeles y documentación sin que nos invada el hogar.
Pero ¿cómo hacen las grandes empresas con un caudal mucho mayor de papeles? ¿Acaso utilizan un sistema diferente y del cual podemos aprender los pequeños administradores de negocios? ¿O… se trata de un método universal para todos?
Hoy te proponemos un artículo con tips básicos para organizar un archivo en una empresa.
Método, acción y mucha, mucha práctica.
Cómo organizar un archivo de la empresa
Fuente: Páginas Amarillas.
Existe una gran diferencia sobre cómo organizan sus archivos las diferentes empresas. Algunas, nunca encuentran nada, o si lo consiguen es después de un gran esfuerzo. Otras, sin embargo, localizan al instante un documento que alguien les ha solicitado aunque ese documento sea de varios años atrás.
La diferencia radica en la forma en que unos y otros han organizado el archivo de sus documentos, pero básicamente se trata, en resumen, de un problema de método.
En las empresas pequeñas, lo primero es ordenar y saber dónde hay que dejar la documentación que llega a la empresa. A veces ocurre que los papeles están repartidos entre el bolsillo del empresario, la guantera del carro, el asiento trasero, la mesa de noche, las gavetas de la mesa del gerente (o del dueño), sobre las mesas y en un sin fin de lugares de difícil descripción.
Así pues, es necesario habilitar un lugar dónde depositar todos los documentos que llegan. Si la empresa no es muy grande, una sencilla caja de cartón es suficiente, la idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados o archivados.
Si alguien quiere llevarse algún documento, es aconsejable entregar una fotocopia. Si la persona necesita el original, se coloca dentro de la caja la fotocopia junto con una hoja dónde conste qué trabajador, fecha y motivo por el cual se ha llevado el original, dicha hoja debe estar firmada por quien lo ha solicitado.
Así pues, para organizar un archivo, lo primero que se necesita es tener espacio y disponer de tantos archivadores como se requieran, hace falta un archivador para cada cosa: uno para proveedores, otro para clientes, otro para faxes recibidos, etc.
Por ejemplo, si se tienen diez cuentas en cinco bancos, es necesario tener un archivador para cada cuenta. En este caso, se tendrán entonces diez archivadores sólo para los bancos. Únicamente, si se tienen muy pocos movimientos en algún banco, se podrá compartir el archivador con otro banco, pero siempre teniendo las cuentas perfectamente separadas.
Una excelente sugerencia, es que en el lomo de cada archivador debe tener escrito de qué se trata: facturas de proveedores, facturas de clientes, impuestos, nóminas, seguros sociales, etc. Al final de cada año, se retiran los documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacíos para iniciar el nuevo año, y se pasan a unos archivadores definitivos donde se guardarán por separado y perfectamente rotuladas.
En conclusión, organizar un archivo de la empresa es muy sencillo, el todo está en tener un buena técnica para obtener los mejores resultados.
Image: Chris Blakeley – Flickr.
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