Sucede que la mayoría de las veces estamos tapados de trabajo, entregas de informes, balances, documentación más los llamados telefónicos, mails, y las tan concurridas reuniones programadas o no que nos consumen mucho tiempo. Sentimos que somos improductivos y no podemos cumplir con todo y nos frustramos.
Las reuniones en el trabajo representan pérdidas de tiempo si no nos enfocamos en lo que verdaderamente importa. Empiezan a surgir temas para los cuales no fue organizada la reunión, discusiones de responsabilidades asignadas a otra personas, y ni hablar cuando se disparan el tema de sueldos e ingresos personales.
Pero aquí es donde debemos mirar, frenar y abocarnos a tres preguntas básicas, y que haya foco en las reuniones. Sabemos que la gran mayoría de las reuniones son para resolver problemas entre todas las areas y volver a centrar al personal en el objetivo del negocio, por eso deberíamos centrarnos en estas preguntas:
- ¿Qué hicimos bien?
- ¿Qué acciones hicimos mal?
- ¿Qué acciones son necesarias para corregirlo?
Ser muy específicos, no irnos “por las ramas” convertir ese encuentro laboral en productividad grupal laboral, reuniones cortas, comprimidas pero que verdaderamente sean eficaces. Devoluciones cortas de no más de un par de minutos por cada integrante.
Verás que enfocándote y midiendo los tiempos en tus reuniones podrás sacar mayor provecho de las mismas, te quedará tiempo para seguir con el resto de las tareas y por supuesto se ira resolviendo la problemática para la que se había convocado la reunión.
✍🏻 Esto te representará ventajas no solo ahorras tiempo sino que con el correr del tiempo también #dinero
Anticipate a la reunión, que se informe correctamente el tema a tratar, que cada participante ya tenga una lectura previa de la situación. Así anticipando temas a tratar, evitarás pérdidas de tiempo, sé puntual, empieza a horario. De esta manera marcarás el ritmo y la responsabilidad de todos.
Recuerda que lo importante no es la reunión en sí misma sino lo que sucede después de la reunión. Reserva al menos 2 minutos para resumir lo tratado, articular lo que resultó valioso, comprometerse con lo que se hará como resultado de la reunión, y aclarar cómo se evaluará el éxito de las próximas reuniones.
Luego ponte a trabajar en pos de ello, abocado a ello, sin multitareas que sabemos que lo único que nos hacen es perder el tiempo. Concentranos, sin distracciones. Esperamos que tu productividad aumente y sea de utilidad estos consejos.
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