5 pasos para ordenar tu oficina y mejorar tu productividad

Necesitamos un ambiente confortable para ser productivos: no sólo queremos estar cómodos para rendir más, sino que se agilizan nuestros tiempos encontrando los elementos de trabajo en su lugar.

Cada día se genera más documentación en las empresas y, si bien los archivos virtuales son de gran ayuda, debemos ser muy organizados si no queremos provocar pérdidas.

Pérdida de tiempo es pérdida de dinero.

Aquí te presentamos 5 pasos para ordenar tu oficina y mejorar tu productividad.

Ordene su oficina y mejore su productividad

Fuente: Ana María Bedoya para La República.

Uno de los problemas más grandes que ocasiona estrés laboral está relacionado con el orden en el lugar de trabajo, ya que, sin darse cuenta, se va llenando de cosas inútiles que dificultan la eficiencia y eficacia en el desarrollo de su trabajo.

La productividad dentro de la oficina implica la generación de eficiencia y de servicios de excelencia. Una de las formas para la efectividad en los procesos es utilizar el llamado «Housekeeping» para lograr crear un buen ambiente de trabajo ordenado.

Muchas empresas tienen bajos niveles de productividad fundamentalmente por razones de orden y organización de documentos que generan grandes dificultades en el desarrollo de las actividadess y procesos.

Este modelo de gestión consiste en cinco pasos sencillos para mantener procesos productivos sistematizados y estandarizados dentro de la organización.

Como primera medida, se debe hacer una mirada minuciosa a los objetos dentro de la oficina y hacer una clasificación de aquello que es útil y que no. En el trabajo diario, por lo general, se precisa de pocos objetos para la realización de tareas.

Por esto, los expertos aconsejan marcar con etiquetas rojas los elementos que considere innecesarios o que no tenga claro si los necesita. Cuanto más grandes sean las etiquetas y mayor sea su número, mejor. Al final del ejercicio posiblemente su oficina esté llena de etiquetas rojas, lo cual será una voz de alerta para organizar su puesto de trabajo.

El siguiente paso, después de separar, consiste en clasificar los ítems por uso y disponerlos como corresponde para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo: ordene. Para realizar este proceso, cada ítem debe tener una ubicación, un nombre y un volumen designados.

Luego, debe limpiar todas las áreas de la oficina, incluidas las máquinas, herramientas de trabajo, pisos, paredes entre otros. Este paso constituye una gran experiencia de aprendizaje para los operarios, ya que pueden descubrir fallas mecánicas mientras limpian las máquinas.

Después: sistematizar. La gerencia debe diseñar sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de la actividad. El compromiso y respaldo son indispensables para encaminar bien el proceso. Por eso, por último debe estandarizar, procurar que ese orden continúe. Estos cinco pasos pueden considerarse como una filosofía de trabajo dentro de la organización, que procure hacer los procesos más eficientes y eficaces, generando progreso y, por supuesto, mayor productividad.

 

Los pasos para la realización de un housekeeping

1. Separar: Es La clasificación de los objetos del lugar de trabajo en dos categorías: lo que usa y lo que no usa, para determinar tener sólo lo necesario.
2. Ordenar: es disponer en forma organizada todos los elementos que quedan después de separar. Los otros elementos deben almacenarse o archivarse en un lugar donde pueda ubicar los elementos fácilmente.
3. Limpiar: el entorno de trabajo, incluidas las máquinas y herramientas, lo mismo que pisos, paredes y otras áreas del lugar de trabajo. Muchas veces se dejan escondidos lugares o esquinas donde el polvo puede detener las operaciones de ciertas herramientas.
4. Sistematizar: este paso permite que los procesos ya realizados se conviertan en rutinas para adaptarlos a la cultura organizacional de la empresa. Orden, limpieza, consulta, prevención y contar con todos los elementos (como el vestuario).
5. Estandarizar: adquirir una autodisciplina y un compromiso consigo mismo y su trabajo para los 5 pasos mediante el establecimiento de estándares que se conviertan en formas de generar mayor productividad y calidad.

Imagen: Phillie Casablanca – Flickr.

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