¿Muchas cosas para hacer y no sabes por dónde empezar?
Todos pasamos por esa sensación muchas veces; tal vez la mayoría del tiempo. Cuando tenemos muchos compromisos y responsabilidades diferentes presionandonos, nos paralizamos y no llegamos a hacer nada en absoluto.
Por eso necesitas una lista de tareas pendientes y quizás aún más importante, tienes que trabajar sobre ella. Listar las cosas solo para despejar tu mente no es suficiente. Sin embargo, es un comienzo así que vamos a comenzar por ahí.
El principal problema de las tradicionales listas de “tareas pendientes” es que carecen de priorización. Se trata más bien de un apunte para que no se te olvide hacer nada de lo que hay ahí escrito, sin importar el orden o el tiempo en que se necesita.
Te damos unas estrategias para realizar una lista eficiente de cosas pendientes:
Haz tu lista con criterio. Seguramente en la parte superior escribas las cosas más fáciles para realizar, pero así solo conseguirás ineficiencia. Construye tu lista de la forma tal que lo más global vaya al principio y lo más concreto al final. Seguramente puede que algunas de las tareas del final queden cubiertas por las tareas del principio.
Si eres de esas personas que te pasas todo el día ocupado hay muchas probabilidades de que no termines todo lo que hay en la lista, incluso si la organizaste bien. Ahora…¿Qué sucede con las tareas que no llegaste a realizar? Puedes…
- Posponer: todo lo que no llegaste a terminar hoy, pasa al dia siguiente. A veces eso está bien, pero hay que estar MUY atentas. Si pospones demasiadas cosas de un día para otro, al final se te acumulara mucho y esto no es eficiente.
- Delegar: Aún tienes muchas cosas más por hacer, pero al releer tu lista te das cuenta de que no puedes ser la persona que lo haga todo. Y ahí es el momento de delegar.
- Eliminar: Si ya probaste con posponer y a pesar de ello no llegaste o si delegar no fue la mejor opción, lo mejor es desecharlo de la lista. La clave está en detectar qué tareas son innecesarias y eliminar las que más tiempo estén consumiendo.
Lo más conveniente es que encuentres las tareas importantes que pueden ser tareas del trabajo, promesas que hayas hecho a tus hijos o cualquier cosa que te cause inconvenientes si no las realizas (como pagar tus facturas de luz).
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Ahora, de este listado de tareas, deberás identificar las tareas urgentes, estas pueden no ser tareas muy importantes, pero tienen que estar completadas dentro de los próximos días y eso las convierte en prioritarias.
Aprende a calcular el tiempo que te lleva realizar cada tarea, a veces, cometemos el error de pensar que tomaremos solo un par de horas en realizar una tarea que finalmente termina tomando 4 horas.
Intenta ser lo más realista posible a la hora de calcular el tiempo que te demanda realizar cada tarea o actividad. Una buena idea es cronometrar el tiempo que te lleva realizar tareas que realizas a diario y dejarla referenciada en tu agenda o en tu calendario para que poco a poco logres una planificación más real de lo que puedes lograr hacer cada día.
Tu lista de tareas pendientes es una poderosa herramienta que te ayudará a evitar perdida de tiempo: si tienes una lista de tareas claramente definidas, te será muy fácil trabajar con ellas y así lograr la eficiencia buscada.
Esperamos que estas estrategias te sean de utilidad para gestionar de forma efectiva tu lista de tareas pendientes.
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