Si estás en cuarentena a causa del covid-19, ya sea por mandato de las autoridades o por decisión propia, no debes salir de casa. Pero eso no quiere decir que debas dejar de trabajar o administrar tu agenda, no importa a que te dediques, en estos tiempos todos necesitamos manejar e-herramientas.
Como buenas amantes de la Organización y la productividad, hoy te proponemos poner en práctica estos consejos que van a ayudarte a gestionar de manera ONLINE lo que antes hacías de manera presencial. Armamos esta lista para que pruebes cúal se adapta mejor a tus circunstancias, y también tips que podrían facilitarte la gestión y comunicación, entre otras cosas.
¿Teletrabajo a causa del coronavirus?: herramientas a tener en cuenta
El estallido de la Covid-19 ha provocado que las empresas envíen a sus hogares a muchos empleados. Son necesarios nuevos procesos y aplicaciones para que no reine el caos en las organizaciones.
VPN
El acceso abierto a la red propia de una empresa a través de Internet no es aconsejable, dado que incluso si el acceso está protegido con una contraseña, esta podría ser detectada en un punto de acceso wifi público, por ejemplo. Una red VPN, en cambio, reduce el riesgo, ya que permite proteger el acceso con una conexión cifrada, de modo que tendrías el mismo acceso que si estuvieras presencialmente en la oficina.
Una VPN («Virtual Private Network» o Red Privada Virtual) es una herramienta para ocultar tu IP y navegar incógnito. Es una tecnología de red que puede conectar una o más computadoras a una red privada de forma segura y remota. Así mantiene tu seguridad y tu privacidad cuando estás navegando en Internet, permitiéndote cambiar tu locación geográfica virtual, independientemente del lugar físico en el que te encuentres.
Lista de VPN Gratuitos:
- NordVPN: La mejor VPN premium gratis.
- Hotspot Shield.
- Windscribe.
- hide.me.
- ProtonVPN.
- Opera.
- TunnelBear.
- Hola Free VPN
Dispositivos
Para trabajar desde casa tenemos que contar con un ordenador lo suficientemente potente, buena conexión a Internet y un celular preferentemente.
Comunicación
La comunicación resulta básica en estas circunstancias. Para ello, el mercado nos ofrece diversas herramientas que facilitan el contacto casi presencial. Una de las más conocidas es Slack, una plataforma que permite crear chats de grupos – uno por cada departamento o sección o clase – intercambiar documentos e incluso hacer conferencias con vídeo. Está pensado para intercambios de información rápidos que necesitan llegar a mucha gente sin tener que crear una nueva conversación para cada pequeño asunto. Permite, además, la integración con Twitter, Dropbox, Google Drive, HubSpot o Skype.
Una opción al Slack es Flock, una aplicación en plena expansión, la herramienta asegura que su interfaz de usuario es “mucho más simple, limpia e intuitiva” que Slack.
Reuniones
Es inminente que son muy necesarias las reuniones. La herramienta más usada para encuentros y entrevistas de trabajo a distancia sigue siendo Skype, si bien comienzan a imponerse otras alternativas como Hangouts, Jitsi, ooVoo, Zoom Meeting, GoToMeeting y Meet de Hangouts.
Si consideras que requieres de herramientas seguras, te recomendamos estas: Videoconferencias de forma sencilla y segura
- Jitsi – Es un software libre que no requiere crear un usuario y en el caso de escritorio tampoco requiere instalación.
- appear.in
- talky.io
Gestión
La comunicación no lo es todo, también tenemos que gestionar el flujo de trabajo. Hay herramientas de gestión de proyectos como Asana, que permite compartir y almacenar información en línea, tachar y crear tareas o enviar y recibir feedback.
Trello es otra de nuestras alternativas preferidas. Es un software basado en el método Kanban, un sistema japonés que propone ir paso a paso: tarea propuesta, tarea en ejecución, tarea ejecutada. Funciona a partir de tableros y tarjetas.
También están las Google Apps, un conjunto de aplicaciones cloud ideadas para el trabajo en línea.
Gestión: Nuestras herramientas preferidas
Evernote – https://evernote.com/intl/es
Si la organización se está ralentizando, Evernote podría ayudarte a mejorar. Puedes utilizarla en su versión de escritorio o como aplicación móvil. Su objetivo es que dispongas de un único lugar donde organizar, añadir notas y almacenar información (de todo tipo: imágenes, documentos, textos…) relevante para ti.
Wetransfer – https://wetransfer.com/
Es una herramienta que te permite transferir archivos. Se destaca por la facilidad de su uso. Solamente deberemos introducir nuestro correo electrónico, el del destinatario del archivo y un mensaje si queremos. Subimos el archivo a compartir y ya está. El destinatario recibirá un correo electrónico con el link con el cual descargar el archivo.
Notion – https://www.notion.so/
Notion es una aplicación para Windows, Mac, iOS y la web con múltiples opciones para que organices todo tu trabajo en un solo lugar. De hecho es así como se venden, como un área de trabajo todo en uno.
El servicio está orientado tanto a individuos como a equipos y sirve para tomar notas, escribir documentos, organizar tareas, crear una base de datos, gestionar proyectos, y hasta hacer hojas de cálculo, sin necesidad de otro software y además lo puedes usar gratis.
Tiempo
También hará falta llevar un control de los horarios y la intensidad del trabajo. Para eso pueden ser de utilidad herramientas como Toggl, que sirve para apuntar las horas de trabajo, analizarlas y reorganizarlas si alguien está desbordado. Para controlar el horario también sirve Cucorent.
Procedimientos – Los llamaremos e-procesos
Es muy importante la tecnología que se use para trabajar y gestionar, pero es más importante los procedimientos que se sigan. Entre los factores clave están la gestión de los horarios y tiempos con los teletrabajadores. Es necesario encontrar momentos para las labores individuales y grupales, la medición del rendimiento de los empleados con el equipo de trabajo y el establecimiento claro de las tareas que corresponden. Pero también los tiempos límite para llevarlas a cabo y las reglas que deben acatar los miembros de cada grupo. Por lo general, las tareas remotas se asignan por objetivos.
En estos casos se recomienda la existencia del llamado e-líder (el jefe virtual). Su tarea será la de diseñar, planificar, delegar, comunicar, gestionar el trabajo y evaluar resultados. La alternativa, que la distancia haga que cada persona trabaje a distintas velocidades o con distintos criterios.
Recuerda que todos estos consejos que mencionamos, pueden ser aplicados a freelancers, a profesionales particulares, no aplica únicamente a grupos de trabajo o empresas. Toma las herramientas que necesites para llevar a cabo tu actividad o seguir en contacto con tus clientes…
Cecilia Ercole de MOY para Organizarte Magazine
Por lo general, conviene que el teletrabajador separe los espacios de convivencia familiar de su responsabilidad laboral, de modo que se logre establecer límites entre el trabajo y lo personal.
Cecilia Ercole MOY para ORGM
Casos especiales: GOOGLE CLASSROMM – Ideal para Organizadores Profesionales
Si necesitas compartir contenido educativo e interactuar con alumnos o clientes, esta es una buena herramienta gratuita y muy intuitiva que podes comenzar a utilizar.
Google Classroom es una herramienta creada por Google en 2014, y destinada exclusivamente al mundo educativo. Su misión es la de permitir gestionar un aula de forma colaborativa a través de Internet, siendo una plataforma para la gestión del aprendizaje o Learning Management System.
Todas las opciones de esta herramienta están asociadas a una cuenta de Google, de manera que tanto el profesor como los estudiantes o clientes deberán tener su Gmail, y su cuenta de Google actuará como su identificador. Esto quiere decir que no tienes que crear una cuenta específica para esta herramienta, ya que se utilizarán tus identidades de Google.
¡Cuéntanos que herramientas eliges en este momento para gestionar y administrar tus tareas! Comparte este artículo.
Cecilia Ercole – MOY Me Ocupo Yo
Deja una respuesta