Productividad personal: 12 formas sencillas de organizar

A veces puedes estar abrumado por las aparentemente interminables montañas de cosas, papeles, tareas y actividades que debes enfrentar y, probablemente, te preguntas si eres capaz de organizar TODO. Emails o publicaciones electrónicas que deseas guardar, ideas que encontraste en Internet, papeles de la escuela, notas de ideas que vinieron a tu cabeza, recortes de periódicos… Tu solo archivas y archivas y archivas y luego, ¡olvidas donde quedó ese artículo que necesitabas para la presentación del proyecto que tenías que entregar la semana pasada! ¡Uf! Es muy agotador.

Si eres de los que hacen malabares durante su horario laboral, el tiempo en familia, tus negocios desde casa, tus hobbies y el deporte que te gusta, es hora de empezar a pensar acerca de convertirte en un entusiasta de las listas de tareas. ¡Es hora de simplificar tu vida!

Todos buscamos una buena manera de organizar nuestras vidas.

La mayoría de las personas súper ocupadas que hay en este mundo, tiene maneras inteligentes pero simples para organizar su vida, sin perder la cordura. Aquí tienes 12 formas sencillas de organizarte:

1) Usa notas

Mantén un cuaderno pequeño y bolígrafo siempre a mano. Llévalo donde quiera que vayas y luego simplemente apunta tus ideas, citas o cosas que debes hacer en lugar de intentar recordarlas, tener todo en la cabeza y, finalmente, olvidarte de ellas cuando más las necesitas.

2) Ten buenos hábitos al teléfono

Establece un límite de tiempo para cada llamada telefónica y asegúrate de informárselo a tu interlocutor. De esta manera te ahorraras mucho del estrés que se genera al tratar de poner fin a la llamada telefónica en cuestión. Más aún, le ayudará a tu interlocutor a ser mas preciso con la información que quiere que escuches. Suena extraño pero puede resultar un gran ahorro de tu valioso tiempo.

3) Aprovecha los tiempos de espera

La próxima vez que visites tu dentista, te reúnas con tu jefe o mientras esperas que la cena se cocine, aprovecha el tiempo para ponerte al día con la lectura o la planificación. Inclusive, aprovecha para ordenar un poco (así sea tu cartera o bolso) o a pensar, priorizar, actualizar listas, y otras cosas que puedas hacer en esos “tiempos muertos”.

4) Agradece

La próxima vez que alguien te ayude con algo, asegúrate de dar las gracias. Podría ser a un compañero de trabajo, subordinado o un miembro de la familia; agradece siempre cualquier esfuerzo o disposición a ayudar que hayan demostrado. Estarán encantados de ayudar de nuevo la próxima vez que lo necesites si eres una persona agradecida y que demuestra que valora el tiempo y la ayuda recibida.

5) ¡Hazlo ahora!

No te permitas el lujo de procrastinar. Si lo haces, sólo te traerá estrés cuando piensas sobre esa odiosa tarea que aún está «por hacer» en tu lista. Terminaras creando una interminable lista de tareas pendientes que resultaré imposible de abordar o realizar. Comienza por hacerle frente a la tarea más importante o que menos te guste primero. Si es demasiado extensa, recuerda dividirla en tareas más pequeñas y manejables. De esta forma, ¡las tareas serán más fáciles!

6) Administra las tareas

Delega las tareas para las cuales no tienes tiempo. Busca la manera de crear un equipo que pueda ayudarte (recuerda que inclusive los niños pueden colaborar en varias tareas).

7) Agrupa tus esfuerzos

Ahorra tiempo y caminatas innecesarias recogiendo todos los objetos regados por doquier para distribuir en cada habitación de la casa en un solo viaje. Haz una lista rápida y asegúrate de planificar cada alto en el camino para evitar tener que retroceder, dar marcha atrás y perder tiempo.

8) ¡Programa algún tiempo para divertirte!

Asigna siempre tiempo en tu agenda para ti mismo. ¡No importa si es sólo un agradable paseo de 30 minutos, un baño de burbujas o una caminata de 20 minutos el aire fresco! Despejarte, mantener alta tu motivación e inspiración es clave.

9) Crea más espacio

Por ejemplo, revisa completamente tu sistema de archivos y luego elimina los que sean innecesarios o viejos. Busca constantemente maneras de liberar espacio sea en tu oficina o en tu hogar.

10) Lidia con las cosas solo una vez

Toma cada papel sólo una vez. Léelo y luego archívalo, envíalo a otra parte, organízalo en tu agenda o bótalo. NO lo agregues a la pila interminable sobre tu escritorio con la eventualmente tendrás que lidiar.

11) Utiliza adecuadamente las notas Post-it!

Utiliza las notas adhesivas para escribir diligencias que debes hacer.  Pégalos en tu puerta,  refrigerador, o donde te resulte conveniente para recordar cualquier cosa. Son realmente muy útiles siempre y cuando no abuses de ellas.

12) Se tu propio ingeniero en procesos y sistemas

Si resulta que dedicas demasiado tiempo a buscar cosas cada día, crea un sistema o proceso que funcione para ti. Aplícalo a todo y ajústalo de manera tal que resulte adecuado a tu personalidad, tu vida, tu rutina y tus gustos. Encontrarás nuevos espacios de tiempo que no creías existían. Amolda los sistemas de organización y metodologías de gestión de tareas a tus necesidades particulares.

 

¿Qué otros consejos se te ocurren? ¿Qué opinas sobre estos 12 tips? Cuéntanos, nos encanta leer tus sugerencias, opiniones y experiencias.