Es muy fácil saturar tu buzón. Pero con estos sencillos pasos tendrás todo bajo control y aprovecharás al máximo las ventajas de estar en constante comunicación.
No hay duda: el correo electrónico se ha convertido en una de las herramientas de comunicación más importantes para hacer negocios. Incluso, en la mayoría de las industrias, los negocios crecen y sobreviven gracias a la interacción con sus clientes y proveedores a través del e-mail.
Esta es la razón por la que debes aprender a usarlo y buscar software que contribuya a maximizar sus ventajas. Sigue estos siete consejos que te ayudarán a lograrlo.
1. Elimina las soluciones de correo electrónico público.
Hotmail o Yahoo! están bien para intercambiar correos con los amigos y familiares. Pero, si se trata de tu negocio, es mejor utilizar el programa profesional de un proveedor de servicios de Internet (ISP) o un servidor propio de la empresa. Además, los servicios públicos de correo electrónico no cuentan con funciones avanzadas.
2. Aprende a usar tu programa de correo electrónico.
Sin importar si utilizas Outlook, Eudora, Thunderbird, Pegasus, Netscape o algún otro programa de este tipo, la recomendación es invertir tiempo para capacitarte en sus funciones. Probablemente, la mejor manera de conseguir la asesoría que necesitas es visitando la página de Internet del fabricante y buscar los tutoriales del programa que estés utilizando. Si no puedes encontrar el soporte que necesitas, entra a un buscador de Internet en donde encontrarás el tutorial que más te convenga.
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3. Mantén el buzón de entrada a un nivel manejable.
Si tus clientes, proveedores, amigos y hasta la familia te envían correos, lo más sensato es que limpies tu bandeja de entrada con periodicidad pues, en poco tiempo, tendrás tantos mensajes que no sabrás cuál debes responder o ignorar. En vez de dejar que todo se acumule, actúa rápidamente y conserva sólo los mensajes importantes o aquellos a los que debas darles seguimiento.
4. Maximiza el uso de las carpetas.
Imagina lo que pasaría si mantienes toda la información de tus clientes en una sola carpeta archivada en lo más recóndito de un mueble. ¡Nunca podrías encontrar la información que buscas! Los correos electrónicos funcionan de la misma forma. A fin de mantener todo organizado es esencial abrir carpetas para almacenar los mensajes dependiendo del remitente, asunto o lo que a ti te facilite su búsqueda. Se pueden organizar los correos por proyectos, nombres propios o de compañías, procesos de negocios y otras variables. Eso sí, lo mejor es que tus clasificaciones sean afines a un día laboral común. Por ejemplo, si maneja todas las tareas de Mercadotecnia de tu compañía, podrías abrir carpetas para cada proyecto y sub-carpetas para cada modo de publicidad. También puedes crear una por cada tipo de contrato externo que realices.
5. Automatiza tu correo electrónico con filtros.
La tecnología debe trabajar en tu beneficio; por lo tanto, el correo electrónico también. Si recibes frecuentemente mails con mucha información acerca de los mismos temas y de la misma gente, te conviene instalar un programa de enrutamiento. Es decir, que sin necesidad de que estés presente, estos mensajes se vayan no a la bandeja de entrada, sino a una carpeta adecuada o que se respondan de forma automática. Un ejemplo: si una amiga sólo te envía chistes, ¿por qué no enrutar sus correos a una carpeta de “Chistes” para verlos y hasta reenviarlos después? O si recibes con frecuencia correos preguntando cómo llegar a tu empresa, descarga un programa de respuesta automática que agregue un mapa, establezca una liga a un sistema de mapas vía Internet y suministre la información básica de trenes y taxis para llegar a tu domicilio.
6. Mantente seguro.
Ningún consejo sobre la administración del correo electrónico estaría completo sin subrayar la importancia del uso seguro de este medio. Al usarlo debes tener mucho cuidado con los anexos, los gráficos adjuntos y las ligas que lleven a páginas de Internet fraudulentas. Si recibes un correo que te indique, por ejemplo, que hay un problema con la hipoteca de tu casa o negocio, ¡no hagas clic en la liga de correo electrónico que se incluya! Ve directamente a tu institución financiera y comunícate con ellos. O llama para verificar si en verdad tienes algún problema con tus cuentas.
7. Respalda tu correo electrónico.
Una parte esencial para utilizar el correo electrónico con seguridad es hacer arreglos para que, cuando se caiga tu programa, tengas un respaldo al que puedas acudir en caso necesario. Imagina lo terrible que sería perder el trabajo de todo un mes de información de clientes nuevos almacenados en tu e-mail. Respalda los correos en tu computadora. Más vale prevenir que lamentar.
Autor y Fuente: Ramón Ray, Entrepreneur
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