Revolución Home office: cómo lograr una comunicación efectiva

Hacer Home office o trabajar en casa, hasta hace un tiempo, solía ser una posibilidad para profesionales o emprendedores de algunos sectores. En algunas empresas se daba el beneficio de  hacer home office una o dos veces por semana ya sea por cuestiones familiares o de organizacion personal. Otras empresas estilan el trabajo remoto contínuo, el cual se había transformado en un desafío para unos pocos.

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Pero ahora los tiempos cambiaron, el contexto cambió con el Covid-19, y tuvimos que readaptarnos al trabajo y hacer Home Office a diario, casi la mayoria de las personas nos encontramos con este cambio de rutina, y adaptaciones al trabajar desde casa. 

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Ya no vamos de una oficina a la otra cuando necesitamos alguna información, documentación o solicitar un permiso. El juego ha cambiado y nos tenemos que comunicar de igual manera, con nuestras compañera de oficina, con el supervisor o con los cliente y ¿cómo lo hacemos? ¿cómo podemos hacer para que esa comunicación sea efectiva?

Lo primero que debemos hacer es encontrar nuestro lugar en casa, donde tengamos ese espacio para trabajar. Debe estar equipado con lo indispesable para poder estar comodos y poder concentrarnos y minimizar la rutina de la casa, con los niños y demás familia adentro. Debemos encontrar el equilibrio laboral y personal.

Dependerá la comunicación que elijas en base a la empresa a la cual trabajes, quiza ya existía un medio de comunicación interno formal, que al trabajar desde no haya modificaciones. O también pueder ser que si estás en relación de dependencia, te digan cuales medios si y cuales no usaran para comunicarse. 

Pero si sos dueña de tu empresa o emprendedora aqui te mostratemos algunos consejos para que tu comunicacion sea efectiva, y llegue de manera productiva a tus empleados, clientes, proveedores o colegas.

•  Para trabajar desde casa el mejor canal y el  más eficiente  para organizar tu tiempo es el Email

Es y debe ser el medio principal de comunicación con tus clientes. Algunos se sienten mas comodos con las comunicaciones telefonicas, pero te aseguro que una vez que te acostumbras a resolverlo mediante ese medio, dejarás la llamada telefonica para ultimar detalles, o consultas rapidas.

El email es preciso, es un documento escrito sobre lo que quieras transmitir a otro, ya sea un pedido de informacion, o resolver alguna problematica, y para esas cuestiones resulta ser más efectivo. Difícilmente te irias de tema como pasaría con una llamada telefonica.

Esto no implica las llamadas no sean efectivas,  hablamos de que por teléfono podemos comunicarnos, pero esa comunicacion debe ser formalizada en un mail, donde quede un registro formal.

Puede que optes por definir horarios donde chequear tus mails y tomarte el tiempo para dar respuesta. Recuerda que siempre hay que responder, no podemos dejar de dar respuesta ya que lo definimos con el canal mas eficiente de comunicación. Al menos, si es que no cuentas con la información que te estan pidiendo o no cuentas con el tiempo para dar la respuesta acorde, basta en principio responder un Recibido, para informar al emisor que lo leiste y estas al tanto de lo informado o solicitado.

• Podemos utilizar otra herramienta que nos ayuda a trabajar con clientes o equipo de trabajo y tener una comunicación en tiempo real:  Slack, es una herramienta súper completa y facil de usar. La podes usar desde la computadora o desde una APP desde el celular.

Esta herramiente permite chatear, hacer video llamada, gestionar documentacion, tambien podes agendar eventos o tareas importantes, generar carpetas, llegar registro y seguimiento del trabajo. Todos participantes pueden crear canales, que funcionan como grupos de intercambio de mensajes, ideales para concentrar la comunicación entre equipos. 

Y otra alternativa que tiene es que poder integrarla perfectamente con Google Drive que es otra de las herramientas furor del Home office 

• Google Drive una de las herramientas mas usadas para compartir archivos y documentación, todo se guarda en la nube y podes acceder a la información desde cualquier parte y desde cualquier dispositivo de trabajo.

Esta herramienta te permite determinar quién puede ver, editar y compartir la información, lo que te da un control absoluto sobre cada documento que subas.

• Puedes tambien hacer una reunión virtual con todo el equipo si es que asi lo quieres, y para esto eso Zoom que tiene enfoque principalmente empresarial, que permite comunicación simultánea con grandes grupos de trabajo, además de funciones como grabar las videollamadas, transcribir  automáticamente el audio, cambiar el fondo durante una sesión, entre otras.

Estas serian las herramientas mas efectivas y formales dentro de la comunicacion empresarial, de negocios. Claro que hay más medios como el Skype, el WhatsApp, mensajeria instantánea, pero creemos que son de mayor utilidad a la hora de comunicarse de manera efectiva.

Cuentanos, que medio de comunicación te resulta más efectivo para trabajar desde casa. Queremos saber tus experiencias y que te resulto mejor.