Cómo organizar el trabajo desde casa cuando compartimos oficina

Si trabajar desde casa requiere de un ejercicio diario de autodisciplina y organización, trabajar desde casa compartiendo la oficina, ¡lo es un poco más!

Ya sea que compartamos la oficina con nuestro marido o bien con una amiga, hay mucho trabajo aquí para hacer: evaluar tiempos en casa, ¿se comparten recursos? Y cuando hablamos por teléfono o vía Skype, ¿hay netiquette compartida para guardar silencio?

¿Qué hacemos con documentación y archivos en papel? ¿Hay frontera virtual o real?

Hoy te proponemos ideas prácticas para organizar el trabajo desde casa cuando compartimos una oficina.
¿Es tu caso? ¿Estás pensando en esta alternativa?

¡Empecemos!

Cómo organizar el trabajo desde casa cuando compartimos oficina

Autor: Paola Díaz para Organizarte Magazine.

Si trabajar desde casa requiere de un ejercicio diario de autodisciplina y organización, trabajar desde casa compartiendo la oficina, ¡lo es un poco más!

¿Buscas el equilibrio entre la vida personal y profesional? El trabajo desde casa puede darte muchas satisfacciones. El tema es que instalarnos y acomodarnos a esta nueva forma de desarrollar nuestras actividades laborales, requiere de un tiempo de adaptación, encarar la organización de la jornada laboral de una manera diferente, necesitamos ser más productivosy disciplinados.

Si a esto le sumamos el compartir la oficina con nuestro marido o una amiga, es fundamental evaluar la situación a conciencia.

Veamos aquí algunas ideas prácticas para organizar el trabajo desde casa «conviviendo en armonía»:

Considerar el espacio disponible en casa.

Antes de organizar, empecemos por la disponibilidad. Un rincón en el hogar para organizar la oficina es una oportunidad para iniciar en el caso de una persona, pero no tan recomendable para más. Si dispones de una habitación para la oficina futura, avanza; si no, evalúa otras alternativas. Recuerda que buscamos el equilibrio entre la vida personal y laboral, anhelamos un nuevo estilo de vida profesional que nos aporte confort y la posibilidad de disfrutar más de otros aspectos de la vida, como la familia y la realización fuera del ámbito laboral, que también es necesaria. Por ello, sumemos ideas que aporten a este nuevo estilo de armonía para trabajar.

Si tu marido y tú aspiran a trabajar desde el hogar, pero aún no disponen del espacio, tal vez encuentren otras opciones momentáneamente; pero NO fuercen la situación porque será inevitable caer en conflictos «internos» y generar desorden al trabajo de ambos, y a la casa en general.

 

Considerar el tipo de trabajo de ambas partes.

¿Estarás recibiendo tú o tu compañero, clientes en la oficina? ¿Tu trabajo o el de tu compañero, requiere de mucho espacio para, por ejemplo, maquetas, atriles, escritorios adicionales, espacio para depositar materiales, alguno necesitará de que la oficina sea un taller propiamente dicho, etc.?

Si ambos ofrecen servicios todo resulta más sencillo de organizar. Sin embargo, será un punto y aparte el tema de la documentación y archivos de sendos negocios. Si alguno comercializa productos, tal vez necesite espacio también para recibir o elaborar la mercadería, preparar los pedidos, dejar depositados productos para futuras entregas.

Similar al tip anterior, inicia el proyecto «compartiendo oficina desde casa», únicamente si ambos podrán compatibilizar sus trabajos sin inconvenientes, sin interferir, interrumpir o incomodar a la otra parte. De lo contrario, abstenerse es lo mejor.

Considerar la forma de trabajo de ambas partes.

Este es un punto muy importante. Quizás dispongas de espacio, el tipo de trabajo sea ideal para que trabajen juntos, pero si las formas de trabajo no son compatibles. ¡estamos en problemas!

Es fundamental evaluar si los dos podrán trabajar bajo el mismo «techo». Hay personas que están acostumbradas a trabajar solas, en una oficina a SOLAS y se distraen en compañía. Sobre todo, si tu potencial compañero, por ejemplo, viene de una casa donde disponía de una oficina para él SOLO. Lo mismo en tu caso. ¿Será feliz la convivencia en la nueva oficina compartida? Siéntate con tu potencial partner a pensar este punto muy bien antes de dar el paso.

Definir espacios para no invadir.

Ahora sí, habiendo hecho las consideraciones de evaluación previa a dar el primer paso, ya empezamos a organizar. Acto siguiente: definamos espacios para no invadir a nuestro compañero de oficina en el hogar.

La primera sugerencia es que delimiten espacio dentro de la habitación. Por más pequeña que parezca tu oficina, si organizamos sus muebles y elementos, seremos capaces de organizarnos y optimizar espacios.

Define dos estaciones de trabajo: determina claramente parte del escritorio y respectivas sillas para cada trabajador. Con las estaciones de trabajo definidas ya disponemos de territorio para acomodar los elementos de trabajo.

Por supuesto, que esta delimitación no pretende ser como una soga infranqueable en medio de una habitación como jugábamos de niños. Pero sí estas estaciones, como en muchas empresas, ayudan a organizar el trabajo, respetar el trabajo del otro y saber dónde encontraremos cada cosa que pertenece a respectivos negocios.

Definir archivos para la documentación.

Para mantener ambos negocios en orden, ¡no mezclemos los papeles!

Utiliza una bandeja de entrada para cada escritorio en la que puedan poner todos los papeles, cartas, folletos, revistas, etc. que se reciban. Es común durante el día empezar a encontrar papeles que no sabemos donde van y los dejamos sobre el escritorio, cuando te das cuenta tienes un montón de papeles que simplemente se han apilado y ensucian tu escritorio, tu trabajo y ahora, ¡el de tu marido! Lo que llegue a tus manos, deposítalo en esta bandeja de entrada -la tuya o la de tu compañero de oficina en casa-.

Para ganar espacio, ¡sube la documentación! Utilizar estantes para cada trabajador, les permitirá poner las carpetas, biblioratos o demás documentación arriba, donde ganemos espacio. Tal vez dos o tres estantes para cada uno, sean suficientes para empezar a organizar la oficina.

Para ganar espacio, comparte un archivo. También puedes comprar un pequeño mueble donde archivar carpetas colgantes o de pronto, papeles que no se utilicen a diario como los que ubican en los estantes. Compartan algunos cajones, etiquétalos para una mejor y rápida visualización.

Escribir normas de netiquette «light».

La netiquette o etiqueta en Internet también es necesaria al compartir tu oficina en casa. Siéntate con tu compañero a escribir algunas pautas, que pueden ser pocas; pero deben ser respetadas para que aporten a la convivencia de la oficina.

No es cómodo hablar con un cliente por teléfono o vía Skype si tenemos de fondo ruidos muy molestos o incluso otras conversaciones en voz muy alta. No sólo hablemos de clientes, tampoco es cómodo elaborar un informe o redactar una carta cuando nuestro compañero está, por ejemplo, grabando un audio o practicando una disertación para un evento.

Definamos normas de buenas costumbres en la oficina compartida: ¿habrá horarios especiales para comunicarnos con los clientes? ¿Todo el día? ¿Cada trabajador tendrá su horario? ¿Habrá horarios de receso laboral? ¿Haremos recreo dentro de la oficina? ¿Se comerá en la oficina, en el escritorio de trabajo compartido? ¿Está permitido fumar en la oficina?  ¿Está permitido interrumpir con cuestiones domésticas? ¿Pondremos música? ¿El heavy metal está permitido?

Cada caso es diferente. Estas pautas son «light» porque lo bueno es disfrutar del nuevo estilo de vida y no es la idea que estas pautas sean un estatuto inamovible que impide el disfrute. ¡Los ajustes están permitidos!

Trabajar en la oficina compartida.

Cuando entras a la oficina en horario de trabajo, es para TRABAJAR. Respeta tu horario y tu espacio para que ser más productiva desde casa. Trabajando con el marido, las cosas domésticas intentarán invadir durante el trabajo. Trabajando con una amiga, las cosas domésticas intentarán invadirnos igual.

Cuando compartimos oficina y LA CASA, es normal que estas cosas pasen, porque en mitad del día, nos acordamos que hay una lista de compras que hacer, una visita al médico que reprogramar, etc. Es normal… pero debemos crear el hábito para que queden fuera del horario de trabajo.

Mantener separados los negocios.

El espacio se comparte pero NO el negocio. Excepto que ambos sean socios, separen la administración de los negocios. Definan si se compartirán gastos y cuáles serán éstos (teléfono, Internet, papelería, equipos, mantenimiento de equipos, mobiliario y el mantenimiento general de la oficina, etc.). ¡Cuentas claras!

¿Nada se comparte? ¡Se comparte un estilo vida nuevo! Por lo tanto, a disfrutarlo. Trabajas desde casa y no trabajas SOLA. Date tiempo para acomodarte en tu oficina compartida. Ambos tómense tiempo para ir haciendo ajustes, y compartir un espacio compartido y PRODUCTIVO.

Image: Fd – Flickr.

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