Cómo administrar el tiempo de reuniones online con tus clientes

Si trabajas desde casa las reuniones online son casi una moneda corriente.

Las herramientas que nos brinda Internet facilitan la comunicación con clientes de todo el mundo, a un bajísimo costo o a costo cero, y por supuesto, también haciendo nuestra vida más productiva, ya que no debemos salir de casa para «visitarlos».

Pero ¡cuidado! El tiempo pasa volando dicen… y el tiempo online pareciera que aún más rápido.

Una reunión en línea es una herramienta indiscutible siempre que sepamos cómo manejar a nuestro valor más precioso: el tiempo.

Hoy te proponemos un artículo para aprender a administrar el tiempo de reuniones online con tus clientes.
Primero, organizémonos. Luego, ¡ya es tiempo de empezar la reunión!

Cómo administrar el tiempo de reuniones online con tus clientes

Si trabajas desde casa una de las formas de comunicarte con tus clientes es a través de reuniones online.

Internet es una gran aliada para quienes administramos una empresa desde el hogar. Pero también sabemos que si no administramos nuestro tiempo online, se complica poner el foco en lo que es realmente el NEGOCIO.

Nosotros queremos atender a nuestros clientes, responder sus consultas, estar disponibles cuando nos necesitan, ayudarlos en sus propios negocios. Pero también es necesario saber cómo gestionar de modo efectivo reuniones online para que sean encuentros útiles para ambas partes.

Veamos algunas ideas valiosas para administrar el tiempo de tus reuniones online con clientes.

Para qué nos reunimos

Primero, si nos vamos a reunir sepamos para qué nos reunimos.  

No generemos reuniones porque sí o sólo para ver «que pasa» en el momento. El tiempo es tu recurso más valioso, sobre todo, trabajando desde el hogar. Y, por supuesto, si cuidas a tu cliente, querrás también cuidar su tiempo.

Define el tema de la reunión.

¿En qué estarás trabajando con tu cliente? ¿Qué temas pendientes tienes para abordar? ¿Tratarás todos los temas? ¿Cuáles tienen más prioridad? ¿Acaso deberás tratar todos ellos? Define el tema claramente. Es probable que este punto debas acordarlo junto con tu cliente. Definir el tema te ayudará a estimar el tiempo de la reunión.

Define el tema antes de llegar a la reunión.

Iniciar una reunión sin saber para qué estamos allí, genera un clima incierto. La incertidumbre no aportará claridad para que trabajes y aproveches el tiempo durante el encuentro. Define el objetivo de antemano, arma una agenda para la reunión con los temas a tratar y compártela con tu cliente previamente.

Al finalizar cada reunión, toma nota de los tópicos de interés para la siguiente. Es un buen hábito: definir el tema siguiente en los últimos minutos de la reunión actual.

Define cuándo es necesaria una reunión.

Algunos clientes creen que porque trabajas desde casa estás a su disposición las 24 horas del día, los 365 días del año. Dale el marco correcto de tu disponibilidad al cliente: determina con claridad para tí y para él, los días en los que trabajarás y los momentos en los que puede encontrarte para cualquier consulta. Transmítele confianza haciéndole saber los medios para contactarte fuera de los tiempos de reunión pautados.

La comunicación vía mail es un canal muy útil que puede ayudarte a resolver consultas de modo práctico y con celeridad. Útilizalo y hazle saber a tu cliente que estás disponible y responderás sus consultas por esa vía.

Cuándo nos reunimos

Define el día y horario.

Ahora sí con el tema claramente definido es momento de precisar día y horario. Acuerda con tu cliente los tiempos más convenientes para ambos. Según el tema, estima la duración de la reunión. Define inicio pero también es conveniente definir horario de finalización. Es importante ser flexibles en este punto. Queremos organizarnos pero trabajando siempre hay temas que surgen de último momento y requieren la atención urgente o bien alargar algunos minutos el encuentro.

Organiza una reunión semanal.

Trabajando desde casa es una buena manera de estar en contacto con el cliente y ponerse al día de los temas de la semana, resolver cuestiones que tal vez se fueron anticipando por mail y se cierran en el encuentro en vivo.

Cómo nos reunimos

Elige una herramienta conocida.

Es momento de elegir una herramienta para nuestra reunión online. Lo más importante es que se trate de una herramienta conocida para tu cliente y también para ti. Internet ofrece cientos de opciones. Aquí no hablaremos de la gran variedad de herramientas (mensajeros instantáneos, Skype, videoconferencias, etc.).

Lo más importante es que sea útil, práctica y sobre todo cómoda para ambas partes. La reunión no será momento para «ver cómo funciona», sino para utilizarla y trabajar. Por supuesto, que tu cliente puede estar interesado en aprender un nuevo recursos -y tú también-, entonces podrían pautar un encuentro especial para tal fin o realizar algunas pruebas previas.

Verifica la funcionalidad.

Verifica que la herramienta ofrezca las funcionalidades que necesitas para tu reunión. Tal vez necesites hacer una demostración de un producto o plataforma al cliente, o necesites ayudarlo a hacer la instalación de un software, o ambos requieren escribir en una misma pizarra virtual y hacer un diagrama / croquis / circuito, etc. Chequea que el recurso elegido sea funcional a las actividades durante la reunión.

Facilita la reunión.

Ten en cuenta de que tú serás quien se transforme en el facilitador de la reunión. Fíjate: tienes una agenda para el encuentro, has estimado los tiempos  de cada actividad, tienes los horarios de inicio y de finalización, conoces la herramienta y conoces a tu cliente.

Las reuniones son productivas cuando cada una aporta valor: las ideas y opiniones de cada parte enriquecen los encuentros. Pero serás tú quien esté al mando de la reunión para administrar el tiempo. 

Tómate algunos minutos para romper el hielo.

Todos necesitamos distendernos en el inicio de una reunión de trabajo para luego sí, ir poniéndonos en clima laboral.

Haz algunas preguntas generales en el inicio de la reunión, por ejemplo, si tu cliente regresa de un viaje, a él le agradará hacer algún comentario de cuánto lo ha disfrutado. Generalmente se da de forma natural pero no temas abrir la conversación para aflojar tensiones antes de empezar.

Propón nueva reunión o acciones alternativas.

Si durante la reunión surgen temas anexos al del presente encuentro, propón agendar una nueva reunión para tratar en exclusivo tal tema. O tal vez puedas sugerir algunas acciones: enviar un mail a alguna persona, delegar ese trabajo, hacer una llamada telefónica al finalizar la reunión, enviar un documento por correo postal, agendar una reunión fuera de Internet, etc.

Evita acumular temas dentro de una misma reunión, porque de hacerlo, no tendría horario de finalización. Sé proactiva y toma acción.

Image: Ludwig Van Standard Lamp – Flickr.

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¿Cómo organizas el tiempo de tus reuniones online con clientes?
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