El correo electrónico es una herramienta de trabajo muy útil, efectiva y que puede ayudarnos a mejorar nuestra productividad si la podemos administrar correctamente.
Muchas empresas y/o emprendedores crecen y sobreviven gracias a la interacción con sus clientes y proveedores a través del e-mail.
Esta es la razón por la que debes aprender administrarlo correctamente, por lo que aquí te daremos algunos consejos que te ayudarán.
- Organiza tu bandeja de entrada.
Te recomendamos organizarla por proyectos, clientes o temas que desarrolles en tu trabajo. De esta manera, puedes comprobar la información de cada asunto y la evolución de cualquier proyecto. Esto te ayudará también a estar segura que has respondido a todos los mails importantes y por supuesto corroborar que hayas recibido la información que necesitabas para el desarrollo de tu trabajo.
- Mantén el buzón de entrada limpio.
Es común que recibas todos los mail en una sola casilla, por lo que tus clientes, proveedores, amigos y la familia te envían correos, por lo que te sugerimos que limpies tu bandeja de entrada con frecuencia, mensaje leido deberia ir a parar a la papelera de reciclaje. En vez de dejar que todo se acumule, actúa rápidamente y conserva sólo los mensajes importantes o aquellos a los que debas darles seguimiento.
- Utiliza al máximo las carpetas.
Para tener todo organizado y puedas estar super productiva, es esencial abrir carpetas para almacenar los mensajes importantes dependiendo del remitente, asunto o como lo desees y que sea útil para ti. Piensa en la mejor clasificación a fin de que cuando tengas que hacer una busqueda de algun dato en tu mail sea fácil identificar visualmente donde se encuentra.
- Apaga los sonidos que te avisan de correo nuevo en tu movil
Planifica momentos concretos para procesar el correo y cierra el programa de correo durante el resto del día, al menos delimita horarios de chequeos. Porque puedes caer en la tentación de ver tu casilla en la noche, leer un mail importante y no volverlo a tildar como No Leído para responder al día siguiente y eso traerá incumplimientos en tu trabajo.
- Cuida a quienes enviamos los mail, si son con copia (CC), notificando a cada uno que recibe el mail a quien más va dirigido y los que van con copia oculta (CCO) y que no les debe llegar esta información. Esta última opción se usa mucho en empresas más grandes donde envían notificaciones generales a sus clientes externos y deben ser muy cautos de no mostrar la cartera de clientes que tienen.
- Usa filtros para eliminar correo basura y procesar notificaciones, y que se redirija a la carpeta Spam.
- Usa la carpeta borradores, esta carpeta es útil para cuando necesitas complementar información más tarde, si todavía no está resuelto un tema o te tienen que confirmar un asunto. Es otra forma de visualizar lo pendiente, ver que en tu carpeta borradores hay mensajes significara que aún no resolviste algún tema de importancia.
¿Qué otro consejo tienes para gestionar el correo? Nos encanta leerte.
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